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Schrauben Stichprobeninventur bei Schrauben

| Redakteur: Brigitte Michel

Der Schraubengroßhändler Max Mothes hat im Jahr 2012 die Stichprobeninventur eingeführt und damit den Zählaufwand um das 333fache gesenkt. Lieferant der Lösung ist die Stat Control aus Hamburg.

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(Bild: Mothes)

Der Schraubengroßhändler Max Mothes hat ein reich bestücktes Lager und eine eigene Fertigung für Spezialartikel. Man kann nahezu jede Schraube liefern. Im Lager bevorratet das Unternehmen 90000 Artikel im Gesamtwert von 15 Mio. Euro. Verwaltet wird diese Vielfalt mit dem Lagerverwaltungssystem von Navision.

Eine Vollinventur würde hier 20 Tage dauern und 200 Mitarbeiter beschäftigen. So war es jedenfalls in der Vergangenheit, denn 2012 führte das Unternehmen die Stichprobeninventur ein. Den Anstoß für die Umstellung gab Logistikleiter Michael Weber. Hintergrund ist ein deutsches Gesetz, das Unternehmen die Bestandsaufnahme wesentlich vereinfacht: Paragraph 241 des Handelsgesetzbuchs (HGB) erlaubt das Durchführen von Stichproben-Inventuren. Grundlage dafür ist das Phänomen, dass etwa 20 % aller Lagerpositionen 60 % bis 95 % des Lagerwertes repräsentieren. Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand demnach auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden. Voraussetzung ist, das die verwendeten Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen und die Qualität des so aufgestellten Inventars dem Aussagewert einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt. Durch diese seit 1977 geltende Regel können Unternehmen ihren Inventuraufwand um bis zu 95 Prozent reduzieren.

Fehlbestände machten skeptisch

Dabei erfordert die Stichprobeninventur nur einige wenige betriebliche Voraussetzungen. Wichtig ist, dass im Unternehmen ein IT-basiertes, zuverlässiges Lagerbestandsführungssystem eingesetzt wird. Außerdem sollte das Lager mindestens 1000 Positionen umfassen und die Differenzen zwischen Buch- und Zählwerten innerhalb der zulässigen Grenzen liegen. An einem zuvor aufgelösten zweiten Lagerstandort waren bei vielen Positionen Überbestände aufgedeckt worden. „Ein weiterer Beweis dafür, dass sich bei Vollinventuren viele Zählfehler einschleichen“, betont Weber.

Vor diesem Hintergrund ermittelte der Logistikleiter im Februar 2012 Anbieter von Stichprobeninventursystemen und lud diese ein, ihre Lösungen zu präsentieren. Den besten Eindruck hinterließ die in Hamburg ansässige Stat Control, deren Stichprobeninventursysteme von Pricewaterhouse Coopers (PwC) testiert wurden. „Stat Control war aber auch der einzige Anbieter, der auf Basis unserer Zahlen spontan konkrete Aussagen zum voraussichtlichen Zählaufwand machen konnten“, sagt Weber und ergänzt: „Die damalige Schätzung von rund 800 Zählpositionen lag schon sehr nahe am späteren Ergebnis. Der Einsparungsfaktor gegenüber einer Vollinventur liegt bei über 330. Somit konnten wir die Investitionen für die Stichproben-Software bereits im ersten Jahr mehrfach wieder hereinspielen“, erinnert sich Weber.

Man entschied sich für die Lösung Stasam und nach zwei Monaten fand die Generalprobe statt. Auf Basis der Artikelstammdaten errechnete Stasam hierfür die zu zählenden Lagerpositionen. Bei dem Schraubenlieferanten umfasste die Stichprobe exakt 836 Artikel, die an einem Tag geprüft werden konnten. Mit dem Erfassen der Mengen beauftragte Weber zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich in sechs Zähltrupps organisierten.

Für zusätzliche Sicherheit sorgten mobile Datenerfassungsgeräte, mit denen die Zählmengen gleich am Lagerort eingegeben und an Stasam beziehungsweise einen PC im Lager übertragen wurden. Dort wurden Buch- und Zählwerte abgeglichen, so dass Abweichungen sofort auffielen.

Der gesamte Prozess wurde von Stat Control begleitet und ausgewertet – am Abend desselben Tages lag das Ergebnis vor. „Zu meiner größten Überraschung hatten wir bereits mit unserer Generalprobe die gesetzlichen Anforderungen an eine Stichprobeninventur erfüllt“, berichtet der Logistikleiter. Das Thema der Bestandsermittlung war somit erledigt und wird das Unternehmen erst 2013 wieder beschäftigen. (bm)

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