Technische Kommunikation Vier neue Produkte rund um technisches Wissen und Dokumentation

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Novotechnik Messwertaufnehmer OHG

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Wir stellen hier vier neue oder verbesserte Lösungen für die technische Dokumentation, das Terminologiemanagement und das Wissensmanagement vor.

1. Wissensmanagement-Tool für den Mittelstand

Um Wissen zu organisieren und aufzubereiten, nutzen viele Unternehmen digitale Anwendungen. In der Regel speichern sie diese wichtigen Informationen in zentralen Systemen – dort werden sie jedoch nicht immer gefunden. Das von der TH Köln unterstützte Start-up Knowledge in a Box hat deshalb ein neuartiges Tool entwickelt, das Wissen besser auffindbar und insbesondere dort verfügbar machen soll, wo es benötigt wird.

Langwieriges Suchen verhindern

„Durch den Renteneintritt der so genannten Baby-Boomer droht mittelständischen Unternehmen ein massiver Wissensverlust. Zudem bringt die Digitalisierung stetig neue Veränderungen im Arbeitsalltag. Diese Entwicklungen macht Wissensmanagement in Unternehmen immer wichtiger. Bisherige Tools bieten dafür zwar unzählige Funktionen zur Erstellung von aufwendigen Inhalten. Allerdings stellen diese häufig nicht verlässlich genug sicher, dass Informationen schnell und einfach gefunden werden“, sagt Patrick Bala, der das Start-up gemeinsam mit Till Hoffmann und Lukas Klaßen gegründet hat. Die Folgen seien langwierige Suchen, Unwissenheit über die Existenz von Dokumenten und veraltete Informationen.

Das Start-up entwickelt deshalb ein Tool, das den Nutzer die richtige Hilfe im richtigen Moment bereitstellt. So soll die Suchzeit reduziert werden und Unternehmen sollen vorhandene Ressourcen besser nutzen. „Klassische Tools verwenden Baumstrukturen oder Suchfelder. Das setzt allerdings voraus, dass entweder die Struktur für Mitarbeitende nachvollziehbar ist oder sie die richtigen Suchbegriffe eingeben. Wir wollen Informationen dagegen kontextbasiert verfügbar machen. Egal, welche Webseite geöffnet ist: Wenn dazu wissenswerter Content existiert, werden Nutzer darauf aufmerksam gemacht“, so Hoffmann.

Ein digitaler Zwilling als Abbild des Unternehmens

Die Anwendung von Knowledge in a Box basiert auf einer so genannten Graphendatenbank. „Mithilfe dieser modernen Datenbank müssen wir Informationen nicht klassisch in Tabellen speichern, sondern können sie als einzelne Objekte erfassen,“ erläutert Klaßen, der an der TH Köln den berufsbegleitenden Masterstudiengang Web Science absolviert und sich in seiner Abschlussarbeit mit Graphendatenbanken beschäftigt hat. „So werden alle Personen, Ressourcen, Abläufe, Systeme, Maschinen und Standorte in das System eingepflegt und in einen gemeinsamen Kontext gebracht. Auf diese Weise entsteht ein digitaler Zwilling, also eine Art digitales Abbild des Unternehmensnetzwerks.“

Wird eine Webseite aufgerufen, gleicht ein digitaler Assistent die jeweilige URL in Echtzeit mit Übereinstimmungen im digitalen Zwilling ab. Die Ergebnisse werden dann nach Relevanz sortiert und bereitgestellt. „So erhalten Mitarbeitende alle wichtigen Inhalte, bevor sie selbst danach suchen müssen“, sagt Klaßen.

Auch als mobile Variante geplant

Neben der Webanwendung wird es auch eine mobile Variante des Tools geben: Dazu werden NFC-Aufkleber oder QR-Codes beispielsweise an Maschinen oder anderen physischen Objekten angebracht. Diese können mit Informationen zu Anleitungen, Checklisten oder häufigen Fehlern versehen werden und vor Ort mit dem Smartphone ausgelesen werden. So könnten Unternehmen künftig auf gedruckte Anleitungen verzichten.

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2. Informations- und Wissensmanagement-Plattform in neuer Version

Die Informations- und Wissensmanagement-Plattform Lexican von Vetafab Software GmbH steht jetzt in der Version 7 Personal zur Verfügung. Als komfortable Wiki-Lösung ermöglicht es Lexican, Wissen und Informationen auf einfache Weise effizient zu organisieren und zu vernetzen. Dies kommt privaten ebenso wie beruflichen Anwendern beispielsweise bei Projekten wie Dokumentationen, akademischen Arbeiten, Handbüchern, beim Sammeln und Verwalten von Daten und Notizen oder dem Erstellen von Knowledge Bases zugute.

Benutzeroberfläche mit überarbeitetem Kontextbereich

Die Version 7 präsentiert sich mit einer überarbeiteten Oberfläche, die das Arbeiten noch ergonomischer gestalten soll. Durch eine vertikale Anordnung der Navigation sind alle Bereiche unabhängig von der jeweiligen Ansicht schnell aufrufbar. Der überarbeitete Kontextbereich zeigt auf einen Blick die Zahl der Quellen, Dateianhänge, Schlagwörter und weitere Daten an. Funktionen, die aktuell nicht benötigt werden, lassen sich jetzt auch komplett deaktivieren. Diese Reduktion auf das Wesentliche sorgt für eine besonders aufgeräumte Arbeitsoberfläche ohne störende Ablenkungen.

Import- und Exportfunktionen erweitert

Gleichzeitig wurden in Lexican7 Personal die Import- und Exportfunktionen erweitert, um einen einfachen Datenaustausch mit anderen Literaturverwaltungen zu ermöglichen. Dazu stehen zum Beispiel Dateiformate wie BibTex zur Auswahl. Für mehr Übersicht sorgen darüber hinaus die Funktion, Quellen in der Navigation nach Art oder Titel zu gruppieren sowie die Anzeige aller Zitationsstellen einer Quelle im Kontextbereich eines Artikels.

Automatische Erstellung von Quellen mit moderner Zitationsweise

Um wissenschaftliches Arbeiten noch stärker zu unterstützen, verfügt Lexican 7 Personal über eine komplett neu entwickelte Quellenverwaltung, die sich an den Anforderungen einer modernen Literaturverwaltung orientiert. Quellen lassen sich dabei bequem und automatisch über die URL der Website oder international gängige Kennungen erstellen. Dazu zählen neben der ISBN beispielsweise auch im wissenschaftlichen Bereich verwendete Identifikatoren wie DOI (Digital Object Identifier) oder PMID (PubMed Identifier). Über die Auswahl vieler verschiedener Quellenarten können unterschiedlichste Arten von Belegen berücksichtigt werden –vom Blog-Post über E-Mails bis hin zu Filmen oder Gesetzentwürfen.

3. Technische Dokumentationen für den Maschinenbau – anwenderzentriert, als App, online oder offline

Die Produkte und Lösungen wie Antriebskomponenten und komplexe Bewegungs- und Positioniersysteme der Jenaer Antriebstechnik (JAT) sind vorwiegend kundenspezifisch. Daher gibt es viele relevante Informationen zu erstellen, zu verwalten, zu publizieren und zu verteilen. Um die Informationen so zu managen, dass Kunden für ihr Produkt jederzeit die relevanten Daten erhalten, benötigt es eine smarte Lösung – die JAT mit einem neuen Informationsportal nun bereitstellt. Damit will das Unternehmen den Umgang mit technischen Dokumentationen maßgeblich vereinfachen, wodurch Hersteller und Anwender entlastet werden sollen. Der Verzicht auf physische Trägermedien trägt gleichzeitig zu einem nachhaltigeren Umgang mit natürlichen Ressourcen bei.

Direkter Zugriff per App

Alle Informationen zu Produkten und Lösungen werden im Informationsportal bereitgestellt. Das Informationsportal ist als Webversion oder als App für Android und iOS kostenfrei nutzbar. Über einen Standard-Zugang erhält der Benutzer eine Vielzahl von Dokumenten und Daten zu den JAT-Produkten wie Datenblätter, Handbücher, Zertifikate, CAD-Daten, Eplan-Daten, Inbetriebnahme-Software, Firmware. Darüber erhalten Kunden auf Wunsch einen individuellen Zugriff, mit dem sie Begleitpapiere zu kundenspezifischen Mechatroniksystemen, etwa Montageanleitungen, Wartungspläne, Kabelpläne, Zeichnungen, Prüfprotokolle und Ersatzteillisten aufrufen können.

Zusätzlich kann man mit der App einen Bar- oder Data-Matrix-Code auf dem Typenschild eines JAT-Produkts scannen, um direkten Zugriff auf die zugehörigen Dokumente zu erlangen. Alle Inhalte können neben einem Onlinezugriff auch für den Offline-Einsatz gespeichert werden.

Fragmentierung als Grundlage

Die Grundlage der digitalen Bereitstellung von Produktdokumentationen durch das JAT Informationsportal bildet die Fragmentierung: Neben einer Volltextsuche sind Metadaten die Voraussetzung, um in großen Datenmengen strukturiert suchen zu können und relevante Inhalte produkt- und zielgruppenspezifisch schnell zu finden.

Nach der Digitalisierung, der Fragmentierung und der Bereitstellung inklusive der Verknüpfung durch Metadaten, hat sich JAT neue Ziele für das Informationsportal gesetzt. „Langfristig werden alle Verschleißteile unserer Produkte mit eigenen Data Matrix Codes ausgestattet. So kann das richtige Ersatzteil schnell bestellt werden, genau dann, wenn es drauf ankommt.“ erklärt Matthias Seitz, Prozessingenieur für Digitalisierung bei JAT.

Trends in der Produktentwicklung 2023

Steigende Herausforderungen intelligent meistern

4. Eine einheitliche Sprache im Projekt garantieren

Eine kosten- und zeiteffiziente Produktentwicklung mit möglichst wenigen Problemstellungen und Fehlern bis zum fertigen Endprodukt ist das Ziel eines jeden Entwicklungsingenieurs. Sehr wichtig dabei ist eine geregelte und allgemein verständliche Kommunikation.

Doch insbesondere bei abteilungsübergreifenden Projekten ist eine einheitliche Terminologie nicht immer leicht. Abhilfe schafft ein Webbrowser-Add-on von Invenio: der Term Master.

Umfassendes Glossar als Basis

Basis dessen ist zunächst die Erstellung und Pflege eines Glossars. In diesem werden Begriffe sowie Abkürzungen definiert und Kategorien zugeordnet: erlaubte Begriffe, verbotene Begriffe und deren erlaubte Synonyme als auch noch zu definierende Begriffe. Kristoffer Falk, Junior Consultant Systems Engineering bei Invenio erläutert, worauf es bei der Erstellung des Glossars ankommt: „Unter anderem stellt sich die Frage, ob das Glossar nur für ein Projekt oder für das ganze Unternehmen gelten soll, wobei auch eine Kombination möglich ist. Auch die Wiederverwendung von Ressourcen wie Spezifikationen spielt eine große Rolle. So können Begriffe, die in mehreren Projekten vorkommen, in dem Glossar definiert und gepflegt werden.” Es solle, so Falk, außerdem eine klare Verantwortlichkeit für das Glossar geben, da Begriffe nicht willkürlich von jedem eingepflegt werden sollten. Bei Schwierigkeiten in der Erstellung des Glossars steht Invenio seinen Kunden unterstützend zur Seite.

Kontrollwerkzeug für mehr Qualität in den Anforderungen und Texten

Das Add-on greift auf das Glossar zu und markiert in Produktdokumenten im Ampelprinzip alle definierten Begriffe anhand von Kategorien. So steht grün für erlaubte, gelb für noch nicht definierte bzw. mehrdeutige und rot für verbotene Begriffe. Der Anwender kann schließlich bei den verbotenen Termini selbst entscheiden, ob und durch welches Synonym er sie ersetzen möchte – und das mit nur einem Klick direkt im Dokument.

Auch wenn Glossar und Spezifikationen in verschiedenen Tools gepflegt werden, bietet der Term Master die Möglichkeit, Begriffe aus beiden Quellen zu markieren, ohne das zugrundeliegende Tool die ganze Zeit zu wechseln. Mithilfe des Add-ons wird das Glossar aktiver verwendet, was auch dazu führt, dass zunehmend mehr Wert auf die Pflege der definierten Begrifflichkeiten gelegt und das Glossar häufiger aktualisiert wird, heißt es. Das Ergebnis sei eine deutlich höhere Qualität der Anforderungen und Texte.

Jahresbericht des DPMA

Deutsche Patentanmeldungen in Digitaltechnik gehen zurück

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