Konstruktionsmethoden

Was bei der Fremdvergabe von Konstruktionsleistung beachtet werden sollte

| Autor / Redakteur: Andreas Loebner / Juliana Pfeiffer

Unternehmen lagern immer häufiger Detailarbeiten im Bereich Konstruktion aufgrund von Kapazitätsengpässen aus.
Unternehmen lagern immer häufiger Detailarbeiten im Bereich Konstruktion aufgrund von Kapazitätsengpässen aus. (Bild: Gorodenkoff Productions OU)

Unternehmen lagern immer häufiger Detailarbeiten im Bereich Konstruktion aufgrund von Kapazitätsengpässen aus. Bei der Fremdvergabe sollte einiges beachtet werden.

Vor ca. 25 Jahren wurden zwischen 3 % und 15 % der Konstruktionsleistung von auswärts bezogen [2]. Der Umfang dürfte heute deutlich höher sein. Die Suche in wichtigen Büchern zu den Themenkreisen Produktentwicklung. Konstruktion und Engineering im Anlagenbau [1],[2],[3] zeigt, dass das Thema „Auswärtsvergabe“ dort nur knapp gestreift wird.

Daher möchte dieser Artikel das vernachlässigte Thema Fremdvergabe im Bereich Konstruktion für den Maschinen – und Anlagenbau aus der Sicht des Auftraggebers beleuchten. Ausgehend von Erfahrungen des Autors werden Hinweise zum „Handwerk“ der Auswärtsvergabe von Konstruktionsarbeiten gegeben. Der Autor vertritt die Ansicht, dass der Erfolg einer Externvergabe von Engineeringleistung in erster Linie vom Auftrag vergebenden Unternehmen abhängig ist. Im folgenden Artikel wird das vernachlässigte Thema Fremdvergabe im Bereich Konstruktion für den Maschinen – und Anlagenbau aus der Sicht des Auftraggebers beleuchtet. Dabei wird der mittelständische Maschinen- und Anlagenbau betrachtet, wobei es um Detailarbeiten bei der Abwicklung von Kundenaufträgen, Variantenkonstruktionen, etc. geht. , die aus Termin- sprich Kapazitätsgründen ausgelagert werden. Umfangreiche Neukonstruktionen, Entwicklungsarbeiten usw. werden nicht angesprochen. Nicht erörtert wird Vergabe von Leistungen, die die Kompetenz des Unternehmens übersteigen, z.B. Stahlbau für einen Anlagenbauer oder Strömungssimulationsberechnungen für einen Apparatebauer. Das wäre eine weitere spezifische Abhandlungen wert. Nur gestreift wird der sehr wichtige, und an Bedeutung zunehmende, Austausch von CAD-Daten.

Termine, Termine: Wann ist es fertig?

Hat ein Unternehmen des Maschinen – und Anlagenbaus einen Auftrag erhalten, steht die Konstruktionsabteilung unter erheblichem Termindruck. Fehlt interne Konstruktionskapazität, wird diese durch Zukauf ergänzt. Bereits vor Konstruktionsbeginn wird diese Auslagerung von Arbeit geplant und vorbereitet, um interne und externe Leistungen aufeinander abzustimmen. Am Ende müssen die intern erstellten Dokumente mit den extern Erarbeiteten nahtlos zusammenpassen, die gesetzten Kosten- und Qualitätsziele erfüllt, sowie alles rechtzeitig fertig sein. Unter Termindruck müssen geeignete Partner ausfindig gemacht werden, die auch freie Kapazität haben. Darunter muss man den Passenden auswählen, diesen in das Projekt einbinden, ihn führen und das Erarbeitete in das Gesamtprojekt einbetten. Die beiden ersten Punkte entfallen in der Praxis häufig, da etablierte Unternehmen „ihren“ Stamm an Partnerbüros haben. Wird der externe Dienstleister erst dann eingebunden, wenn man merkt, dass es mit den internen Kräften nicht zu schaffen ist, so ist die Zeit für eine seriöse Vorbereitung noch knapper. Gespräche mit Leitern von Konstruktionsbüros bestätigen, dass „Schnellschüsse“ oft mit einem unzufriedenen Auftraggeber und einem frustrierten Auftragnehmer enden – einer typischen „loose – loose Situation“.

Eine günstige Konstellation besteht hingegen dann, wenn ein externes Büro gerade einen Auftrag abwickelt hat und dann eine Anfrage für neue Arbeit bekommt. Die dadurch verdeckt ausgesprochene Wertschätzung wirkt sich erfahrungsgemäß sehr positiv aus.

Hat das Unternehmen die potentiellen Partner gefunden, die einerseits in die eigene „CAD- Welt“ passen und anderseits freie Kapazität zusagen, sind Anfrageunterlagen zu erstellen. Sie bilden die Basis für ein terminlich bindendes Angebot. Allerdings ist zum Zeitpunkt der Ausschreibung die Beschreibung der Arbeit meist noch gar nicht vollständig möglich, da beispielsweise die Entwurfskonstruktion noch in Arbeit ist.

Aussagekräftige Ausschreibung

Deshalb hat es sich bewährt, die Ausschreibung so aufzubauen, dass sie die meisten Dokumente, die auch zur Abarbeitung nötig sein werden, beinhaltet, auch wenn diese noch vervollständigt werden müssen. Schnell erstellt, verbindlich im Inhalt und vom Empfänger gut zu verstehen sind Zeichnungskopien mit erläuternden Skizzen, Symbolen und Hinweistexten. Auch Grenzen des angefragten Arbeitsumfangs lassen sich so z.B. im Materialflussdiagramm, in Schemata und im Anlagenentwurf redundant veranschaulichen. Zeitlich unüberbietbar zügig geht so etwas mit Farbstiften von Hand.

Sind die Ausschreibungsunterlagen stichhaltig, laufen diese Dokumente während Konstruktion und Vergabeprozess parallel, werden weiter ergänzt, um dann, vor Start der externen Arbeit, die gültige Arbeitsdokumentation darzustellen.
Sind die Ausschreibungsunterlagen stichhaltig, laufen diese Dokumente während Konstruktion und Vergabeprozess parallel, werden weiter ergänzt, um dann, vor Start der externen Arbeit, die gültige Arbeitsdokumentation darzustellen. (Bild: Loebner)

Gerade wenn beide Partner davon überzeugt sind, ihre jeweiligen „perfekten“ Englischkenntnisse seien völlig ausreichend, zeigt es sich, dass in der Konstruktionspraxis Verständigung nie graphisch genug sein kann.

Wird nun die „Mühsal“ vom Auftraggeber nicht auf sich genommen und in einem vereinfachten, weniger formalen Verfahren angefragt, so werden gewiefte externe Büros, und das sind fast alle, lediglich Richtpreise ohne bindende Terminzusagen abgeben. Die aufwendigere Ausarbeitung zahlt sich jedoch aus, da der Auftraggeber den Ablauf transparent und fair steuern kann. Man erreicht eine hohe Terminsicherheit.

SEMINARTIPP Das Seminar „TRIZ Training Level 1: Systematisch Ideen finden und Probleme lösen“ versetzt Konstrukteure und Ingenieure in die Lage, durch Anwendung der TRIZ-Tools ihre Probleme in Konstruktion und Entwicklung schneller und effizienter zu lösen und zu mehr und besseren neuen Ideen zu kommen.
Weitere Informationen

Angebote sichten und bewerten

Im nächsten Schritt sind die auf der Ausschreibung basierenden Angebote zu sichten und zu bewerten. Dabei hat sich die Dokumentenliste, die Teil der Ausschreibung ist, als Leitdokument bewährt. Der Auftraggeber hat seine Vorstellungen, wie viel Zeit benötigt wird, die Aufgabe zu bewältigen. Weicht das Angebot erheblich nach oben oder unten ab, lohnt es sich, herauszufinden woher die Abweichung kommt. Liegt es vielleicht gar an den Ausschreibungsunterlagen?

Aber, große Abweichungen können auch verschlüsselte Botschaften sein: wird mit knapper Schätzung angeboten kann das heißen, das Büro braucht dringend Arbeit; wird mit einer hohen Stundenzahl operiert, kann das bedeuten, man will, warum auch immer, diesen Auftrag nicht, möchte aber einen Fuß in der Tür behalten.

Angesichts der stets unsicheren Stundenprognosen erscheint es wenig sinnvoll mit den anbietenden Firmen auch noch Diskussionen über Stundensätze zu führen. Im Markt etablierte Firmen bieten marktüblich an. Natürlich muss auch bei Pauschalvergabe der Stundensatz bekannt sein. Sind die Unklarheiten bereinigt, der kommerzielle Teil der Bestellung abgewickelt und die Unterlagen zum Arbeitsstart richtiggestellt, so kann der Konstruktionspartner „loslegen“.

Heuristische Fallen in der Konstruktion

Konstruktionsmethoden

Heuristische Fallen in der Konstruktion

13.09.18 - Konstrukteure fällen Entscheidungen aus dem Bauch heraus, schnell und unkompliziert. Solche heuristischen Falle können fatale Folgen haben. Anhand einer Untersuchung zu tödlichen Lawinenunfällen bei Skitouren ergeben sich sechs heuristische Fallen, die auf den Bereich der Konstruktion übertragen wurden. Der erste Teil dieses Artikels, behandelt die Fallen „Vertrautheit“ und „Festlegung auf ein Ziel“. lesen

Achtung vor diesen heuristischen Fallen

Konstruktionsmethoden

Achtung vor diesen heuristischen Fallen

18.09.18 - Heuristische Entscheidungen, bekannt als Bauchentscheidungen, sind schnell gefällt – bergen jedoch Risiken, in "heuristische Fallen" zu geraten. Im zweiten Teil werden die heuristischen Fallen "Anerkennung", "Die Aura des Experten", "Soziale Förderung" und "Seltene Gelegenheit"besprochen. lesen

Erfahrungswissen der Mitarbeiter

Die bisherigen Anstrengungen des Auftraggebers zielten darauf hin, explizites Wissen, also auf Dokumenten darstellbares Wissen zu sammeln und weiterzugeben. Dass der Auftragnehmer über dieses Wissen verfügt ist eine notwendige aber keine hinreichende Bedingung für einen Erfolg. Würde der Auftraggeber die Aufgabe innerhalb seines Unternehmens bearbeiten, käme einiges des bei den Mitarbeitern vorhandenen impliziten Wissens, also Erfahrungswissens, wie von selbst zur Geltung [2; Kapitel 7.10] und [4]. Dabei verkürzen Lehren aus der Vergangenheit, Randinformationen, Rückfragen auf dem kurzen Weg bei sachkundigen Kollegen usw. die Arbeit und erhöhen die Sicherheit.

Explizites und implizites Wissen – dokumentiertes Wissen und "Erfahrungswissen".
Explizites und implizites Wissen – dokumentiertes Wissen und "Erfahrungswissen". (Bild: Loebner)

Ein erster Schritt implizites Wissen an die Oberfläche zu heben, ist das Erarbeiten der Angebots- und Auftragsunterlagen. Der sachkundige Verfasser des Auftraggebers kann sich beim Erstellen in die Position des noch Unkundigen hineinversetzen und Einiges von dem bei ihm vorhandenen impliziten Wissens „ans Tageslicht bringen“ und in den Dokumenten niederlegen. Durch geschickte Führung des externen Büros kann während der Abarbeitung des Auftrags ein laufender Transfer von implizitem Wissen erfolgen. Durch Ermunterung zu Rückfragen, stichprobenartigen Kontrollen, Stellen von Verständnisfragen, Nachliefern von ergänzenden Informationen usw. wird Erfahrungswissen transferiert.

Die häufig anzutreffende wechselweise „Treue“ von vergebendem Unternehmen zu „seinen“ externen Büros liegt zum erheblichen Teil darin begründet, dass im Laufe der Zeit genug implizites Wissen übermittelt wurde und dadurch eine zufriedenstellende Terminsicherheit und Arbeitsqualität erreicht wurde.

Krisen im Ablauf sind wahrscheinlich und oft unvermeidlich. Die zwei typischen Krisen sind:

  • Der Auftragnehmer stößt bei der Detaillierung auf Fehler in der Ausschreibung oder Konflikte in den Anforderungen. Wird der Auftragnehmer in solchen Situationen aufgefordert, neben der Beschreibung des Fehlers oder des Dilemmas auch gleich Lösungsvorschläge zu übermitteln, so stärkt das den Zuwachs an implizitem Wissen.
  • Häufig muss der Auftraggeber während der Abarbeitung Änderungen verlangen. Der Auftragnehmer kann, die Situation ausnutzend, Terminverzug anmelden. Dieses Verhalten wird dann an den Tag gelegt, wenn der Auftraggeber von sich aus keine faire Abgeltung des Mehraufwandes, keine Terminverlängerung oder andere entlastende Zugeständnisse macht.

Vieles konnte in diesem Artikel nur angedeutet werden oder musste ganz entfallen. Vielleicht ist der Artikel ein Anstoß, das verschleierte Thema von wissenschaftlicher Seite her breiter und profunder aufzurollen. (jup)

Quellenverzeichnis:

[1] Engineering verfahrenstechnischer Anlagen; Klaus H. Weber ; 2. Auflage 2016

[2] Integrierte Produktentwicklung; Klaus Ehrlenspiel, Harald Meerkamp; 6. Auflage 2016

[3] Planung im Anlagenbau; Walter Wagner; 4. Auflage 2018

[4] VDI Richtline 5610 Teil 1; Wissensmanagement im Ingenieurwesen, Grundlagen, Konzepte, Vorgehen.

* *Furnace Design GmbH, Bern

Kommentare werden geladen....

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 45815239 / Entwurf)