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Dokumentation Papier- und elektronischen Dokumente effizient klassifizieren

| Redakteur: Lilli Bähr

Iris hat eine neue Produktfamilie auf den Markt gebracht: Irismart TM. Diese besteht aus den zwei Lösungen Irismart File 10 und Irismart Invoice 10. Diese intelligente, semi-automatische Dokumenten-, Benennungs- und Einordungs-Software soll dafür sorgen, dass Dokumente effizient klassifiziert werden.

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(Bild: gemeinfrei / CC0)

Die beiden Lösungen Irismart File 10 und Irismart Invoice 10 sollen bei der Einordnung der eingehenden Post sowie der Verfolgung der Rechnungen helfen – Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, aber für gutes Management nötig sind. Irismart TM File und Irismart TM Invoice sind vor allem für Selbständige und KMU gedacht, die ihre bürokratischen Arbeiten optimieren wollen, vom Einordnen der Papiere oder elektronischer Dokumente, Post oder E-Mails bis hin zur Ausgabenüberwachung, der Übermittlung von Rechnungen an den Buchhalter oder den Treuehändler, der Schaffung einer geordneten Dokumentenablage oder zur Suche solcher Dokumente im komprimierten PDF Format, die entweder in der Cloud oder lokal abgespeichert sind.

Irismart File ist eine intelligente semi-automatische Benennungs- und Einordnungs-Software für Papier- und E-Dokumente. Dank dieser Software sollen Anwender nun komplette Dokumentenstapel effizient bennen und klassifizieren können – bis zu 5000 Seiten pro Tag, mit einer Geschwindigkeit von bis zu 30 Seiten pro Minute. Die Dokumente können entweder manuell oder automatisch benannt werden. In beiden Fällen verwandelt die Klassifizierungssoftware Dokumentenstapel in strukturierte Informationen, die leicht zugänglich und abrufbar sind, beispielsweise durch einfache Keyword-Recherche. Damit will das Unternehmen eine optimale und sorgfältige Organisierung garantieren.

Rechnungen kontrollieren, kategorisieren, einordnen

Irismart Invoice ist ein Einordnungs-Tool, das es KMUs ermöglichen soll, ihre Rechnungen in Ordner strukturiert einzuordnen. Die Software besteht aus zwei Modulen, dem „Lieferung“-Rechnungsmodul und dem „Datum“-Rechnungsmodul. Die Nutzer können damit ihre Rechnungen je nach Datum und Lieferungen einordnen. Sie können kontrollieren, kommentieren, kategorisieren und die Ausgaben verfolgen, indem die wichtigsten Daten zu einer Exceldatei hinzugefügt werden können. Alle Informationen werden in einem Dokument zentralisiert. Dieses kann für eine optimierte Archivierung und Klassifizierung mit dem Finanzmanager geteilt werden.

Die Irismart-Softwarefamilie soll sich für den Einsatz bei der intelligenten Archivierung eignen. Sie soll es Unternehmen ermöglichen, Produktivität und Profit langfristig zu steigern. So werden dem Hersteller zufolge Dokumentenstapel und einzelne abgespeicherte Dokumente in organisierten Dateien ideal abgespeichert. Unternehmen können dann spezielle Ordner erstellen, die jedem Anbieter oder verwaltetem Projekt zugeordnet sind. Die vordefinierten Dateien enthalten die verschiedenen Stapel komprimierter und umbenannter Dokumente. Die enthaltenen Informationen sind dann überall und jederzeit abrufbar.

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