Der standardisierte Entwicklungsprozess

Projektsteuerung durch Synchronisation und Taktung

Unter der Synchronisation in Entwicklungsprojekten wird die inhaltliche Koordination und zeitliche Abstimmung von Vorgängen und Tätigkeiten verstanden. Bei der Analyse von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Tätigkeiten in einem Entwicklungsprojekt können verschiedene Beziehungstypen identifiziert werden. So existieren Tätigkeiten, die direkt aufeinander aufbauen. In diesem Fall liegt eine 1:1-Beziehung zwischen der Vorgängertätigkeit und dem Nachfolger vor. Neben dieser 1:1-Beziehung lassen sich zwei weitere Varianten von Tätigkeitsbeziehungen, die 1:n- und die n:1-Beziehung, identifizieren. Bei einer 1:n-Beziehung zwischen Tätigkeiten besitzt die Vorgängertätigkeit mehrere Nachfolgetätigkeiten. Der zweite Fall, die n:1-Beziehung liegt demnach vor, wenn eine Nachfolgetätigkeit mehrere Vorgänger hat. Das bedeutet, dass die Tätigkeit auf den Ergebnissen verschiedener direkter Vorgänger aufbaut. Die Synchronisation von Tätigkeiten muss immer dann erreicht werden, wenn eine Tätigkeit auf Ergebnissen mehrerer Vorgänger aufbaut, denn diese Tätigkeiten sind für das Voranschreiten der Entwicklungsziele wichtig, da verschiedene „Stränge“ in der Projektarbeit an dieser Stelle wieder vereint werden (vgl. Abbildung 1). Beispiel hierfür sind bereichsübergreifende Workshops oder der Prototypenaufbau.

Eine weitere Möglichkeit zur Synchronisation in Entwicklungsprojekten resultiert aus der Analyse vorgegebener zeitlicher Restriktionen, welche oftmals entweder durch Freigabeentscheidungen oder aus der Struktur des Entwicklungsprozesses resultieren. Dabei werden mehrere Projektaktivitäten wieder zusammengeführt. Beispiele dazu sind Kundenbesuche, oder regelmäßige Beratungs-/ Entscheidungsgremien. Diese sowohl aufgrund inhaltlicher Koordination als auch zeitlicher Abstimmung zusammenführenden Tätigkeiten werden Synchronisationspunkte genannt.

Neben der Synchronisation wird auch die Taktung für die zeitliche Projektsteuerung benötigt. Als Gestaltungsschema teilt die Taktung den Zeitraum zwischen zwei Meilensteinen oder Gates in mehrere einheitliche Zeitintervalle und schafft so ein strukturelles Grundraster. Am Ende jedes Zeitintervalls werden kurze Abstimmungstreffen, sogenannte Review-Meetings durchgeführt. Dadurch wird für die eigenverantwortliche Bearbeitung von Entwicklungstätigkeiten durch die Teammitglieder ein einheitlicher Arbeitsfluss geschaffen, um die gesetzten Synchronisationspunkte zu erreichen. Gleichzeitig werden durch diese Unterteilung kürzere Regelkreise in die Projektbearbeitung implementiert, wodurch besser auf Veränderungen reagiert werden kann. Die Länge des Grundrasters wird dabei als die Taktlänge bezeichnet. Als Richtwert gilt, dass die Taktlänge zwischen 5 - 20 Arbeitstagen liegen sollte.⁴ Dabei ist zu beachten, dass es nicht die für alle Projekte einheitliche Taktlänge gibt. Vielmehr gibt es verschiedene Einflüsse, welche die Taktlänge in einem Projekt beeinflussen. Als Einflussfaktoren gelten die Dauer der Projektphasen, die Taktungserfahrung und die durchschnittliche Anzahl der Teammitglieder je Projektteam sowie die Anzahl Teams je Projektleiter. Je größer dabei die Dauer der Projektphasen, die Taktungserfahrung, die Anzahl der Teammitglieder sowie die Anzahl Teams je Projektleiter ist, desto länger sollte der Takt sein.⁵ Da die Mitarbeiter die Tätigkeiten während des Taktes eigenständig bearbeiten, ist es wichtig, dass die zu bearbeitenden Tätigkeiten während der Planung aufeinander abgestimmt sind und sich an den Synchronisationspunkten orientieren. Das grundlegende Verständnis von Synchronisation und Taktung in Entwicklungsprojekten verdeutlicht Abbildung 2.

Durch die Projektsteuerung mit Hilfe von Synchronisation und Taktung wird somit ein einheitlicher Arbeitsfluss gewährleistet, der die gemeinsame Erreichung der gesetzten Synchronisationspunkte ermöglicht. Als Vorteil gegenüber bestehenden Ansätzen lässt sich feststellen, dass dieser Ansatz die Komplexität bei parallelem Arbeiten reduziert. Das zentrale Steuerungselement sind die zu erreichenden Synchronisationspunkte, welche die Meilensteinphasen in kleinere Einheiten unterteilen. Darüber hinaus fördert das Vorgehen einen Perspektivenwechsel bei der Aufgabenbearbeitung von „Wie viel Zeit pro Aufgabe“ zu „Wie viel Aufgabe pro Zeit“, denn die zentrale Steuerungseinheit ist die Taktlänge. Weiterhin wird die informelle Koordination innerhalb der Projektphasen verankert und so ein verbesserter Informationsaustausch erreicht.

Zur visuellen Abbildung und praktischen Durchführung der Taktung wird das Task-Board eingesetzt. Das Task-Board unterstützt, durch die übersichtliche Darstellung und einfache Handhabung, die Abstimmung und Koordination der Tätigkeiten innerhalb des Projektteams. Die Aktualisierung erfolgt jeweils am Ende eines Taktes. Dazu wird jedem Mitarbeiter eine Zeile zugeordnet, in die dieser seine Tätigkeiten einträgt. Diese Tätigkeiten können dabei drei Bereichen zugeordnet werden. Der erste Spaltenbereich hat die Funktion eines Aufgabenspeichers. In den Aufgabenspeicher werden die Tätigkeiten einsortiert, welche sich im Planungsstand befinden und noch abzuarbeiten sind. Der zweite Bereich beinhaltet die Tätigkeiten, welche in dem folgenden Takt bearbeitet werden. In den dritten Bereich werden die Tätigkeiten einsortiert, welche erfolgreich abgeschlossen sind. Somit ähnelt das Task-Board einer Matrixdarstellung. Zur Verdeutlichung zeigt Abbildung 3 ein Task-Board für eine Taktlänge von einer Woche.

Als besonders geeignet hat sich dabei ein physisches Task-Board erwiesen, welches offen zugänglich ist und bei dem die Tätigkeiten beispielsweise auf Post-its geschrieben und der jeweiligen Spalte zugeordnet werden. Diese einfache Handhabe erleichtert die interaktive Planung in der Gruppe. Durch das „Umkleben“ der Notizen in der Taktplanung wird eine gemeinsame Absprache erreicht. Diese Absprache erhöht die Verbindlichkeit der Planung unter den Teammitgliedern und steigert gleichzeitig die Motivation durch eine erhöhte Selbstständigkeit.

Basierend auf den vorhergehenden Erläuterungen kann das Vorgehen bei der Taktung wie folgt dargestellt werden. Nach der Festlegung der Taktlänge zu Beginn der Projektphase müssen zu jedem Taktbeginn die zu bearbeitenden Tätigkeiten für den folgenden Takt priorisiert werden. Aufbauend auf der Analyse der Abhängigkeiten zwischen den Tätigkeiten werden die Synchronisationspunkte ermittelt und als Schrittmachertätigkeiten definiert. Diese Tätigkeiten werden zuerst am Task-Board eingeplant. Die anderen konsekutiven oder parallelen Aufgaben werden danach entsprechend der verfügbaren Kapazität in die Gesamtplanung eingeordnet. Durch diese gemeinsame Taktplanung und Abstimmung am Task-Board werden die Tätigkeiten für den folgenden Takt definiert. Innerhalb eines Takts wird ein kurzes tägliches Meeting im Projektteam durchgeführt, um auftretenden Problemen entgegenzuwirken. Zum Abschluss des Takts wird in einem Review-Termin der Projektfortschritt bewertet und der nächste Takt geplant. Den schematischen Ablauf verdeutlicht Abbildung 4.

Um die Durchführung und den Nutzen von Taktung in der Produktentwicklung aufzuzeigen, wird die Anwendung der Methodik in der betrieblichen Praxis am Beispiel der Abteilung „Systems Engineering Gas Turbines“ der MAN Diesel & Turbo SE beschrieben.

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