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Technische Dokumente richtig verwalten

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Anlagenstruktur schafft Transparenz

Ist zum Beispiel eine Pumpe in einer Anlage an zwei oder mehr verschiedenen Stellen verbaut, liegt die Spezifikation an verschiedenen Stellen innerhalb der Ordnerstruktur des File-Systems. Ändert sie sich, muss dies an allen Stellen synchronisiert werden. Und hierbei ist noch nicht berücksichtigt, dass die Spezifikation der Entwicklungsabteilung, der Fertigung, des Einkaufs und die Produktbeschreibung des Vertriebes in völlig unterschiedlichen Ordnerstrukturen oder gar Systemen abgelegt sind, obwohl sie sich mit ein und derselbe Pumpe beschäftigen.

Über die Ablage und Verschlagwortung klassischer DMS lässt sich eine Zusammengehörigkeit von Dokumenten zwar über gleiche Keywords herstellen. Der Zusammenhang ist über die „Tags“ eines Dokumentes aber nicht eindeutig herstellbar. Wirkliche Transparenz erhält man erst über die Struktur der Anlage, denn diese ist zunächst einmal unabhängig von einem Dokument. So wie die Patientenakte zum Patienten, gehören auch die technischen Dokumente zu der Baugruppe der Anlage oder Maschine.

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Struktur bildet Zusammenhang

DMS-Tec verwaltet eine Produktstruktur, eine Anlage oder ein Infrastrukturobjekt deshalb in einer vom Dokument losgelösten Form. Strukturen werden etwa durch die technische Ausprägung der Anlage/des Produktes oder den Aufstellort gebildet und es kann sie mehrfach und unabhängig voneinander geben. Gebildet wird die Struktur über Verknüpfungen. Die Strukturen bilden also den Zusammenhang ab und die Dokumente und Daten werden darin abgelegt bzw. eingehängt. Wenn ein Objekt wie die genannte Pumpe mehrfach vorhanden ist, liegen in der Struktur selbstverständlich keine Kopien, sondern immer nur die Referenzen auf die originären Dokumente bzw. Daten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und bearbeitet wird. Für die Pumpe im Kühlsystem kann es zum Beispiel noch Informationen aus dem Lebenszyklus der Anlage geben, die für die Pumpe im Speisewassersystem nicht zutreffen (siehe Abbildung 1).

Dynamische Sichten

Damit wird ein Schritt vollzogen: weg von der Filesystem-orientierten Ordnerstruktur hin zu dynamischen Sichten auf eine gemeinsame Datenbasis. Jedes Dokument wird im System nur einmal mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft. Unabhängig davon wird nun eine Ordnerstruktur als dynamische Sicht darauf aufgebaut. Das Dokument liegt also nicht in einem festgelegten Ordner, sondern die Ordnerstruktur ist nur eine Sicht auf das Dokument.

Möglich wird mit diesem Ansatz, dass die Konstruktionsabteilung ihre Sicht auf Zeichnungen und CAD-Modelle eines Bauteils anders gestaltet als die Produktion, die sich für Montage- und Fertigungsberichte interessiert (siehe Abbildung 3). Der Service benötigt dagegen alle zur Anlage gehörenden Schadensberichte einschließlich der Information, welche Pumpe beschädigt war. Weil aber jedes Dokument nur einmal im DMS-Tec abgelegt wird, greift jeder stets auf die richtigen und aktuellen Dokumentversionen zu. (mz)

* Raimund Schlotmann ist Geschäftsführer der PROCAD GmbH & Co. KG

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