Ingenieurbüro steuert Projektcontrolling mit Filemaker einfach und sicher

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Lenord_Bauer.jpg (Lenord, Bauer & Co. GmbH)

Die letzten Zweifel der EDV-Abteilung räumte FundK-Firmenkundenberater Nima Baharian-Shiraz in einer Filemaker-Präsentation vor Ort aus. Über den Filemaker-Server kann von unterwegs auf hochgeladene Datenbanken und dazugehörige Dateien zugegriffen werden. Mittels Benutzergruppen, passwortgeschütztem Zugriff sowie einer Datenübertragung mit SSL-Verschlüsselung ist die Sicherheit von sensiblen Inhalten gewährleistet.

I-Pad und Filemaker Go: gezielter Datenzugriff über zeitgemäße App

Schnelle Hilfe liefert die große Filemaker-Entwicklergemeinde im Internet. So war die App innerhalb weniger Tage erstellt und im Einsatz. Mit Filemaker ging dies so leicht von der Hand, dass gleich mehrere Lösungen erarbeitet wurden. Besonders schätzt Kurowiak die Möglichkeit, die Applikationen bereits während der Entwicklung direkt auf dem iPad testen zu können und so in einem Arbeitsgang eine einheitliche Benutzeroberfläche sowohl für den Zugriff am Mac oder PC als auch über iPad zu schaffen.

Mittlerweile wickelt die IBK ihr gesamtes Bewerbungsmanagement mit Filemaker ab, generiert mit der Datenbanklösung auf Knopfdruck ihr Firmenorganigramm und hat ein ‚internes Notizbuch‘ für die Geschäftsleitung und technische Leitung entwickelt. Hier werden Informationen, Kommentare, Gesprächsprotokolle und andere Dokumente abgelegt, können katalogisiert und nach verschiedenen Suchmöglichkeiten wie Datum, Stichwörtern oder Volltextsuche aufgerufen und gefiltert werden. Darüber hinaus lassen sich aus der Datenbank direkt E-Mails an die zuständigen Mitarbeiter aus den Fachabteilungen verschicken, sodass die betriebswirtschaftliche Überwachung und Steuerung der Projekte unter einer Benutzeroberfläche stattfinden kann – ortsunabhängig via VPN mit dem iPad oder vom PC aus.

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Der Einstieg mit Filemaker

Die Arbeit mit Filemaker kann auf verschiedene Weise beginnen: Anwender können auf unterschiedliche Filemaker-Starter-Lösungen zurückgreifen und diese an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Die Alternative ist, direkt eigene Layouts und Datenbanken zu entwickeln. In beiden Fällen lassen sich vorhandene Listen importieren und die Datenbank mit bestehenden Datensätzen und Datenformaten wie beispielsweise PDFs, Bildern oder Filmen befüllen.

Die Lösungen sind plattformübergreifend auf Windows und Mac sowie I-Phone und I-Pad nutzbar. Sollen Informationen über den Webbrowser verfügbar gemacht werden oder größeren Benutzergruppen sicher zugänglich sein, so geschieht dies über Filmaker-Service und Filemaker-Webdirect.

Anbindung an ERP-System APplus – nahtlose Integration kostengünstig möglich

Ursprünglich wollte Kurowiak nur „ein bisschen mit der Testversion von Filemaker rumprobieren“. Wie sich herausstellte, eine sehr effektive Probezeit: schon innerhalb der 30-tägigen Testzeit hatte er ‚seine‘ Lösung fast fertig programmiert – und ist dabei auf den Geschmack gekommen. Kurowiak entwickelt bereits weitere Ideen, wie die Abläufe der IBK optimiert werden können. Im Moment ist das Unternehmen dabei, die Filemaker-Lösung via ODBC-Schnittstelle an das ERP-System APplus anzubinden und so auch die buchhalterischen Informationen direkt in das Projektcontrolling einzubinden. „Mittelfristig wollen wir Filemaker als Reporting-Tool ausbauen. Bisher werten wir unsere Projekte in Excel und Visual Basic aus. Hier bietet die ODBC-Anbindung an unser ERP-System ganz neue Perspektiven. Beispielsweise soll eine Auswertung der gebuchten Projektstunden quasi ,auf Knopfdruck‘ erfolgen und tagesaktuelle Informationen über die Wirtschaftlichkeit unserer Projekte liefern. Unseren Projektleitern soll Filemaker zukünftig dabei helfen, Abweichungen von der Projektplanung noch frühzeitiger zu erkennen“, kommentiert Kurowiak weiter. Die Alternative, das Reporting-Tool direkt im ERP-System AP-plus zu realisieren, bewertet der Unternehmer als weitaus teurer und unflexibler. (sh)

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