DMS Technische Dokumente richtig verwalten

Der Maschinen- und Anlagenbau hat besondere Anforderungen an das Dokumentenmanagement, die herkömmliche Systeme häufig nicht erfüllen: Es fehlt eine sachgerechte Dokumentenlenkung für die typischen Arbeitsabläufe im Maschinenbau sowie die Möglichkeit, Produktinformationen entsprechend des Produktaufbaus zu strukturieren. Als Antwort hat Procad eine auf die Abbildung technischer Strukturen spezialisierte DMS-Tec-Lösung entwickelt, die Unterstützung im Prozess- und Projektmanagement bietet.

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PROCAD GmbH & Co. KG

Komplexe Strukturen im Maschinen- und Anlagenbau, bei Infrastruktur- oder Chemie-unternehmen lassen sich mit herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen nur unzureichend abbilden. Hierfür bedarf es spezieller Ausprägungen eines DMS, die auch als DMS-Tec bezeichnet werden. Sie erlauben die Abbildung von Strukturen und darauf aufbauend eine Unterstützung im Prozess- und Projektmanagement. Weil sich solche Lösungen sowohl als DMS wie als PDM-System einsetzen lassen, können Unternehmen mit ihnen ein durchgängiges Product Data Backbone bereitstellen – das wiederum die Basis für die Abbildung von PLM-Prozessen darstellt.

Bei DMS-Tec geht es um zwei zentrale Aspekte:

• die Ablage von Dokumenten und Daten in die Strukturen, die eine Anlage oder ein Projekt repräsentieren (Abbildung 1) sowie

• darauf aufbauend um eine Unterstützung im Prozess- und Projektmanagement. Hier gilt es, für solche Anlagen und Maschinen eine transparente Dokumentenlenkung zu realisieren, die erfahrungsgemäß eng mit diesen Strukturen verbunden ist.

Zwar existieren seit langem verschiedenste Softwarelösungen für das Daten- und Dokumentenmanagement: PDM-Systeme in der Produktentwicklung, ERP/SCM-Suiten für Herstell- und Logistikprozesse, CRM-Lösungen als Verbindung zum Kunden und DMS für das Management von kaufmännischen Dokumenten. Das grundsätzliche Problem dabei: Innerhalb aller Kernanwendungen entstehen Dokumente, die bislang getrennt verwaltet werden. Dies erschwert eine abteilungsübergreifende, durchgängige Arbeit mit produktrelevanten Daten und Dokumenten – aber genau dies ist die Grundlage für durchgängige Prozesse und ein unternehmensweites Product- and Document-Lifecycle-Management.

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Einheitliches Product Data Backbone

Technisch geprägte Unternehmen mit komplexen Produkten benötigen ein einheitliches Product Data Backbone, das sowohl DMS als auch PDM auf einer Datenbasis abdeckt. Einen solchen Ansatz hat das Karlsruher Unternehmen Procad mit seinem System PRO.File entwickelt: ein PDM- und DMS-Tec-System, das die Anforderungen an ein Product Data Backbone erfüllt und den Ausbau zu PLM ermöglicht: Damit ist es möglich, Produktinformationen entsprechend des Produktaufbaus zu strukturieren und so eine sachgerechte Dokumentenlenkung für die typischen Arbeitsabläufe abzubilden (Abbildung 2).

Die Strukturinformationen zu einem Bauteil entstehen traditionellerweise in der Entwicklung und werden in der Fertigung und im Vertrieb verwendet. CAD-, PDM-, ERP- und CRM-Systeme arbeiten aber in den seltensten Fällen in durchgängig gemanagten Strukturen. Betrachtet man darüber hinaus die Ablage in klassischen File-Systemen wie der Windows-Explorer-Struktur und die damit verbundene Menge an unstrukturierten Daten, wird schnell klar: Versionen, Freigaben und Kollaboration lassen sich auf dieser Basis nicht ausreichend lenken. Denn klassische Ordnerstrukturen sind nicht geeignet, um ein strukturiertes Product Data Backbone bereitzustellen.

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