Mitarbeiter-Benefits Am Ende des Jahres nochmal (steueroptimiert) Danke sagen

Ein Gastbeitrag von Lucia Ramminger

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Mit zeitgemäßen Benefits und Geschenken machen Unternehmen ihrem Team eine Freude. Dabei gilt es, rechtliche Regelungen im Blick zu behalten – dann lassen sich sogar Steuern einsparen.

Gut gemacht: Für Unternehmen gibt es unterschiedliche Wege, sich bei Mitarbeitern für Ihre Arbeit zu bedanken und Wertschätzung auszudrücken.
Gut gemacht: Für Unternehmen gibt es unterschiedliche Wege, sich bei Mitarbeitern für Ihre Arbeit zu bedanken und Wertschätzung auszudrücken.
(Bild: Shutter B - stock.adobe.com)

Steigende Energiekosten, die Inflation und der Fachkräftemangel: Sowohl Unternehmen als auch der einzelne Mitarbeitende stehen in diesen disruptiven Zeiten vor großen Herausforderungen. Umso wichtiger ist es, auf Mitarbeiter-Benefits zu setzen, die für eine Win-Win-Situation auf beiden Seiten sorgen.

Steuerfreier Sachbezug: Steuervorteil für Unternehmen und Mitarbeitende

Eine Möglichkeit hierfür ist der steuerfreie Sachbezug, der jedem im Team gewährt werden darf – von Werkstudierenden bis zur Geschäftsführung. Unternehmen können dieses Gehaltsextra von bis zu 50 Euro monatlich steuer- und sozialabgabenfrei gewähren.

Doch Vorsicht: Wird diese Freigrenze überschritten, wird der komplette Beitrag steuer- und sozialabgabepflichtig. Eine weitere Regel, die es zu beachten gilt: Der Benefit muss zum ohnehin vertraglich vereinbarten Bruttolohn gewährt werden. Zudem darf dieser Beitrag nicht in bar ausgezahlt werden.

Stattdessen können Arbeitgeber auf Gutscheine oder Gutscheinkarten setzen, die jeden Monat mit dem entsprechenden Geldbetrag aufgeladen werden. Doch um hier rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, müssen Unternehmen ein paar Richtlinien im Blick behalten: Gesetzeskonform sind nur Gutscheinkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und in eine dieser beiden Kategorien fallen:

  • Begrenzte Netzwerke: Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City Cards
  • Begrenzte Produktpalette: Gutscheinkarten für nur eine Produktkategorie wie zum Beispiel Fashion, Kino, etc.

Präsente: Richtlinien für Mitarbeitergeschenke

Anders als im privaten Rahmen, gilt es im Businesskontext ein paar Regeln zu beachten, um auch hierbei gesetzeskonform auf Steuervorteile zu setzen. So sind Präsente an Mitarbeitende steuerfrei

  • zu einem persönlichen, privaten Anlass (Geburtstag, Geburt eines Kindes etc.) oder
  • zu einem persönlichen, beruflichen Anlass (der Arbeitsstart, ein Dienstjubiläum etc.).

Die Freigrenze liegt bei 60 Euro. Der komplette Beitrag wird jedoch steuerpflichtig, wenn dieser Wert überschritten wird. Mitarbeitende dürfen bis zu drei Mal pro Jahr ein Geschenk zu einem persönlichen Anlass in Höhe von 60 Euro erhalten und auch mehrere Präsente in einem Monat sind rechtlich in Ordnung.

Ein konkretes Beispiel: Bei einem Mitarbeitenden fallen die bestandene Meisterprüfung und seine Hochzeit in einen Monat – dann darf der Arbeitgeber zu diesen beiden persönlichen Ereignissen steuerfrei jeweils ein Präsent gewähren. Entscheidend ist, dass es sich eben stets um persönliche Anlässe des Beschenkten handeln muss. Geschenke im Rahmen von Feiertagen wie Weihnachten oder Firmenjubiläen sind hingegen nicht steuerbegünstigt.

Überblick:

Mit Benefits und Geschenken Steuern sparen

  • Ob in Teil- oder Vollzeit, Minijob oder Kurzarbeit: Steuerfreie Sachbezüge bis 50 Euro pro Monat pro Mitarbeitenden und Geschenke zu besonderen Anlässen bis 60 Euro pro Mitarbeitenden bis zu drei Mail im Jahr dürfen allen Angestellten gewährt werden.
  • Die Zusatzleistungen müssen zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
  • Vorsicht: Wenn die Freigrenzen (50 Euro für den steuerfreien Sachbezug oder 60 Euro für Mitarbeitergeschenke) überschritten werden, wird der komplette Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig.
  • Die geleistete Unterstützung muss im Lohnkonto aufgezeichnet werden.

Benefits, die den Zeitgeist treffen

Neben diesen Klassikern der Mitarbeiter-Benefits empfiehlt es sich, einen Mix aus verschiedenen Zusatzleistungen zu etablieren, um sich nachhaltig als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Dabei ist es entscheidend, gesellschaftliche Entwicklungen und den Wandel der Arbeitswelt im Blick zu behalten – nur so bleiben die Zusatzleistungen am Puls der Zeit.

Mit dem Blick auf die Arbeitswelt werden flexible Strukturen immer gefragter. So fordern Bewerber und Bewerberinnen heute zunehmend, örtlich und zeitlich flexibel agieren zu können. Sofern die Möglichkeit für Homeoffice gegeben ist, sollten Unternehmen die entsprechende technische Infrastruktur zur Verfügung stellen. Damit im virtuellen Arbeitsumfeld niemand auf der Strecke bleibt, kann Coaching dabei helfen, neue Tools und Kanäle für jeden nutzbar zu machen.

Doch in vielen Berufen – sei es in der Forschung oder in der Produktion – ist die Arbeit vom heimischen Schreibtisch aus schlichtweg nicht möglich. Dennoch können Unternehmen auch hier ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich Mitarbeitende wohlfühlen. So sollten insbesondere die mentale und körperliche Gesundheit des Teams immer stärker in den Fokus rücken. Hier empfehlen sich ergonomische Arbeitsplätze, Fitnessangebote oder auch ein Workshop für die Stärkung der Resilienz. Neben der Gesundheit zählen auch Mobilität und Nachhaltigkeit zu den drängenden Zukunftsthemen unserer Zeit, und finden sich im besten Falle im Benefit-Programm wieder. Ein Leasing-Bike anstelle eines Dienstwagens oder eine Kantine mit biologischen, saisonalen und regionalen Essensangeboten treffen den (grünen) Zeitgeist.

Wertschätzung als entscheidende Basis

Neben monetären Anreizen und einem Benefit-Programm kommt es aber vor allem auf eines an: Wertschätzung von den Vorgesetzten. Die Wirkung des „Danke Sagens“ wird hier teilweise unterschätzt. Damit dies im oftmals hektischen Arbeitsalltag nicht zu kurz kommt, gilt es entsprechende Strukturen zu schaffen. Das Ziel: Leistung und Engagement des Einzelnen sichtbar zu machen und zwar völlig unabhängig von seiner Position.

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Hierzu bieten sich unternehmensweite Teamevents an, in denen Erfolge gemeinsam gefeiert werden, ebenso wie vermeintlich kleine Anerkennungen wie eine Einladung zum Mittagessen für den gelungenen Projektabschluss. Unternehmen, denen eine Kombination aus zeitgemäßen Benefits und einem wertschätzenden Umgang mit den Teams gelingt, werden sich im Recruiting als attraktiver Arbeitgeber positionieren und Mitarbeitende mit ihrem Know-how langfristig an sich binden können.

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