Dokumentation

Von der Notwendigkeit der Dokumentation gestörter Konstruktionsprozesse

| Autor / Redakteur: Dipl.-Ing. Jürgen Hahn* / Ute Drescher

(Bild: Konstantin Inozemtsev/istockphoto)

Um am Ende eines Projekts nicht draufzuzahlen, sollten auch Konstrukeure die im Konstruktionsprozess aufgetretenen Änderungen, Abweichungen und Ablaufstörungen detailliert dokumentieren. Der Artikel gibt Tipps und Tricks für die Dokumentation gestörter Konstruktionsprozesse.

Abweichungen, Störungen und Änderungen des geplanten Konstruktionsprozesses in Engineering-Projekten passieren. Dies ist normal und resultiert aus dem Projektalltag, der immer wieder mit Umständen überrascht, welche in der Phase der Vertragsgestaltung weder vom Auftraggeber, noch vom Auftragnehmer vorhergesehen werden können. Was jedoch vorhersehbar ist, ist die Tatsache, dass Unvorhersehbares im Projekt auftreten wird.

Erfahrene Auftraggeber und Auftragnehmer wissen um diese Realität. Sie haben daher idealerweise im Projektvertrag ein Instrumentarium von Regelungen etabliert, welches es den Vertragsparteien erlaubt, mit dem Unvorhersehbaren im Projekt angemessen, fair und risikominimierend für beide Vertragsparteien umzugehen. Diese Regelungen beinhalten meist Verpflichtungen darüber, wie solche Abweichungen, Störungen und Änderungen im Projektverlauf der jeweils anderen Vertragspartei mitzuteilen sind und innerhalb welchen Zeitrahmens dies zu erfolgen hat.

Hierbei ist wichtig, sowohl das vertraglich definierte „Wie“ einzuhalten, als auch das vertraglich definierte „wann“.Darüber hinaus sollten die Konsequenzen aus dem – absichtlich oder zufällig – anders verlaufenden Konstruktionsprozess fair, angemessen und risikominimierend behandelt werden.

Wie und wann dokumentieren?

Das „wie“ wird üblicherweise durch Non-Conformity-Reports, Notifications of Hindrance und Variation Order (Requests) vorgenommen. Deren Inhalt und Form sind vertraglich (ggfls. gesetzlich) vorgeschrieben. Genauso vorgeschrieben ist es oftmals, wann (innerhalb welchen Zeitraums) diese in vorgenannter Form dokumentierten Sachverhalte der jeweils anderen Vertragspartei mitgeteilt werden müssen. Es ist gängige Praxis, dass die Verletzung dieser Form- und Fristerfordernisse durch die Vertragspartei, die von der anderen Vertragspartei Kompensation für Konsequenzen aus Abweichungen, Störungen und Änderungen verlangt, Anspruchsverlust bewirkt. Kurz gesagt; wird es versäumt z.B. eine Ablaufstörung form- und fristerfordernisgerecht anzuzeigen, so ist ein möglicher Anspruch auf Bauzeitverlängerung und / oder Mehrvergütung verwirkt.

Was dokumentieren?

Um zu identifizieren, was (welcher Sachverhalt) dokumentiert werden muss, um Ansprüche auf Bauzeitverlängerung und / oder Kompensation von Mehrkosten geltend machen zu können, bedarf ein Konstruktionsingenieur der Kenntnis des Vertrages. Pauschal gesagt muss er das zwischen den Vertragsparteien wechselseitig geschuldete Leistungssoll kennen, wie es im Projektvertrag festgelegt ist. Dieses Leistungssoll beinhaltet jedoch nicht nur die technischen Spezifika eines (Sub-) Systems, sondern auch:

  • 1. mit welchem (Stunden-) Aufwand dessen Konstruktion/Fertigung/Montage/Inbetriebnahme/Gewährleistung im Projektvertrag kalkuliert, respektive vereinbart wurde.
  • 2. bis zu welchem Zeitpunkt (gegebenenfalls ableitbar aus dem Vertragsterminplan) dessen Konstruktion abgeschlossen sein muss.
  • 3. welche Normen, Standards, gesetzliche Auflagen das (Sub-) System erfüllen muss.
  • 4. welche inhaltlichen und fristbewehrten Mitwirkungspflichten dem Auftraggeber des Projektes bei der Konstruktion dieses (Sub-) Systems obliegen.

Erkennt der Konstruktionsingenieur eine (drohende) Abweichung von den in den oben genannten Punkten 1) bis 4) so ist klar, dass diese Abweichung a.) dem Grunde und b.) der Höhe nach (gegebenenfalls fortschreibend) dokumentiert dem jeweiligen Vertragspartner unter Einhaltung der vertraglichen Frist- und Formerfordernisse mitgeteilt werden muss. Dies bedeutet z.B.:

a.) Dem Grunde nach:

  • Für den 31.03.2016 ist ein Design-Freeze für das Gewerk XYZ vertraglich vereinbart (Appendix D1, Sub-Clause 7.4.a). Der Auftraggeber ordnete jedoch am 15.04.2016 per Instruction an, die Verkabelung im Sub-System -entgegen der vertraglichen Spezifikation gemäß Appendix ABC, Punkt 1.2.3.a- mit Aderkennzeichnungen zu versehen. In Folge war ein Re-Routing der Kabelwege im Sub-System notwendig, da der gesteigerte Platzbedarf für die Aderkennzeichnung an den Anschlusspunkten zwingend eine räumliche Verlegung dieser notwendig machte.

b.) Der Höhe nach:

  • Das Re-Routing wurde am:
  • 16.04.2016 von Herrn Hans Müller, Abt. KE von 09:30 Uhr bis 16:30 Uhr (6,5 h zum Satz von 121,40 € /h)
  • 16.04.2016 von Herrn Jochen Meier, Abt. KE von 08:30 Uhr bis 16:30 Uhr (7,5 h zum Satz von 121,40 € /h)
  • …durchgeführt. Mehrstundennachweise Nr. LR001HMKE und LR002JMKE… anbei.
  • Für die Aderkennzeichnung sind erhöhte Materialaufwände in Höhe von 1.142,38 € für dieses Sub-System angefallen. Vergütung wird angesetzt gemäß Appendix C2, Pos. 23.1.4.

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