Technische Dokumentation Redundante Arbeitsschritte kosteneffizient vermeiden

Redakteur: Jan Vollmuth

Neben der technischen Redaktion und dem globalen Vertrieb profitieren auch Konstrukteure und Entwickler von Technischen Redaktionssystemen.

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GDS-Vertriebsleiter Henning Mallok.
GDS-Vertriebsleiter Henning Mallok.
(Bild: GDS)

Autoklaven arbeiten nach demselben Prinzip wie Schnellkochtöpfe“, sagt Doris Averkamp, Technische Redakteurin bei Scholz. In diesen Druckbehältern erhalten vorgeformte Bauteile und Werkstücke, etwa aus Carbon, unter großer Hitze und hohem Druck ihre Festigkeit – von Flugzeugbauteilen oder Chassis für Rennwagen bis zu Sicherheitsglas für die Automobilindustrie. Mit Druckbehältern, die Durchmesser von bis zu 9,85 m erreichen, und über 500.000 ausgelieferten Schnellverschlüssen nimmt die Scholz GmbH & Co. KG eine global marktführende Stellung beim Bau von Autoklaven ein.

Aggregiertes Gesamtdokument

Bei der Übergabe der Autoklaven müssen oft nicht nur Eigen- und Fremddaten als aggregiertes Gesamtdokument aus Bedienungs- und Wartungsanleitungen, Zeichnungen, Plänen und Protokollen übergeben werden, die Technische Dokumentation muss zugleich in einer Vielzahl von Sprachen erfolgen. Seit 2011 setzt das Maschinenbauunternehmen in der Technischen Redaktion auf das Redaktionssystem Docuglobe der GDS AG aus dem münsterländischen Sassenberg.

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Zuvor erfolgte die Technische Dokumentation ausschließlich in Microsoft Office. Bei der Auslieferung neuer Produkte wurde auf die Dokumentationen identischer Projekte aus der Vergangenheit zurückgegriffen. Diese Dokumente wurden dann auf den neuen Auftrag kopiert und zugeschnitten. Jede Abweichung und Neuerung musste einzeln überprüft werden. Das war zeitaufwändig und stets bestand die Gefahr, dass überholte Inhalte in die neue Dokumentation gelangten. Dies lies sich nur durch einen unverhältnismäßig hohen Recherche- und Überwachungsaufwand ausschließen.

Die Software Docuglobe der GDS AG arbeitet mit spezifizierten Modulen. Ändern sich Inhalte, werden diese automatisch im ganzen Modulstamm geändert, sodass Entwickler, Konstrukteure und die Mitarbeiter in der Technischen Redaktion immer auf den neuesten Informationsstand zugreifen.

Deutlich schneller

Aufgrund der firmenspezifisch konfigurierten Module erzielt Maschinenbau Scholz heute eine deutliche Zeitersparnis. „Das Skelett einer Betriebsanleitung steht jetzt schon nach einer guten Stunde, früher hätte das zwei bis drei Tage in Anspruch genommen“, sagt Averkamp. Danach wird die Technische Dokumentation stringent um die auftragsspezifischen Details ergänzt. Insgesamt schätzt die Technische Redakteurin, dass sich die Bearbeitungszeit einer neuen Betriebsanleitung um zwei Drittel reduziert hat, weil wiederkehrende Komponenten keinen Arbeitsaufwand nach sich ziehen.

Neben den Vorteilen für Technische Redakteure zahlt sich der Einsatz von Docuglobe auch für Konstrukteure und Entwickler aus. Insbesondere bei Anlagen, die zwar individuell und kundenspezifisch angepasst werden, aber auf einer identischen Datenbasis fußen. Hier können Entwickler bei Folgeaufträgen auf die Stammdaten einmalig angelegter Baugruppenbestandteile zurückgreifen.

Effizienzsteigerungen auch im internationalen Vertrieb

Effizienzsteigerungen ergeben sich auch im internationalen Vertrieb. Laut EU-Maschinenrichtlinie müssen Teile der Dokumentation wie z.B. die Bedienungsanleitung in der entsprechenden Landessprache mitgeliefert werden. Scholz nutzt daher die Sprachverwaltung von Docuglobe. Hierüber können noch zu übersetzende Inhalte direkt an Agenturen weitergegeben werden. So müssen für die internationale Anpassung nur noch einzelne Module übersetzt werden.

Daneben arbeitet Docuglobe mit wiederverwendbaren Textbausteinen, sogenannten Informationsmodulen. Neue Dokumente werden dabei dynamisch aus diesen vordefinierten Bausteinen generiert und dem Anwender als neues Gesamtdokument global zur Verfügung gestellt. (jv)

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