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Betriebsanleitungen Betriebsanleitungen automatisiert erstellen spart Zeit und Geld

| Redakteur: Jan Vollmuth

Durch Einführung eines Redaktionssystems konnte ein Maschinenbaunternehmen das Erstellen von Betriebsanleitungen automatisieren bzw. teilautomatisieren. Die Anzahl der Standard-Betriebsanleitungen wurde so von 90 Stück auf 33 Stück reduziert.

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Das Produktportfolio der Aerzener Maschinenfabrik umfasst etwa das Drehkolbengroßgebläse Alpha Blower für Prozessluftapplikationen.
Das Produktportfolio der Aerzener Maschinenfabrik umfasst etwa das Drehkolbengroßgebläse Alpha Blower für Prozessluftapplikationen.
(Bild: Aerzen)

Wer seine Produkte in die weite Welt verschickt, der muss viele Sprachen beherrschen: Diese Erfahrung teilt die Aerzener Maschinenfabrik GmbH, die pro Jahr etwa 15.000 Betriebsanleitungen in rund 30 Sprachen erstellt. Der Anbieter von zweiwelligen Drehkolbenmaschinen hat seinen Stammsitz seit der Gründung des Unternehmens 1864 durch Wilhelm Meyer in Aerzen in der Nähe von Hameln. Zur Unternehmensgruppe gehören mehr als 50 Tochtergesellschaften und Vertretungen weltweit. Das familiengeführte Unternehmen beschäftigt ca. 2500 Mitarbeiter, davon 1000 im Stammhaus in Deutschland.

Prozesse rund um Betriebsanleitungen optimiert

Die lange Firmengeschichte soll in Zukunft erfolgreich weitergeschrieben werden. Daher sollen nicht nur die Maschinen dem Stand der Technik entsprechen, sondern auch ihre Betriebsanleitungen. Die Abteilung Technische Redaktion hat deshalb ihre Prozesse rund um Betriebsanleitungen optimiert und digitalisiert: Seit Ende 2018 werden diese automatisiert bzw. teilautomatisiert und auftragsindividualisiert erstellt. Grundlage dafür ist das Redaktionssystem Cosima go! der Docufy GmbH in Verbindung mit dem Produktkonfigurator und dem SAP-System von Aerzen.

Vor der Einführung von Cosima go! existierten rund 90 Standard-Betriebsanleitungen in bis zu zehn Sprachen, ergänzt um diverse Zusatzblätter, die mittels Page Maker und Indesign erstellt wurden. Die zeitintensive Sprachenverwaltung, der hohe Aufwand bei der Erstellung und der Pflege von Betriebsanleitungen, der hohe Lagerbestand, die daraus resultierenden Kosten und nicht zuletzt ein gestiegener Anspruch an die Qualität der Dokumentationen machten den Einsatz eines zeitgemäßen Redaktionssystems notwendig.

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Die Digitalisierung der Produktion erfordert ein Umdenken in der Produktentwicklung. Der Smart Engineering Day bietet Entscheidungshilfen für die Auswahl der am besten geeigneten Methoden für Konzeption, Entwurf und Ausarbeitung von smarten Produkten und Maschinen.

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Anpassbares Redaktionssystem für alle Dokumentationsprozesse

Das Projektteam mit Angela Pedack und Heiko Nickel, Technische Redaktion und Dokumentation bei Aerzen, entschied sich für Cosima go! von Docufy aus Bamberg, einem Hersteller professioneller Softwarelösungen für die Technische Dokumentation und Multi-Level-Dokumentation. Bei Cosima go! handelt es sich um ein sofort einsatzfähiges und jederzeit an Kundenbedürfnisse anpassbares Redaktionssystem für alle Dokumentationsprozesse – für Maschinen- und Anlagenbau, Mess- und Regeltechnik, Medizintechnik oder Software.

Angela Pedack begründet ihre Entscheidung: „Die Oberfläche von Cosima ist ansprechend, die Funktionen nachvollziehbar und die Bedienung intuitiv. Zudem hat uns die Kombination mit der Risikobeurteilungssoftware Docufy Machine Safety überzeugt“. Docufy Machine Safety ist eine Spezialsoftware, mit der Unternehmen die Vorgaben der Maschinenrichtlinie umfassend und maximal effizient erfüllen. Die rechtskonforme Erstellung von Risikobeurteilungen zur CE-Kennzeichnung wird damit vereinfacht, beschleunigt und verbessert. Aerzen kann so jederzeit von der Schnittstelle von Cosima go! zu Docufy Machine Safety profitieren.

Durch den Einsatz von Cosima go! sank die Zahl der Standard-Betriebsanleitungen bei Aerzen mittlerweile auf 33 Stück in maximal 30 Sprachen. Die einzelnen Betriebsanleitungen werden nun automatisiert bzw. teilautomatisiert mit der Cosima-go!-Schnittstelle in Verbindung mit dem Produktkonfiguratur und dem SAP-System erzeugt. Grundlage dafür sind Dokumente im Redaktionssystem, die inhaltlich eine große Anzahl an Varianten darstellen. Bei der Übergabe der Produktkonfiguration an Cosima go! werden Inhalte gefiltert und mit Dokumenten aus SAP ergänzt. Die so entstandene Betriebsanleitung wird als PDF erzeugt und für weitere Prozesse bereitgestellt. Dazu gehören die automatisierte Bestellung und Fertigung in der Druckerei, die automatisierte Archivierung im SAP zu dem jeweiligen Auftrag und die ebenfalls automatisierte Bereitstellung in einer Cloud für den Download durch den Kunden.

Anstelle von inhaltlich allgemein gehaltenen Betriebsanleitungen, die zudem manuell beschafft, verwaltet und konfektioniert werden mussten, gibt es nun ein fertiges Bundle – und das dank der Sprachvariantenverwaltung und des Übersetzungsmanagements in Cosima auch in der erforderlichen Sprache. Stylesheets sorgen dafür, dass jede Betriebsanleitung automatisch im einheitlichen, professionellen Layout erstellt wird. Die individuell generierte Betriebsanleitung wird bei jeder Maschinenauslieferung zur Verfügung gestellt. Ein Druckdienstleister liefert die Betriebsanleitung „just in time“ mit dem Inverkehrbringen der Maschine. Somit gehören große Lagerbestände der Vergangenheit an. Zudem werden Kosten durch das Vernichten veralteter Betriebsanleitungen vermieden.

Besser Qualität, reduzierte Kosten

„Für Aerzen bedeutet dieser Prozess und dieses Vorgehen einen enormen Verbesserungsschritt in Bezug auf Qualität, Bereitstellung, Herstell- und Lagerkosten unserer Betriebsanleitungen“, so das Team Nickel-Pedack.

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern, Partnern oder auch Kunden Betriebsanleitungen oder andere Informationen auch über Smartphones und Tablets bereitstellen, bietet Docufy mit Topic Pilot eine Out-of-the-box-Lösung, die alle Daten mobil macht: Topic Pilot publiziert alle unternehmensweit verfügbaren Informationen auf mobilen Endgeräten, im Intranet und im Web. Das Tool kann mit den vorhandenen Datenbeständen sofort eingesetzt werden. Eine leistungsfähige Volltextsuche ist wesentlicher Bestandteil der Anwendung.

Auch bei Aerzen sind die Weichen für eine mobile Zukunft durch den Einsatz von Cosima go! gestellt: Im System ist standardmäßig eine Schnittstelle zu Topic Pilot programmiert. So wäre auch dieser nächste Schritt unkompliziert und schnell zu bewältigen.

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