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Definition Was ist eigentlich die Getting-Things-Done-Methode?

| Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Monika Zwettler

Getting Things Done, kurz GTD oder GTD-Methode, ist eine vom US-Amerikaner David Allen entwickelte Selbstmanagement-Methode, bei der sämtliche Aufgaben in Aufgabenlisten erfasst werden. Wie die GTD-Methode funktioniert, lesen Sie hier.

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Das Thema Zeitmanagement ist nicht nur in Corona-Zeiten von großer Bedeutung.
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(Bild: gemeinfrei / CC0 )

Die aktuelle Situation rund um die Corona-Krise stellt viele vor große Herausforderungen: Homeoffice, Homeschooling und Homekita verlangen nach einem guten Organisations- und Zeitmanagement. Eine bewährte Methode, die dabei helfen kann, ist Getting Things Done. Das Zeitmanagement- und Produktivitätssystem unterstützt den Anwender durch ein umfassendes Listen- und Terminkalendersystem darin, seine Aufgaben und Verpflichtungen stressfrei und effizient zu erledigen.

Dem Kopf Ruhe gönnen

Das Grundprinzip der GTD-Methode:

  • Alle Aufgaben sollen schriftlich fixiert werden, sodass man sicher sein kann, nichts zu vergessen. Dadurch soll der Nutzer langfristig entlastet werden. Da somit auch keine Notwendigkeit besteht, sich ständig an wichtige Aufgaben zu erinnern, sollen die Gedanken auch seltener zu ungünstigen Zeiten um geplante Tätigkeiten kreisen. Sprich: Das schlafraubende Grübeln im Bett soll abnehmen.
  • Dank der schriftlichen Organisation kann sich unser Gehirn darauf verlassen, dass alles rechtzeitig erledigt und nichts vergessen wird. Es kann somit in Ruhephasen wirklich entspannen und sich besser auf die Aufgaben fokussieren, die gerade aktuell sind, da einem nichts mehr im Hinterkopf herumspukt.
  • Größere Aufgaben untergliedert man bei dieser Methode in kleinere Teilaufgaben, für die man konkrete Termine festlegt. Ein regelmäßiger Review stellt sicher, dass alle Aufgaben und Projekte im Blick behalten, Schwachstellen erkannt werden und so die Möglichkeit für Verbesserungen entsteht.

Entwicklung der GTD-Methode

Der US-Produktivitätsberater David Allen entwickelte die GTD-Methode und stellte sie 2001 in seinem gleichnamigen Buch „Getting Things Done“ (Deutsche Ausgabe: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag, Piper Taschenbuch, ISBN 3937051457) der Öffentlichkeit vor.
2015 ist die überarbeitete Neuausgabe (ISBN 3492307205) erschienen.

Schritt 1: Sammeln

Alle anstehenden Aufgaben, Termine und Ideen werden in sogenannten „Eingangskörben“ gesammelt. Dabei muss es sich natürlich nicht um tatsächliche Eingangskörbe handeln, vielmehr ist es ein Sammelbegriff für Ordnungssysteme, in denen Sie Dinge schriftlich festhalten können. Folglich sind digitale wie auch analoge Eingangskörbe denkbar:

  • E-Mail-Postfach,
  • Evernote/Onenote oder
  • physische Ablagekörbe sowie Hängeregistraturen.

Bei der Einführung kann der erste Schritt zunächst einige Tage in Anspruch nehmen. Danach fügen Sie einfach immer dann neue Aufgaben, Termine und Ideen Ihren Eingangskörben hinzu, sobald sie entstehen.

Schritt 2: Verarbeiten

Die Aufzeichnungen in den Eingangskörben werden gesichtet und verarbeitet. Das bedeutet, dass Sie sie in das Getting-Things-Done-System einordnen müssen. Jede Eintragung wird nach folgenden Kriterien sortiert:

  • Um was für eine Aufgabe handelt es sich?
  • Kann ich aktuell etwas unternehmen?
  • Was ist der nächste Schritt?

Bei der Sichtung der Eingangskörbe sollen nichts zurückgelegt werden, sondern für jedes Material eine Einsortierung stattfinden. Wenn keine Handlung möglich oder erforderlich ist, bleiben die drei Optionen:

  • Entsorgen
  • Als Referenzmaterial archivieren
  • Auf „Irgendwann/Vielleicht“-Liste setzen

GTD-Tipp

Aufgaben, die Sie in weniger als zwei Minuten erledigen können, sollten Sie direkt bearbeiten und nicht in das Getting-Things-Done-System überführen.

Schritt 3: Organisieren

Listen und Schritte aufschreiben kennen die meisten. Doch häufig bleiben diese unbearbeitet und verschwindet dann in irgendeiner Schublade. David Allen empfiehlt in seinem Buch erste sinnvolle Kategorien, mit denen Sie anfangen können, zu arbeiten - zum Beispiel "Nächste Aktionen", "Projekte", "Warten auf" oder "Vielleicht/Irgendwann". Welche Listen bzw. Kategorien als nützlich empfunden wird, ist dann aber jedem Einzelnen überlassen.

  • Alle Eintragungen, die eine Handlung erfordern, werden zunächst Zwischenablagen zugeordnet bzw. auf Listen gesetzt und von dort aus weiterbearbeitet.
  • Nur Termine werden in den Kalender eingetragen.
  • Zu erledigende Aufgaben kommen auf die „Nächste Schritte“-Liste oder werden als Projekt erfasst und in Teilschritte zerlegt.

GTD-Tipp

Ordnen Sie Ihre nächsten Schritte kontextbezogenen Listen zu. Ist ein nächster Schritt beispielsweise „Susanne wegen des Meetings am 12.7. anrufen“ gehört, gehört diese Aufgabe in die Liste „Anrufe“.

Eine separate, von der Projektliste getrennte Liste für projektunabhängige nächste Schritte entlastet den Kopf weiter. Auch eine Erinnerungsliste für alle delegierten Aufgaben außerhalb von Projekten kann hilfreich sein.

Schritt 4: Durchsehen

Das Organisieren der eigenen Aufgaben und Termine schafft zwar Übersicht, sorgt allein aber noch nicht dafür, dass die eigene Produktivität steigt und alles in der vorgesehenen Zeit erledigt ist. Dafür ist es notwendig, dass die Listen regelmäßig gesichtet werden:

  • Terminkalender mehrmals täglich prüfen
  • Mindestens einmal täglich checken
  • Einmal täglich die Eingangskörbe leeren

Nur wer sicher sein kann, dass das System aktuell ist, kann sich später ohne Gedanken an mögliche vergessene Termine ganz auf die Aufgaben konzentrieren.

Schritt 5: Erledigen

Um zu entscheiden, was als nächstes getan werden sollte, müssen gemäß der GTD-Methode vier Kriterien berücksichtigt werden:

  • Kontext,
  • verfügbare Zeit,
  • verfügbare Energie und
  • Priorität.

Spätestens in dieser Phase ergibt das Verarbeiten (Phase 2) Sinn. Nur die Kategorien sind sinnvoll, die im Moment auch erledigbar sind:

  • Wer im Büro ist, sollte die Liste „Besorgungen“ außer acht lassen - das belastet nur den Kopf.
  • Wer im Flugzeug sitzt, sollte nicht in die Liste „Anrufe“ schauen, denn telefonieren ist gerade nicht möglich.
  • Wer nur noch 20 Minuten Zeit hat, sollte eine Aufgabe wählen, die zum momentanen Zeit- und Energiepensum passt - als nicht de Planung für das komplette kommende Jahr.

Die Vorteile der GTD-Methode

  • 1. Den Kopf frei bekommen: Mit GTD wird alles erfasst, was Aufmerksamkeit beansprucht. Durch das Notieren wird der Kopf entlastet.
  • 2. Nichts mehr vergessen: Jeder Punkt der Gedanken- und Aufgabensammlung wird verarbeitet, sodass nichts mehr "hinten runter fällt".
  • 3. Produktivität erhöhen und Stress eliminieren: GTD steigert die Produktivität nachhaltig. Gleichzeitig reduziert die Methode das Stresslevel. Anwender können souverän auf Herausforderungen reagieren.
  • 4. Zur richtigen Zeit an das Richtige erinnert werden: Mit GTD haben Anwender die Dinge zuverlässig im Blick, wenn diese benötigt werden oder erledigt werden müssen. Das spart Energie und sorgt für Klarheit und Fokussierung.
  • 5. Raum und Freiheiten schaffen: Letztlich entsteht mehr Raum und Fokus für das, was dem Einzelnen wirklich wichtig ist.

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