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Dokumentation Mehr Effizienz ohne Insellösung

Das Autorensystem Techpub Studio ist vollständig in die PLM-Lösung Teamcenter integriert und sorgt so für konsistente Dokumentationen.

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Inseln in der Softwarelandschaft ziehen häufig Probleme mit der Datenkonsistenz nach sich.
Inseln in der Softwarelandschaft ziehen häufig Probleme mit der Datenkonsistenz nach sich.
(Bild: gemeinfrei / CC0 )

Globalisierung, Kostendruck, Zeitdruck – die Anforderungen an die Technische Dokumentation entwickeln sich ebenso rasant wie der gesamte Maschinen- und Anlagenbau. Immer kürzer werdende Entwicklungszeiten durch die fortschreitende Umsetzung von PLM-Strategien führen zu Zeitdruck in der Technischen Redaktion. Sinkende Verkaufspreise und mehr Konkurrenz wirken sich nachteilig auf die Kostenstruktur aus. Die steigende Komplexität und Anzahl von Produktvarianten tut ihr übriges. Und Anwender erwarten darüber hinaus immer mehr Qualität und Benutzerfreundlichkeit. Verschärfte gesetzliche Vorgaben, Standardisierung durch EU-Richtlinien, internationale Normen und Gesetze zur Produkthaftung vereinfachen die Entwicklungsprozesse auch nicht. So verlangt beispielsweise die Maschinenrichtlinie der Europäischen Union, dass Technische Dokumentation immer in der Sprache des jeweiligen Anwenderlandes vorliegen muss. Für international tätige Unternehmen bedeutet dies, dass die Dokumente in allen 19 EU-Sprachen übersetzt sowie jederzeit und immer verfügbar sein müssen. Meist als letztes Glied im Produktlebenszyklus vor der Auslieferung unterliegt die Technische Dokumentation einem ohnehin hohen Zeitdruck.

„Mit Hinblick auf den wachsenden Druck im globalen Wettbewerb sind diese Anforderungen ohne eine intelligente Redaktionssoftware kaum zu stemmen. Darüber hinaus hat im Bereich der Technischen Dokumentation in den vergangenen Jahren ein starker Wandel von vorwiegend Print-Ausgaben hin zu digitalen Formaten stattgefunden“, sagt Jan-Christian Hach, Dipl. Wi.-Inf. (FH), Geschäftsleitung der KGU-Consulting GmbH.

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Neue Wege in Technischer Redaktion

Die KGU-Consulting GmbH ist ein IT-Dienstleistungsunternehmen mit rund 60 Mitarbeitern, das vornehmlich Fertigungsunternehmen bei der Konzeption und Implementierung von softwaregestützten Informations- und Kommunikationssystemen unterstützt. Für die Erstellung von Technischer Dokumentation hat das Unternehmen die Lösung Techpub Studio entwickelt. Die Autorenumgebung für die Technische Redaktion bietet den Komfort eines Redaktionssystems (CMS). Das XML-basierte System arbeitet nach dem Prinzip des Single-Source-Publishing: Publikationen werden strukturiert und in kleine, eigenständige Inhaltsbausteine aufgeteilt. Diese können dann unabhängig voneinander bearbeitet werden. Änderungen beziehen sich dann nur auf kleine Inhaltsbausteine. Durch die Wiederverwendbarkeit der Inhaltsbausteine in unterschiedlichen Publikationen können neue Publikationen schneller erstellt werden und Änderungen in einem Inhaltsbaustein wirken sich automatisch auf alle Publikationen aus. Dank der Parallelisierung im Kontext des Produktentwicklungsprozesses und der Wiederverwendung von Inhaltsbausteinen können Dokumentationen schnell erstellt werden.

Dabei spielt der interne Editor zum Erstellen von Textinhalten eine Schlüsselrolle. Der Editor für das Erstellen XML-basierter Dokumente dient gleichzeitig als Schnittstelle, um Inhalte aus verschiedenen Quellen einfach per Drag-&-Drop miteinander zu verknüpfen. Im Zusammenhang mit der Klassifikation können beispielsweise Fragmente eines Textes, z.B. ein Satz, einem oder mehreren Merkmalen zugeordnet und so Varianten eines Dokumentes bei der Publikation gebildet werden, etwa für die Erstellung von auftragsbezogener Produktdokumentation.

Vernetzte Dokumentation

Techpub Studio ist ein Add-on-Produkt zur PLM-Lösung Teamcenter von Siemens PLM Software und setzt komplett darauf auf. Es nutzt die Funktionen und das Datenmodell, wie es von Siemens PLM Software mit dem Teamcenter Content Management Produkt bereitgestellt wird.

„Techpub Studio bietet eine direkte Anbindung an Siemens Teamcenter. Die Autorenumgebung verwendet dessen Datenbank und Funktionen wie Workflows, Versionierung und Rechtemanagement. Dies ermöglicht ein integriertes und komfortables Arbeiten in lokalen, nationalen und globalen Redaktionsteams“, erläutert Patrick Wels, Marketing und Redaktion, KGU-Consulting. Techpub Studio sei damit das einzige Redaktionssystem auf dem Markt, das keine Insellösung darstellt. „Durch die Anbindung an Teamcenter entfallen Anschaffung, Integration, Schulung und Administration eines autarken Systems bzw. einer neuen Datenbank. Ganz nach dem Prinzip von Industrie 4.0 wird die Technische Redaktion mit Konstruktion und Produktmanagement vernetzt. Der Aufwand für Informationsbeschaffung, Inhaltserstellung und Layout, Freigabeprozesse, Verwaltung von Übersetzungen und Publikation verschiedener Formate wird durch diesen Ansatz deutlich minimiert.“ Dank der intelligenten Schnittstellen ist es möglich, Daten, Metadaten und Strukturinformationen aus der Produktentwicklung mit der Dokumentation zu verknüpfen. Dies können beispielsweise Stücklisten, einzelne Bauteile, Baugruppen, Produktdetails oder auch CAD-Daten sein.

Durch eine gemeinsame Datenquelle gelingt es effizienter, anwenderorientierte Dokumentation für komplexe und variantenreiche Produkte zu erstellen. Die Technische Dokumentation wird durch diese Verknüpfung nicht nur ein vollwertiger Bestandteil im Produktlebenszyklus, sondern kann auch einfach in bestehende Arbeitsabläufe (Workflows) und digitales Projekt-Management (Schedule Manager) integriert werden. Für den Technischen Redakteur ergeben sich gerade in der Phase der Informationsbeschaffung enorme Einsparpotentiale, da er sich die benötigten Informationen direkt aus der Datenbank beschaffen kann.

Vorteile der PLM-Integration

Durch die Integration des Redaktionssystems in das PLM ergeben sich also folgende Vorteile:

  • Die Zusammenarbeit zwischen der Technischen Dokumentation und anderen Abteilungen im Unternehmen wie z.B. der Produktentwicklung und der Konstruktion wird optimiert. Redakteure werden damit Teil des Entwicklungsprozesses.
  • Durch die integrierte Produktdarstellung, die alle beteiligten Abteilungen nutzen können, wird die interdisziplinäre Kommunikation verbessert. So arbeiten alle Teamcenter-Nutzer in einer Engineering-BOM (Bill of Materials).
  • Die ganzheitliche Umgebung senkt das Risiko inkonsistenter oder veralteter Technischer Dokumentationen – die Daten werden aus Item-Attributen in Teamcenter übernommen und beim Publizieren ausgelesen. Weitere Formate wie JT können automatisiert übernommen und eingefügt werden.
  • Indem Texte sowie 2D- und 3D-Inhalte direkt von der Quelle, also aus der Konstruktion eingebunden werden, steigt die Qualität von Kunden- und Schulungsinformationen – beispielsweise können 3D-Kataloge schnell erstellt werden.
  • Indem das unternehmensinterne Teamcenter-PLM-Backbone erweitert wird, sinken die Kosten und die Komplexität der IT-Landschaft. Dank Teamcenter Gateway for SAP kann die Integration weiter vertieft werden.

Aktuell und zielgruppenorientiert

Technische Dokumentation sollte heute stets aktuell, konsistent und zielgruppenorientiert sein. „Da die mobile Dokumentation sich immer mehr durchsetzt, haben wir mit Siemens an einer Web-App gearbeitet. Diese ist zum Beispiel in der Lage, eine responsive Wartungsanleitung, einen interaktiven Ersatzteilkatalog und die passende Webshop-Verknüpfung zu vereinen. Je nach Vorkenntnis kann der Service-Techniker schnell und direkt zu der benötigten Information kommen“, so Patrick Wels. Die Bestellung kann direkt ausgelöst werden – komfortabel und zeiteffizient. Die technische Kommunikation profitiert also in vielerlei Hinsicht von tiefer Integration. Dazu zählt auch die Rückverfolgbarkeit. „Die Erstellung der Technischen Dokumentation sollte heute im Rahmen einer PLM-Strategie gesehen werden. Sie ist wesentlicher Bestandteil eines Produktes. Als solches muss sie unbedingt mit dem Produkt zusammen gespeichert werden, damit auch in 30 Jahren noch recherchiert werden kann, welches Produkt in welcher Konfiguration mit welcher Dokumentation ausgeliefert wurde“, betont Jan-Christian Hach.

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Über den Autor

Dipl.-Ing. (FH) Monika Zwettler

Dipl.-Ing. (FH) Monika Zwettler

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