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Dokumentenmanagement

Warum Projektdokumente nicht ins Dateisystem gehören

| Redakteur: Monika Zwettler

Ob seine Prozesse einen hohen Wirkungsgrad aufweisen, kann ein Maschinen- und Anlagenbauer leicht daran ablesen, wie er mit seinen Dokumenten umgeht.

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Eine DMS-Tec-Lösung begegnet den besonderen Anforderungen im Maschinenbau mit einer vom Dokument losgelösten Verwaltung.
Eine DMS-Tec-Lösung begegnet den besonderen Anforderungen im Maschinenbau mit einer vom Dokument losgelösten Verwaltung.
(Bild: Procad)

Arbeiten alle Beschäftigten mit aktuellen Daten, auch der Außendienst? Ist jede Maschine richtig dokumentiert und sind die Lieferantenunterlagen Teil der Dokumentation? Wurden Mechanik, Elektronik und Software aufeinander abgestimmt? Falls ja, dann müssen sich Maschinen- und Anlagenbauer keine Gedanken über die Prozesse machen.

Keine gemeinsame Datenbasis

Doch ist genau dies in den meisten Unternehmen nicht gängige Praxis. Sondern es existieren mehrere Systeme für die Dokumentenablage. Es gibt keine gemeinsame Datenbasis für M-CAD und E-CAD, eine Struktur bei Daten und Dokumenten fehlt. Die Folgen: Keine Transparenz, Zeitverlust durch Suchen, Fehlentscheidungen und fehlende Dokumentenlenkung.

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Maschinen- und Anlagenbauer sollten den Begriff des Dokumentenmanagements daher erweitern: Über den Ansatz eines DMS-Tec, wie ihn der Softwarehersteller Procad anbietet, ist die Abbildung von Strukturen möglich und darauf aufbauend eine Unterstützung im Prozess- und Projektmanagement. Weil sich solche Lösungen sowohl als DMS (Dokumentenmanagementsystem) wie als PDM-System einsetzen lassen, können Unternehmen mit ihnen ein durchgängiges Product Data Backbone bereitstellen – das wiederum die Basis für die Abbildung von PLM-Prozessen darstellt.

Klassische Ordnerstrukturen sind ungeeignet

Üblicherweise entstehen die Strukturinformationen zu einem Bauteil in der Entwicklung und werden in der Fertigung und im Vertrieb verwendet. Das Bauteil durchläuft somit verschiedene Systeme – E-CAD, PDM, ERP, CRM –, die allerdings in den seltensten Fällen in durchgängig gemanagten Strukturen arbeiten. Betrachtet man weiterhin die Ablage in klassischen File-Systemen wie der Windows Explorer-Struktur und die damit verbundene Menge an unstrukturierten Daten, wird schnell klar: Auf einer solchen Grundlage lassen sich Versionen, Freigaben und Kollaboration kaum ausreichend lenken. Klassische Ordnerstrukturen sind schlicht nicht dazu geeignet, ein strukturiertes Product Data Backbone bereitzustellen.

Wurde etwa eine Pumpe in einer Anlage an verschiedenen Stellen verbaut, ist auch die dazugehörige Spezifikation an verschiedenen Stellen innerhalb der Ordnerstruktur des Filesystems abgelegt. Änderungen an der Spezifikation müssen dann an allen Stellen synchronisiert werden. Über die Ablage und Verschlagwortung klassischer DMS lässt sich eine Zusammengehörigkeit von Dokumenten zwar über gleiche Keywords herstellen. Ein eindeutiger Zusammenhang ist so aber nicht zu ermitteln. Erst über die Struktur der Anlage erhält man wirkliche Transparenz, da diese unabhängig vom Dokument ist.

Dokumente gemäß der Anlagenstruktur ablegen

Im DMS-Tec werden eine Produktstruktur, eine Anlage oder ein Infrastrukturobjekt deshalb in einer vom Dokument losgelösten Form verwaltet. Strukturen – in der Praxis auch Projekt-, Maschinen- oder Lebenslaufakten genannt – entstehen durch die technische Ausprägung der Anlage/des Produktes oder ihren Aufstellort. Es kann sie mehrfach und unabhängig voneinander geben. Alle im Lebenslauf entstehenden Dokumente vom Pflichtenheft und dem CAD-Modell in der Entwicklung über Schaltpläne und Stücklisten in der Produktion bis zu Angeboten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen werden an den technischen Strukturen abgelegt bzw. zugeordnet. In dieser DMS-Tec-Struktur arbeiten die verschiedenen Abteilungen von der Entwicklung bis zum Service mit verschiedenen Sichten auf das Gleiche.

Ist also eine Pumpe mehrfach vorhanden ist, liegen in der Struktur keine Kopien, sondern immer nur die Referenzen auf die originären Dokumente bzw. Daten. So ist sichergestellt, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und bearbeitet wird. Für die Pumpe im Kühlsystem kann es zum Beispiel noch Informationen aus dem Lebenszyklus der Anlage geben, die für die Pumpe im Speisewassersystem nicht zutreffen (siehe Abbildung).

Dynamische Sichten auf eine Datenbasis

Damit wird klar: Projektdokumente gehören nicht ins Dateisystem, sondern jedes Dokument wird im System nur einmal mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft. Unabhängig davon wird nun eine Ordnerstruktur als dynamische Sicht darauf aufgebaut. Das Dokument liegt nicht in einem festgelegten Ordner, sondern die Ordnerstruktur ist nur eine Sicht auf das Dokument. Dies ermöglicht, dass etwa die Konstruktionsabteilung ihre Sicht auf Zeichnungen und CAD-Modelle eines Bauteils anders gestaltet als die Produktion, die sich für Montage- und Fertigungsberichte interessiert. Der Service wiederum benötigt alle zur Anlage gehörenden Schadensberichte. Weil jedes Dokument nur einmal im DMS-Tec abgelegt wird, greift jeder stets auf die richtigen und aktuellen Dokumentversionen zu.

Product Data Backbone als Basis für Dokumentenlenkung

Das DMS-Tec stellt unter diesen Voraussetzung das umfassende Product Data Backbone des Unternehmens dar. Auf seiner Basis können alle Produktdaten und Dokumente abteilungsübergreifend bearbeitet werden: CAD-Modelle, Zeichnungen, Konstruktionsstücklisten der mechanischen Entwicklung, Schaltpläne, Stücklisten, externe Datenblätter der Elektro-Konstruktion, Pflichtenhefte, Kundenzeichnungen, E-Mail-Verkehr, Fertigungsdatenblätter der Projektierung und Abnahmeprotokolle der Qualitätssicherung. Nach Auslieferung kommen noch Unterlagen aus dem Service (Serviceberichte) hinzu. Das bedeutet durchgängige Dokumentenlenkung.

Die komplexen Strukturen im Maschinen- und Anlagenbau, bei Infrastruktur- oder Chemieunternehmen lassen sich mit herkömmlichen DMS nur schlecht abbilden. DMS-Tec beschreibt die spezielle Ausprägung eines DMS, das die Abbildung solcher Strukturen erlaubt und sowohl als PDM-System wie auch als DMS eingesetzt werden kann. Dies ermöglicht die Bereitstellung eines durchgängigen Product Data Backbones, das wiederum die Basis für die Abbildung von PLM-Prozessen darstellt. Unternehmen der betreffenden Zielgruppen müssen sich bei der Einführung von DMS- oder PDM-Systemen über diese Zusammenhänge im Klaren sein. (mz)

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