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Technische Dokumentation Technische Dokumentation leicht gemacht

| Autor/ Redakteur: Jörg Handwerk, Alexandra Langstrof* / Jan Vollmuth

Durch eine angemessene Dokumentation lassen sich Haftungsrisiken minimieren. Eine Software unterstützt dabei, die Herausforderungen zu meistern.

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Ein modernes Archiv- und Ablagesystem vereinfacht es, die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen zu erfüllen.
Ein modernes Archiv- und Ablagesystem vereinfacht es, die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen zu erfüllen.
(Bild: Ce-Con GmbH)

Was für die zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen eine nervige Angelegenheit darstellt, ist für den Rechtsanwalt bei Unvollständigkeit ein gefundenes Fressen: die Technische Dokumentation.

Das Erstellen der Unterlagen ist kein Kinderspiel. Oft fehlt dazu die Zeit im Alltag. Daher neigen die zuständigen Mitarbeiter dazu, das Thema bis zum Schluss aufzubewahren. So kommt es vor, dass die Technische Dokumentation entweder unvollständig oder nicht vorhanden ist, wenn die Maschine beim Kunden eintrifft. Kommt es zu technischen Problemen, die behoben werden müssen, stehen alle unter Druck und keiner hat Zeit, sich dem Thema zu widmen. Dabei wirkt sich das besonders bei Prüfungen oder im Schadenfall häufig negativ aus.

Interne und externe Dokumentation unterscheiden

Das muss nicht sein. Wird das Thema Technische Dokumentation ernst genommen, bedeutet das für die Hersteller, dass sie eine sichere Maschine verkaufen und bei Prüfungen ganz entspannt die geforderten Papiere zücken können. Bei der produktbegleitenden Dokumentation unterscheidet man grundsätzlich zwischen der internen und externen Dokumentation.

Zur internen Dokumentation zählen:

  • Materialflussrechnungen,
  • Statik,
  • Leistungsdaten,
  • Geschwindigkeitsdiagramme
  • und vor allem Risikobeurteilungen.

Diese Unterlagen bilden die unumgängliche Grundlage für die externe Dokumentation. Denn: Ohne das Erkennen von möglichen Risiken bei Aufbau, Betrieb oder Wartung kann keine aussagekräftige Benutzerinformation erstellt werden.

Seminartipp

Das Seminar „Risikobeurteilung und Betriebsanleitung“ hilft bei der Umsetzung der wichtigsten Anforderungen der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG.

Die interne Dokumentation wird in der Regel von der Entwicklungs- oder Konstruktionsabteilung geführt. Diese produktrelevanten Unterlagen bleiben normalerweise beim Hersteller, der alle Informationen von Zulieferern, Kollegen und Abteilungen zusammenträgt und während der Lebensdauer des Produkts aktuell hält. Darüber hinaus besteht die Pflicht, diese Dokumentation zu archivieren und sicherzustellen, dass sie auch in zehn Jahren auffindbar ist.

Betriebsanleitung & Co

Die externe Dokumentation dient zur Information der Kunden, Betreiber und Benutzer von Produkten. Sie stellt sicher, dass das Produkt sicher und bestimmungsgemäß in Betrieb genommen, verwendet, gewartet und ggf. entsorgt werden kann.

Zur externen Dokumentation gehören z. B.:

  • die Betriebsanleitung,
  • die Installationsanleitung,
  • die Montageanleitung,
  • die Serviceanleitung,
  • das Benutzerhandbuch
  • und Online-Hilfen.

Im Idealfall erstellt ein ausgebildeter Technischer Redakteur in enger Zusammenarbeit mit der Konstruktion z. B. die Betriebsanleitung.

Viele Normen sind zu beachten

Im Maschinenbaualltag müssen jedoch viele Konstrukteure die Erstellung der Betriebsanleitung „nebenbei“ erledigen. Dies kann unter Umständen zu Herausforderungen führen. Denn für eine normkonforme Anleitung sind nicht nur Kenntnisse der Maschinenrichtlinie (MRL) notwendig: Normen wie die EN 82079-1 oder die ANSI Z535 machen Vorgaben für den richtigen Aufbau, die Gestaltung und wie die Hinweise zu platzieren sind. Entsprechend ist für den Ersteller der Unterlagen die Auseinandersetzung mit dieser Norm und den gängigen Schreibregeln zwingend erforderlich.

Das Erstellen der Technischen Dokumentation kann durch den Einsatz einer Software wie Ce-Con Safety vereinfacht werden. Der Konstrukteur wird unterstützt, indem er zu Angaben wie Performance Level oder zur Wahl des Signalworts aufgefordert wird.

Zu viele Warnungen sind gefährlich

Einige Betriebsanleitungen enthalten viele Hinweise, die vor Unfällen mit Todesfolge warnen. Diese Hinweise stellen für den Leser eine Zumutung dar – für den Hersteller im Falle einer Prüfung ein Problem: Ursache für die Aufführung zu vieler Warnungen ist nämlich häufig, dass der Autor der Anleitung die Risikobeurteilung nicht kannte. „Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Konstrukteuren und dem Autor der Betriebsanleitung ist wichtig, um eine richtige Umsetzung zu gewährleisten“, erklärt Lucia Gefken, Technische Redakteurin der Ce-Con GmbH.

Wer nicht angemessen dokumentiert, kann bei einem Unfall in Schwierigkeiten kommen. Landet der Fall vor Gericht, wird auch die Betriebsanleitung geprüft. So entschied das OLG-München – Aktenzeichen: 6 U 4082/05 „Amtl. Leitsatz: 1. Eine Kaufsache ist mangelhaft im Sinne des § 434 BGB, wenn die Bedienungsanleitung in wesentlichen Punkten unvollständig oder fehlerhaft ist, sodass bei entsprechendem Gebrauch der - ansonsten einwandfreien – Kaufsache Fehlfunktionen auftreten.“

Auf die Kernkompetenz konzentrieren

„Kerngeschäft des Konstrukteurs ist die Entwicklung einer Maschine“, weiß Jörg Handwerk, Geschäftsführer der Ce-Con GmbH, Spezialist im Bereich Maschinensicherheit. „Die für die Risikobeurteilung relevanten Normen sind unter Umständen noch bekannt, doch wann für welche Norm eine Aktualisierung veröffentlicht wurde, gehört nicht unbedingt zu den im Vordergrund stehenden Themen des Konstrukteurs.“

Nicht nur zu diesem Zweck hat die Ce-Con GmbH die CE-Software entwickelt, mit der die prozessbegleitende Risikobeurteilung auf der Basis aktueller Normen so zeitsparend und einfach wie möglich durchgeführt werden kann. Auf Knopfdruck lassen sich ein ausführlicher Bericht der Risikobeurteilung und EG-Erklärungen drucken. Interne und externe Technische Dokumentation befinden sich an einem Ort und stehen den Verantwortlichen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung.

* Jörg Handwerk ist Geschäftsführer der Ce-Con GmbH in Bremen; Alexandra Langstrof ist freie Mitarbeiterin bei der Ce-Con GmbH in Erkrath.

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