Dokumentation Was die Technische Redaktion für erfolgreiche Digitalisierung leistet

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Im Rahmen der Digitalisierung ist es von großer Bedeutung, wie vorhandene Daten effizient genutzt werden. Die Technische Redaktion hat das Potenzial, nicht genutzte Daten zu erkennen und den Effizienzgewinn zu bemessen.

Über die Jahre wurden in fast allen Unternehmen spezifische Softwarelösungen für die unterschiedlichsten Bereiche und Aufgaben eingeführt, beispielsweise ERP, CAT, CCMS oder PIM. Diese Systeme generieren eine Menge Daten, die in dem jeweiligen Bereich verarbeitet und genutzt werden – aber meist auch nur dort. Man spricht in diesem Zusammenhang von Dateninseln, die im gesamten Unternehmen vorhanden, aber nicht untereinander verbunden sind.

Daten, Informationen oder Wissen?

Daten und Informationen werden gern verwechselt.

• Daten sind zunächst nichts anderes als verschiedene Symbole und Zeichen, die eine Information formal darstellen. Im umgangssprachlichen Sinne werden sie als Fakten verstanden und somit als Informationen angesehen.

• Doch erst in Verknüpfung mit zusätzlichem Kontext werden Daten zu Informationen, zum Beispiel in Form von Kenntnissen über Sachverhalte.

• Wissen beschreibt die gesammelten Informationen, die über einen Sachverhalt zur Verfügung stehen. Die Kenntnisse darüber ermöglichen es, fundierte Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen. Auch Maschinen können auf Grund von neuem Wissen, das durch Informationen generiert wird, Entscheidungen treffen.

Der Technischen Redaktion kommt auf dem Weg in die Digitalisierung eine zentrale Bedeutung zu. Angesiedelt am Ende der Prozesse von Entwicklung bis Vertrieb fallen oft erst hier die Brüche in der Informationskette auf, wird die oft mangelnde Kommunikation unter den Bereichen deutlich und führt das Fehlen vernetzter Daten nicht selten zu Mehraufwand und Terminschwierigkeiten. Genau aus diesem Grund ist die Technische Redaktion eine unverzichtbare Partnerin bei jedem Digitalisierungsvorhaben: Sie hat die Befähigung, das Potenzial nicht genutzter Daten zu erkennen und den Effizienzgewinn vernetzter Daten zu bemessen.

Mit Informationsgold Wissen generieren

Die Technische Redaktion kann maßgeblich dazu beitragen, einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu generieren. Vernetzte Informationen bieten entscheidende Vorteile, die die Unternehmen im Wettbewerb ausspielen können. Die Technische Dokumentation hat das Potenzial, über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg einen maßgeblichen Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten. Dokumentation ist ein Bestandteil des Produkts, wächst in der Entstehung des Produkts mit und umfasst als solche das gesamte Wissen zur Maschine oder Gesamtanlage. Dieses Wissen kann nicht nur dazu eingesetzt werden, Maschinen und Anlagen sicher zu bedienen und instand zu halten, es kann in digitaler Form die Basis für neue Geschäftsmodelle im Sinne von Industrie 4.0 sein. Die Technische Redaktion sollte daher den Digitalisierungsprozess, der über entsprechende Verarbeitungsschritte Daten zu Informationen und diese wiederum zu Wissen wandelt, mindestens begleiten, wenn nicht gar mit steuern.

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Vom Dienstleister zum Problemlöser

Um einen Mehrwert aus der Nutzung der vorhandenen Daten im Unternehmen generieren zu können, müssen die unabhängigen Dateninseln aufgelöst und zu einer interagierenden Gesamtstruktur zusammengefügt werden. Eine Verwaltung und Verarbeitung kleinster Sinneinheiten zu immer neuen und anderen Informationsprodukten ist das Ziel. In einer modernen Technischen Redaktion findet sich heute großes Potenzial bezüglich Digitalisierungsthemen.

Im Bereich der Technischen Dokumentation ging es in den meisten Fällen darum, Content kostenoptimal und prozesssicher aufzubereiten und nachfolgende Prozesse wie das Übersetzen und Verteilen sicherzustellen. Doch die Synergien, die sich hieraus für andere Unternehmensbereiche ergeben, sind vielfältig:

• Strukturen und qualitativ hochwertiger Content sind Grundlagen für die Weiterverarbeitung in unterschiedlichsten Unternehmensbereichen wie Service und Schulung. Bestandteile der Technischen Dokumentation finden über eine richtige Verknüpfung den Zugang zu Schulungs- und Wartungsunterlagen. Als hervorragende Lösung für die Bereitstellung solcher Unterlagen bieten sich Lernmanagementsysteme (LMS) an, die zeitlich und örtlich ungebunden genutzt werden können.

• Weiterhin lassen sich bestimmte Prozesse bei richtiger Durchführung automatisieren. Hierbei kann ein eingehender Auftrag bereits dokumentationsrelevante Informationen enthalten, anhand derer sich technische Dokumente zusammenstellen und Zulieferdokumente, Pläne usw. hinzufügen lassen. Vollautomatisiert und ohne weiteres Dazutun wird die Auftragsdokumentation in einem Versandordner abgelegt.

• Zu guter Letzt müssen Informationen zielgerichtet verteilt werden. Nutzergruppen wie Servicetechniker oder Maschinenbediener – geschult oder ungeschult – haben unterschiedliche Anforderungen. Technische Gegebenheiten oder länderspezifische Besonderheiten lassen sich durch den Einsatz moderner Softwaretools auffangen. Möglichkeiten zur Optimierung von Daten- und Informationsflüssen, Vereinfachung von Abläufen oder eine Weiterentwicklung des Informationsmanagements stecken häufig schon in den Köpfen der Mitarbeitenden und müssen nur zutage gefördert werden.

Technische Dokumentation

Effizient dokumentieren dank modularem System

Partner und Wegbereiter

Qualifizierte Beratung von erfahrenen Experten, ein kompetentes Team von fachlich versierten Kolleginnen und Kollegen im Hintergrund sowie ein Gespür für Menschen – das sind die Zutaten, die solche Projekte erfolgreich machen. Die Mitarbeiter, die in den Unternehmen an der Realisierung von Digitalisierungsprozessen beteiligt sind, müssen mit den notwendigen Kompetenzen ausgestattet werden. Dafür bieten erfahrene Beratungsunternehmen zusätzlich Seminare und Workshops an. Hier können Fähigkeiten und Kenntnisse erworben oder erweitert werden, um auf allen Gebieten der Erstellung, der Strukturierung und der Distribution von Informationsprodukten für zukünftig anstehende Anforderungen gewappnet zu sein.

* Volker Granacher ist Geschäftsführer der tecteam GmbH.

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