Projektplanung Besprechungen einfach dokumentieren

Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Monika Zwettler

Mit einem kostenlosen Softwaretool erleichtert Con Sense jetzt Meetings: Con Sense Minutes beschleunigt und vereinfacht die Dokumentation von Besprechungen erheblich. Einmal erfasst, wird die Nachbearbeitung eines Meetings dann zum Kinderspiel.

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Das neue Softwaretool Con Sense Minutes ermöglicht die schnelle und einfache Dokumentation von Besprechungen.
Das neue Softwaretool Con Sense Minutes ermöglicht die schnelle und einfache Dokumentation von Besprechungen.
(Bild: Con Sense)

Ob Team-Meeting, Kick-Off oder Konferenz – mit dem Softwaretool Con Sense Minutes lassen sich Mitschriften schnell und unkompliziert erstellen und optimal strukturieren. Das Tool ist vielseitig einsetzbar: in Besprechungen in kleiner Gruppe oder in größerem Rahmen mit vielen Teilnehmern, mithilfe von Laptop oder Beamer. Es bietet die Möglichkeit, Tagesordnungspunkte und Themenbereiche in einer übersichtlichen Struktur anzulegen oder auch Vorlagen zu nutzen.

Protokoll umfasst alle Informationen

Alle wichtigen Informationen werden in das Con Sense Minutes-Protokoll eingetragen. So können z. B. Beschlüsse, Feststellungen, Aufgaben, zuständige Personen oder Organisationseinheiten, Termine und Status erfasst sowie die entsprechenden Aufgaben direkt den Teilnehmern zugeordnet werden. Notizen und offene Themen, die nicht direkt im Protokoll erscheinen sollen, lassen sich im Ideenspeicher sammeln.

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Zeitsparende Nachbereitung

Mit ConSense Minutes gestaltet sich die Nachbereitung von Besprechungen ganz einfach und besonders zeitsparend. Dazu bietet das Softwaretool viele nützliche Funktionen, z. B. eine Druckfunktion mit unterschiedlichen, ansprechenden Designs, die einen Ausdruck des gesamten Protokolls, einzelner Themen und Tagesordnungspunkte oder der Teilnehmerliste zulässt. Die Verteilung der Protokolle an die Teilnehmer erfolgt per E-Mail. Darüber hinaus stehen diverse Exportmöglichkeiten zur Verfügung, beispielsweise als PDF-Datei.

Die Premiumversion von ConSense Minutes erlaubt darüber hinaus, Informationen in andere Systeme zu übertragen. So können die in den Protokollen festgelegten Aufgaben in MS Outlook überführt werden. Dort wird die Umsetzung der Aufgaben durch die Verantwortlichen dokumentiert und überwacht.

Neue Black Berry OS 10-App

Seit September 2014 ist die mobile ConSense Minutes-App für Black Berry OS 10 verfügbar. Damit lässt sich auch von unterwegs auf die Minutes-Protokolle zugreifen. Die App unterstützt unter anderem ein direktes Öffnen aus E-Mails, die lokale Verwaltung von Besprechungsprotokollen, die Kontaktaufnahme mit den Besprechungsteilnehmern per E-Mail, die Übernahme von Aufgaben über die Black Berry-Freigabe in Remember sowie den Zugriff auf Protokolle im Unternehmensnetzwerk via Black Berry Balance.

Weitere Informationen und kostenloser Download unter: www.consense-minutes.de (mz)

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