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Langzeitstudie Darum werden deutsche Büros trotz KI nicht effizienter

Von Dipl.-Ing. (FH) Monika Zwettler 2 min Lesedauer

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KI hat die Büros in Deutschland erobert, aber die Arbeit noch nicht effizienter gemacht  – zu diesem Ergebnis kommt zumindest eine aktuelle Studie. Demnach bringt der Einsatz von Copilot und Chat-GPT zwar einzelnen Mitarbeitern Erleichterung, im Team ist davon aber nichts zu spüren.

Viel KI, nichts dahinter? Langzeitstudie zeigt: Darum werden deutsche Büros nicht effizienter.(Bild: Büro-Kaizen)
Viel KI, nichts dahinter? Langzeitstudie zeigt: Darum werden deutsche Büros nicht effizienter.
(Bild: Büro-Kaizen)

Trotz zunehmender Nutzung von Tools wie Copilot und ChatGPT hat sich die Team-Effizienz in deutschen Büros bislang kaum verbessert. Zu diesem Ergebnis kommt die vierte Studie der Büro-Kaizen GmbH unter wissenschaftlicher Leitung von Prof. Dr. Daniel Markgraf , AKAD Hochschule Stuttgart.

Nutzung ist hoch, Nutzen bleibt aus

Laut Büro-Kaizen setzen 94 Prozent der Büroarbeiter KI-Anwendungen ein. 92 Prozent speichern Daten in der Cloud oder bereiten das vor, 82 Prozent haben ihre persönliche Ablage digitalisiert. „Das Thema Digitalisierung ist durch“, sagt Patrick Kurz. Dennoch halten Beschäftigte rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit für verschwendet – vor allem durch ineffiziente Meetings und umständliche schriftliche Kommunikation.

Risiko unstrukturierter Daten

Statt schneller zu werden, dauern Suchen heute länger: Die Suchzeiten in digitalen Ablagen sind seit 2013 um 76 Prozent gestiegen. Vier von fünf Mitarbeitenden wünschen sich Unterstützung, um Digitalisierung besser zu meistern und Software intelligenter zu nutzen.
Fehlen klare Datenstrukturen und Zugriffsrechte, kann KI zum Sicherheitsrisiko werden. „Wenn alle auf alles Zugriff haben, kann ein Chatbot am Ende sogar das Gehalt des Chefs ausgeben“, warnt Kurz. Zwei von drei Firmen verfügen demnach über keine funktionierenden Regeln für die Ablage – ein Nährboden für Chaos, der die sinnvolle Nutzung von KI verhindert. Zusätzlich verschicken Mitarbeitende häufig lange KI-generierte Texte, die andere zeitaufwendig lesen müssen – die Kommunikation verliert an Prägnanz.

Alte Probleme, neue Dringlichkeit

Sechs von acht Arbeitsstunden entfallen im Schnitt auf schriftliche Kommunikation und Meetings; die Hälfte dieser Zeit gilt als vergeudet. „Drei von vier Unternehmen haben immer noch keine funktionierenden Regeln für schriftliche Kommunikation“, so Kurz. Erschwerend kommt hinzu: 39 Prozent der Beschlüsse aus Besprechungen werden nicht umgesetzt. 

Was jetzt zu tun ist

Damit KI zum Produktivitäts-Booster wird, braucht es zuerst saubere Hausaufgaben: klare Ablagestrukturen und hochwertige Daten, effiziente Besprechungen sowie eine systematische Sicherstellung der Umsetzung. Erst dann entfaltet KI ihr Potenzial. Für viele Mitarbeitende sind KI-Agenten oder KI-Workflows noch unbekannt – dabei liegen genau dort, bei guter Vorbereitung, die größten Effizienzgewinne. „Sonst fährt man den Sportwagen dauerhaft im ersten Gang“, sagt Kurz.

Zur Studie.

Das Unternehmen Büro-Kaizen GmbH führt die AKAD-Studie als Langzeitprojekt, die früheren Untersuchungen waren 2013, 2018 und 2022. Für die aktuelle Studie wurden 1.250 Frauen und Männer - davon zwei Drittel Führungskräfte - online befragt.

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