Konstruktion Was ist ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft beschreibt im Detail, wie ein Projekt umgesetzt werden soll. Doch worin besteht der Unterschied zum Lastenheft? Und welche Normen und Richtlinien sind zu berücksichtigen? Diese und andere Fragen beantwortet unser Artikel.

Sie sind unverzichtbare Begleiter bei der Planung und Umsetzung von Projekten zum Beispiel im Maschinen- und Anlagenbau, in der Fahrzeugkonstruktion, in der Elektrotechnik oder in der Softwareentwicklung: Pflichtenhefte. Der Begriff „Heft“ kann aber schon Untertreibung sein, denn je nach Komplexität eines Projektes besteht ein Pflichtenheft aus dutzenden oder gar mehreren hundert Seiten.

Ein Pflichtenheft beschreibt in konkreter Art und Weise, wie ein Auftragnehmer im Zuge eines Projektes die Anforderungen des Auftraggebers umsetzen möchte. Der Auftraggeber erstellt hierzu im Vorfeld ein Lastenheft, in dem definiert wird, welche Anforderungen der Auftragnehmer umsetzen muss. Das Pflichtenheft ist somit das Pendant zum Lastenheft. Während das Lastenheft das „Was“ beschreibt, regelt das Pflichtenheft das „Wie“ und „Womit“. Erst wenn der Auftraggeber das Pflichtenheft akzeptiert, wird es für beide Parteien (Auftraggeber/Auftragnehmer) rechtlich verbindlich. Das Pflichtenheft dient anschließend gewissermaßen als Leitfaden für sämtliche an einem Projekt beteiligte Personen wie z. B. Konstrukteure, Entwickler, Projektmanager, usw.

Neben dem Begriff „Pflichtenheft“ werden in der Praxis auch weitere Bezeichnungen genutzt wie etwa Anforderungsliste, Aufgabenliste, Leistungsbeschreibung, Fachspezifikation, fachliche Spezifikation, Fachfeinkonzept, Sollkonzept, funktionale Spezifikation und Gesamtsystemspezifikation, um nur einige Beispiele zu nennen.

Welche Normen und Richtlinien sind für das Erstellen eines Pflichtenheftes relevant?

Ein Pflichtenheft ist Bestandteil eines Qualitätsmanagements und unterliegt daher Normen und Richtlinien.

• So enthält ein Pflichtenheft laut DIN 69901-5 (Projektmanagement – Projektmanagementsysteme) die „vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts“.

• Laut VDI-Richtlinie 2519 Blatt 1 (Vorgehensweise bei der Erstellung von Lasten-/Pflichtenheft) beschreibt ein Pflichtenheft die Realisierung aller im Lastenheft genannten Kundenanforderungen. Darüber hinaus existieren weitere, zum Teil auf bestimmte Projektbereiche spezialisierte Richtlinien, wie die VDI-Richtlinie 2519 Blatt 2, die die Anforderungen für ein Lastenheft/Pflichtenheft für den Einsatz von Förder- und Lagersystemen konkretisiert.

• Die VDI-Richtlinie 3694 bezieht sich wiederum auf das Lastenheft/Pflichtenheft für den Einsatz von Automatisierungssystemen, wobei laut Richtlinie der Auftragnehmer das Pflichtenheft unter Beachtung der im Lastenheft genannten Anforderungen an das Automatisierungssystem erstellt.

Warum wird ein Pflichtenheft benötigt?

Ein Pflichtenheft stellt als Bestandteil eines Qualitätsmanagements sicher, dass Projekte erfolgreich und in der vom Aufraggeber gewünschten Qualität realisiert werden.

Neben einer einfacheren Kommunikation durch die schriftliche Fixierung aller Absprachen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, ermöglicht ein Pflichtenheft eine langfristige Planung, in dessen Verlauf alle Aufgaben erfüllt und ein zuvor definierter Zeitplan zur Umsetzung von einzelnen Projektzielen eingehalten wird. Hierdurch entstehen weniger Missverständnisse zwischen Auftraggeber und Lieferant. Durch die detaillierte Beschreibung aller Anforderungen, Aufgaben und Prozesse lassen sich außerdem mögliche Probleme oder Engpässe schneller erkennen und beheben.

Wie wird ein Pflichtenheft im Zuge der Projektplanung genutzt?

In der Projektplanung erfüllt ein Pflichtenheft mehrere Aufgaben. Zu den wichtigsten gehören:

• Konkretisierung der Anforderungen: Im Pflichtenheft werden die vom Auftraggeber laut Lastenheft formulierten Anforderungen in konkrete technische und organisatorische Schritte zur Umsetzung eines Projektes beschrieben.

• Strukturierung und Projektplanung: Um die detaillierte Planung und Steuerung eines Projektes zu unterstützen, enthält ein Pflichtenheft wichtige Informationen wie z. B. Zeitpläne, technische Spezifikationen, Schnittstellenbeschreibungen und Projektmeilensteine.

• Risikominimierung: Präzise Definitionen und eindeutige Abgrenzungen vermeiden potenzielle Missverständnisse zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Dies kann besonders wichtig sein, wenn beide Parteien aus unterschiedlichen Branchen kommen und daher verschiedene Vorstellungen von der Umsetzung eines Projektes haben.

• Basis zur Umsetzung und Kontrolle: Das Pflichtenheft dient als wesentliches Referenzdokument während der ganzen Projektlaufzeit, um systematisch Fortschritte zu überprüfen und sicherzustellen, dass die vereinbarten Ziele erreicht werden.

Letztendlich ist das Pflichtenheft eine verbindliche Grundlage zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber, das ein einheitliches Verständnis zum Projektumfang und die geplanten Einzelleistungen sicherstellt.

Welche Schritte sollten bei der Erstellung eines Pflichtenheftes beachtet werden?

Ein Pflichtenheft ist rechtlich verpflichtend. Daher sind bei dessen Erstellung mehrere Schritte zu berücksichtigen, wobei sich die Abfolge der nachfolgend beschriebenen einzelnen Schritte je nach Projekt verändern kann.

• Ausgangslage/Anforderungen: Falls erforderlich, sollte zunächst die Ausgangslage zu einem Projekt definiert werden, um anschließend die konkreten Projektanforderungen des Auftraggebers in Form von detaillierten Spezifikationen zu den Aufgaben und Zielsetzungen zu beschreiben. Um die Zielsetzungen genauer einzugrenzen, ist mitunter eine Einteilung in „Muss“-, „Kann“- bzw. „Wunsch“-und „Abgrenzungs“-Kategorien sinnvoll.
  Die „Muss“-Kriterien sind für die Projektumsetzung unerlässlich, während die „Wunsch“-Kriterien für die Realisierung eines Projektes gemäß Lastenheft nicht zwingend erforderlich sind.
  Die „Abgrenzungs“-Kriterien verdeutlichen wiederum, welche Ergebnisse ein Projekt keinesfalls umfassen sollte.

• Umsetzung: In einem Konzept werden die technischen, aber auch organisatorischen Lösungen zur Umsetzung eines Projektes bzw. zur Erfüllung der in diesem Zusammenhang zu erfüllenden Aufgaben beschrieben.

• Vorhandene Voraussetzungen: Oftmals sind bereits vor Projektbeginn bestimmte Voraussetzungen für die Realisierung der im Lastenheft spezifizierten Anforderungen etwa durch den Auftragnehmer erfüllt. Diese sollten im Pflichtenheft gleich zu Beginn genannt werden.

• Prozessabläufe: Alle notwendigen Prozesse, Zuständigkeiten und erforderlichen Schnittstellen müssen beschrieben werden. Vor diesem Hintergrund kann es ratsam sein, die Stärken oder Schwächen bestimmter Prozessabläufe oder Lösungen zur Realisierung eines Projektes zu nennen.

• Zeit- und Budgetplanung: Die Definition eines Zeitrahmens bzw. die Darstellung der Zeitpunkte für die Umsetzung einzelner Projektschritte ist für die Planung des Auftraggebers immens wichtig. In diesem Zusammenhang werden zumeist auch die Kosten bzw. finanziellen Ressourcen für einzelne Projektphasen kalkuliert.

• Beteiligte Personen/Teams: Um Verantwortlichkeiten festzulegen, sollten die an einem Projekt beteiligten Personen oder Personengruppen sowie deren Aufgaben und Zuständigkeiten genannt werden.

• Ergänzende Anhänge: Abschließend finden sich in einem Pflichtenheft in der Regel als Anhänge relevante Dokumente zum Projekt sowie Ablaufpläne und Checklisten, die u.a. auch die Transparenz im Projektverlauf erhöhen.

Wie wird ein Pflichtenheft in einem Projektverlauf aktualisiert?

Die Inhalte eines Pflichtenheftes werden oftmals in einem Projektverlauf angepasst, um neue, zuvor nicht bekannte Anforderungen oder Erkenntnisse zu berücksichtigen. Hierdurch entspricht ein Pflichtenheft immer dem aktuellen Stand und bietet eine wichtige Orientierung für alle Projektbeteiligten. Die Aktualisierung eines Pflichtenheftes folgt zumeist einem strukturierten Prozess, der hier beispielhaft gezeigt wird.

• Änderungen identifizieren: Zunächst muss geklärt werden, um welche Änderungen es sich handelt, z. B. technische Einschränkungen, veränderte Anforderungen oder wirtschaftliche Überlegungen. Die Änderungen werden entweder durch den Auftraggeber oder dem Projektteam des Auftragnehmers initiiert.

• Anpassungen dokumentieren: Jede Änderung am Projekt wird schriftlich festgehalten. Hierbei kann es wichtig sein, dass der Autor und das Datum genannt werden sowie die betroffenen Textstellen im Pflichtenheft eindeutig gekennzeichnet sind (lückenlose Nachverfolgung).

• Gemeinsame Abstimmung: Die Änderungen werden zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sowie allen relevanten Beteiligten abgestimmt, damit alle einverstanden und auf dem aktuellen Stand sind.

• Iterative Überarbeitung und Freigabe: Das Pflichtenheft wird in einem iterativen Prozess mit Feedbackrunden und Überprüfungen weiterentwickelt, sodass das Dokument stets aktuell und vollständig ist und nach der Freigabe der aktualisierten Version als Referenz für den weiteren Projektverlauf dienen kann.

Pflichtenheft

Wie man ein Pflichtenheft erstellt

Quellen:

Wikipedia, Pro Logistik, Projectfacts, Lexware, Ionos, Induux Wiki, Soft Select, Ausbildung in der IT, Gründer.de, Mind Two, Inloox, Study Smarter. Future Factory

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