Technische Dokumentation 1:1-Anleitung dank Typenschlüssel mit Steuerungsfunktion

Autor / Redakteur: Kirsten Schröder / Dipl.-Ing. (FH) Monika Zwettler

Mit Hilfe eines durchdachten Modularisierungs- und Klassifizierungskonzeptes generiert ein Unternehmen jetzt auf Knopfdruck 1:1-Anleitungen aus einem Typenschlüssel.

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Variantenvielfalt in der Produktstruktur muss auch für die technische Kommunikation beherrschbar bleiben – Klassifikation und Modularisierung unterstützen dabei.
Variantenvielfalt in der Produktstruktur muss auch für die technische Kommunikation beherrschbar bleiben – Klassifikation und Modularisierung unterstützen dabei.
(Bild: Tecteam)

Die Automatisierungstechnik ist geprägt von options- und variantenreichen Produkten. Noch ist es eher die Regel, dass auch Anleitungen zu diesen Produkten alle denkbaren Varianten abbilden. Ein Unternehmen aus dem Bereich der Industrieautomation hat einen Weg gefunden, Anleitungen auf Basis des Typenschlüssels generieren zu lassen. Und begibt sich damit gleichzeitig auf den Weg in eine neue Informationskultur.

Unser Kunde – ein weltweit agierendes Unternehmen – bietet ein äußerst vielfältiges und variantenreiches Produktspektrum: Produktbereiche untergliedern sich in Produktgruppen, die aus Baureihen bestehen, welche sich aus Basistypen zusammensetzen. Diese wiederum lassen sich um zahlreiche Optionen erweitern. Hinzu kommen unterschiedliche Technologien für verschiedene Anwendungsbereiche, diverse Konfigurationsmöglichkeiten und Bedienkonzepte und nicht zuletzt der Vertrieb dieser Produkte in nahezu alle Märkte dieser Welt.

Varianten-Informationen — zunehmend unbeherrschbar

Die Logistik hinsichtlich Produktion und Vertrieb hat das Unternehmen seit jeher gut im Griff. Immer schwieriger wurde dagegen die Situation im Bereich der Information: Denn durch die Variantenvielfalt entstehen unzählige „individuelle“ Produkte, deren Funktionsweise, Installation und Betriebsverhalten in Anleitungen vermittelt werden muss. Die Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von nutzergerechten Informationen waren mit der eingesetzten DTP-Software und der etablierten redaktionellen Arbeitsweise kaum noch zu beherrschen.

Variantenvielfalt muss beherrschbar bleiben

Wie viele andere Hersteller in einer vergleichbaren Situation half man sich auch bei unserem Kunden lange Zeit mit einer naheliegenden Lösung: Es wurden Installations- und Bedienungsanleitungen für die Basistypen – teils sogar für ganze Produktgruppen - erstellt, in denen gleichzeitig die Gesamtheit der möglichen Optionen beschrieben wurde.

Diese Sammelanleitungen waren zwar redaktionell beherrschbar, sie hatten jedoch auch eine Reihe von unerwünschten Nebeneffekten. Besonders die mangelnde Benutzerfreundlichkeit sorgte für wachsende Unzufriedenheit, denn Sammelanleitungen sind typischerweise geprägt von einer unübersichtlichen Flut von im Einzelfall überflüssigen Informationen, die eine schnelle und gezielte Informationsaufnahme erschweren. Insgesamt war dieses Konzept also für niemanden eine zufriedenstellende Lösung.

Ein Einzelphänomen verändert den Blick auf das Ganze

Unser Kunde hatte bereits erkannt, dass die Lösung des Problems „Sammelanleitung“ nur ein Teil einer viel größeren Herausforderung war: Das Unternehmen fit zu machen für die Technische Kommunikation der Zukunft. Denn so vielfältig die Produkte sind, so vielfältig sind auch die heutigen Anforderungen an die produktbegleitenden Informationen: Internationale Märkte, verschiedene Zielgruppen und die Regeln moderner Mediennutzung verlangen hohe Flexibilität bei der Bereitstellung von „Content“.

Im Hinblick auf die Fülle von Möglichkeiten im Bereich der Kundenkommunikation, die man sich durch einen neuen und ganzheitlichen Ansatz zu erschließen hoffte, stellte die Ablösung der Sammelanleitungen somit nur einen Nutzen unter vielen dar.

Analyse des aktuellen Stands

Ohne eine entsprechende Vorbereitung und ein fundiertes Gesamtkonzept kann eine solche Neuausrichtung allerdings nicht gelingen. So wurde vor die Frage nach den einzusetzenden technischen Systemen und die Modalitäten der Umsetzung eine Analysephase geschaltet und alles Althergebrachte einer kritischen Prüfung unterzogen: Die aktuelle Arbeitsweise in der Redaktion, die verwendete Software, die umgebenden Prozesse, die Ressourcen, die Qualifikation der Mitarbeiter usw.

Aus dem herausgearbeiteten Optimierungspotenzial wurden konkrete Ziele abgeleitet, die in verschiedenen Teilprojekten abgebildet wurden. Das erste Teilziel wurde wie folgt definiert: Durch Eingabe eines Typenschlüssels auf einer Web-Oberfläche sollen sich die spezifischen Informationseinheiten für den Kunden zu einer individuellen Dokumentation zusammenstellen lassen.

Die Herausforderung lag in der Frage: Wie lassen sich Informationen mit dem Typenschlüssel verknüpfen und wie lässt sich daraus eine zusammenhängende Gesamtinformation für den Benutzer generieren?

Redaktionelle Vorbereitung

Der erste Schritt war die Verabschiedung vom Zeitalter der Textverarbeitung: Das Denken in gesamten Dokumentstrukturen wurde abgelöst von der Devise „Ab jetzt betreiben wir Informationsmanagement“.

Ein effizientes Informationsmanagement setzt jedoch mindestens zweierlei voraus: Inhaltlich gut aufbereitete und sinnvoll granulierte Informationen, sowie ein leistungsfähiges System, welches diese Informationen verwalten und in der gewünschten Weise bereitstellen kann. (Der Prozess der Auswahl und Installation eines geeigneten Redaktionssystems - hier in der Bedeutung „CCMS: Component Content Management System“-, sowie die Einbindung in die unternehmensweite Systemlandschaft erfolgte parallel und wird an dieser Stelle nicht näher erläutert.)

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