E-Mail-Management Sieben Tipps für ein organisiertes Postfach

Von Marie Lücke

Anbieter zum Thema

Täglich verbringen Arbeitnehmer in Deutschland bis zu vier Stunden damit, ihre E-Mails zu checken und zu beantworten. Wir verraten Tipps, wie Sie die E-Mail-Flut effizienter bewältigen können.

Im Jahr 2020 wurden weltweit täglich mehr als 306 Milliarden E-Mails im privaten sowie geschäftlichen Bereich verschickt und empfangen. Tendenz steigend.
Im Jahr 2020 wurden weltweit täglich mehr als 306 Milliarden E-Mails im privaten sowie geschäftlichen Bereich verschickt und empfangen. Tendenz steigend.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay)

Ohne E-Mails ist berufliche Kommunikation kaum vorstellbar, doch können diese Unmengen an Zeit rauben. Das Ergebnis einer Statista-Umfrage zeigt, dass im Jahr 2020 weltweit täglich mehr als 306 Milliarden E-Mails verschickt und empfangen wurden. Tendenz steigend. Bei den Arbeitnehmern in deutschen Büros meldet sich das E-Mail-Postfach bis zu 40-mal am Tag. Viele Berufstätige sind bis zu vier Stunden mit den elektronischen Nachrichten beschäftigt. E-Mails nehmen also gut die Hälfte der gesamten Arbeitszeit ein. Dafür werden andere wichtige Aufgaben vernachlässigt.

Zeit ist kostbar!

Zudem werden die E-Mails mittlerweile nicht mehr nur klassisch am Computer abgerufen, sondern immer häufiger über mobile Endgeräte. Die Echtzeit-Benachrichtigungen auf dem Smartphone ermöglichen einem, immer auf dem neusten Stand zu sein. Wer lässt sich nicht gerne mal von seinem Smartphone ablenken?

Allerdings bleibt das nicht ohne Folgen für die Konzentrationsfähigkeit: Denn mit jeder neuen Mitteilung verlieren Sie für 15 Minuten den Fokus. Auf Dauer büßen Sie so eine Menge Effizienz ein und geraten unter Zeitdruck. Empfehlenswert ist es, Zeiträume festzulegen, an denen regelmäßig alle E-Mails gecheckt und bearbeitet werden.

Digitaler Stress

Zusätzlich führt die ständige Erreichbarkeit zu einer starken Arbeitsbelastung. Laut der Studie „Gesund digital arbeiten?!“ des Bundesministeriums für Bildung und Forschung empfindet jeder fünfte Berufstätige in Deutschland digitalen Stress am Arbeitsplatz.

Dabei sind E-Mails kein dringendes Kommunikationsmittel. Das bedeutet: Wer eine E-Mail sendet, gesteht Ihnen einige Stunden oder auch ein bis zwei Tage für eine Antwort zu. Wer ein dringendes Anliegen hat, ruft an.

Tipps gegen die E-Mail-Flut

Doch wie können Sie die elektronischen Nachrichten neben der anfallenden Arbeit zeitnah und dennoch effizient bearbeiten, ohne irgendwann in der E-Mail-Flut zu versinken? Mit den sieben Tipps in der Bildergalerie sparen Sie in Zukunft nicht nur viel Zeit, sondern behalten auch noch die Kontrolle über Ihr Postfach.

Bildergalerie
Bildergalerie mit 7 Bildern

E-Mail-Management bedeutet Zeitmanagement

Bestimmen Sie, wie Sie Ihre Zeit nutzen – nicht Ihr Postfach. Der folgende Zeitplan hilft Ihnen dabei und zeigt, wann Mails schnell ankommen und beantwortet werden:

  • 7 bis 10 Uhr: Frühmorgens ist die beste Zeit zum Mailen. Im Morgengrauen sortieren die Kollegen ihr Postfach und gehen ihre E-Mails durch. Der Empfänger sitzt vor dem Monitor.
  • 10 bis 12 Uhr: Der Posteingang ist bereits leer und geordnet. Die ersten Meetings und Kundentermine beginnen. E-Mails bleiben jetzt länger liegen, weil der Fokus auf den Hauptaufgaben liegt.
  • 12 bis 14 Uhr: Zeit für die Mittagspause! Der Platz vor dem Monitor ist leer. Mit E-Mails beschäftigt sich nun kaum jemand. Wenn es wirklich schnell gehen soll, hilft nur ein Anruf.
  • 14 bis 15 Uhr: Alle sind aus der Mittagspause zurück. Erster Arbeitsschritt: E-Mails checken! Kurz vorher ist deshalb ein guter Zeitpunkt, um Mails zu verschicken. Diese werden meist schnell beantwortet.
  • 15 bis 17 Uhr: Der Feierabend rückt näher. Kurz vorher mag niemand komplexe Aufgaben per E-Mail empfangen. Solche Anliegen rutschen oft in den nächsten Tag.
  • 17 bis 19 Uhr: Feierabend – die schlechteste Zeit, um eine E-Mail zu verschicken. Die Aussicht auf ein schnelles Feedback geht gegen null.
  • 19 bis 22 Uhr: Natürlich dürfen Sie zu dieser Zeit nicht mit einer schnellen Antwort rechnen. Aber viele surfen abends noch und checken ihre Mails. Wenn nicht, ist Ihre Nachricht am Morgen die erste im Postfach.

(ID:48593729)

Jetzt Newsletter abonnieren

Verpassen Sie nicht unsere besten Inhalte

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung.

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung