Technische Dokumentation SEW-Eurodrive fährt effizient mit Schema ST4

Autor / Redakteur: Anne Schräger und Stefan Ebbert / Dipl.-Ing. (FH) Monika Zwettler

Vor allem im Bereich der Investitionsgüter werden die Produkte komplexer und technisch vergleichbarer. Was dazu führt, dass sich der Stellenwert der Technischen Dokumentation von einer „passiven“ internen Dienstleistung zu einem „aktiven“ Beitrag zum Geschäftserfolg gewandelt hat.

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Bewegung und Antrieb ist das Geschäft von SEW-Eurodrive.
Bewegung und Antrieb ist das Geschäft von SEW-Eurodrive.
(Bild: SEW-Eurodrive)

Rechtssicherheit, Kundenbindung und Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb – das sind die übergeordneten Ziele, die sich SEW-Eurodrive für das interne Informationsmanagement und die Technische Dokumentation gesteckt hat. Diese Ziele haben auch direkte Auswirkungen auf die Aufgaben der Technischen Dokumentation: Serviceorientierung, eine kurze Time-to-Market und effiziente Prozesse sind auch dort gefordert. SEW-Eurodrive arbeitet bereits seit 2005 mit der Software Schema ST4. Da sie zu diesem Zeitpunkt nicht alle Anforderungen standardmäßig unterstützte, war ein stark angepasstes System erforderlich.

Rasante Entwicklung der Software

Durch die rasante Weiterentwicklung von Schema ST4 waren diese Anpassungen später nicht mehr notwendig und SEW-Eurodrive wechselte im Januar 2014 auf die Standardversion. Dadurch war es nun auch möglich, schnell und mit überschaubarem Aufwand die neuesten Updates zu erhalten. Folgende Optimierungen konnten nun durch den Wechsel zum Standard-ST4 umgesetzt werden:

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  • Ablösen der komplexen eigenen Datenstruktur,
  • PDF-Produktion ohne Zwischenschritt im Editor und
  • Nutzen aller Funktionen in Schema ST4 wie Variantenmanagement oder TMS-Export für mehrere Sprachen.

Die erste Phase nach dem Wechsel auf den Standard

Durch die umfassende Vorarbeit von Schema und den beiden ST4-Administratoren konnten die technischen Redakteure nach der Umstellung sehr schnell wieder mit dem System arbeiten und technische Dokumentationen erstellen. Man entschied sich dafür, die Umstellung im laufenden Betrieb über ein Wochenende durchzuführen, um einen Stillstand der Redaktion zu vermeiden. Somit konnten die Redakteure sehr schnell wieder dem Tagesgeschäft nachgehen. Weiterhin sollten die Bearbeitungszeiten der Dokumente verringert und die Redakteure bei ihrer Arbeit unterstützt werden. Beispielsweise hat sich der Erstellungsprozess verschlankt, da die Redakteure nun nicht mehr die aufwändige Produktion mit dem Umweg über Frame-Maker-Bücher durchführen müssen, sondern die automatische PDF-Generierung direkt aus ST4 nutzen können. Titelseiten werden mittlerweile automatisch mit Hilfe von Metadaten generiert, früher musste hier der technische Redakteur noch selbst im Frame Maker Hand anlegen. Diese Verbesserung schlägt sich auch im gesamten Übersetzungsprozess nieder. Es muss nur noch Text übersetzt werden – die früher notwendige DTP-Arbeit entfällt gänzlich. Dies reduziert deutlich die Übersetzungskosten.

Auftragsspezifische Dokumentation schnell erstellen

Nach der Umstellungsphase und dem Sicherstellen der bisherigen Funktionen wird das Redaktionssystem Schritt für Schritt für weitere Möglichkeiten fit gemacht. Dazu gehört auch das Produzieren von auftragsspezifischer Dokumentation „on demand“ mithilfe des Schema-eigenen APX-Moduls. Des Weiteren können mit verschiedenen Layout-Templates die unterschiedlichsten Dokumentationsarten erstellt werden. Dazu gehören unter anderem

  • Betriebs- und Installationsanleitungen,
  • Kataloge,
  • Handbücher,
  • Online-Hilfen,
  • Schulungsunterlagen,
  • Datenblätter und
  • Korrekturexemplare.

Weitere Layouts sind derzeit in Arbeit.

Webportal sorgt für einfache Zusammenarbeit

Ein Grund für die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Kunde und Hersteller ist das von Schema bereit gestellte Web-Portal, in dem SEW-Eurodrive und Schema gemeinsam an der Weiterentwicklung der Anwendung arbeiten. Dort werden die Anforderungen, die „Requests“ der Anwender, eingestellt, dort kommunizieren die Projektbeteiligten ohne Umwege, dort lassen sich die verschiedenen Arbeitsstufen der einzelnen Tickets nachverfolgen, die „Bug-Fixes“ und die Fehlerreports mit der folgenden Bearbeitung.

Eine Besonderheit der Redaktionsumgebung von SEW-Eurodrive ist der Einsatz von Acrolinx IQ, einer serverbasierten Sprachprüfung der Acrolinx GmbH. Hierbei wird der Acrolinx-Client für Frame Maker genutzt, der als Editor für die Inhalte im Redaktionssystem genutzt wird. Acrolinx IQ prüft die erfassten Texte auf Terminologie, Rechtschreibung und Stilistik. Die Bedienung von Acrolinx IQ ist dabei direkt in den Editor integriert. Die geprüften Texte fließen in die Datenbank des Redaktionssystems zurück.

Auf diese Weise wird die Konsistenz der Texte sichergestellt, die einheitliche Verwendung der unternehmenseigenen Terminologie und die Wiederverwendbarkeit der einzelnen Textbausteine erhöht.

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