Technische Dokumentation Drei neue Lösungen für Dokumentation und DMS

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Wir stellen die aktuelle Version 7.5 von Docuware, Neuerungen beim Redaktionssystem Schema ST4 und ein Dokumentenmanagement- und Unterstützungssystem für den Maschinenbau vor.

Docuware Version 7.5: Integration und Internationalität im Fokus

Docuware, Anbieter von Cloud-Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung, hat die neueste Version seines DMS, Docuware Version 7.5, auf den Markt gebracht. Zu den Neuheiten gehören die vereinfachte Integration in Drittanwendungen, die Verfügbarkeit in weiteren Sprachen sowie zusätzliche Features, um Arbeitsabläufe weiter zu beschleunigen. Die Neuerungen Im Detail:

• Integration: Docuware bietet ein breites Spektrum an Integrationsmöglichkeiten, um Systeme und Prozesse vollständig miteinander zu verbinden. Ohne Datenschnittstelle besteht diese Möglichkeit mit Docuware Export. Mit der Desktop App lassen sich Indexdaten aus ausgewählten Dokumenten im CSV-Format exportieren und in diverse ERP-, CRM- oder HR-Systeme importieren. Manuelle Dateneingaben, doppelte Kontrollen sowie unvollständige Datensätze gehören der Vergangenheit an. Das Zusatzmodul ist seit Mai für Docuware Cloud- und jetzt auch für On-Premises-Anwender verfügbar.

• Neu hinzugekommen sind Archiv-Benachrichtigungen mit Webhooks: Docuware kann andere Anwendungen automatisch informieren, wenn Dokumente in einem Archiv neu abgelegt oder zugehörige Indexeinträge geändert werden. Diese Drittanwendungen können beispielsweise darauf reagieren, indem sie ihren Datenbestand synchronisieren oder einen Workflow anstoßen.

• Mehr Benutzersprachen: Docuware wird heute in über 100 Ländern eingesetzt. Damit Anwendern die Software in ihrer Muttersprache zur Verfügung steht, wird die Benutzeroberfläche in immer mehr Sprachen übersetzt. Mit Docuware Version 7.5 kommen Dänisch und Norwegisch hinzu (weitere Sprachen: Arabisch, Bulgarisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Italienisch, Japanisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Schwedisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch). Bei der Texterkennung unterstützt Docuware jetzt auch Thai, Vietnamesisch, Malaiisch und Hebräisch.

• Mail-Anhänge zur Indexierung nutzen: Beim Ablegen von E-Mails aus Outlook können nun neben den E-Mail-Eigenschaften auch die Inhalte aus angehängten PDF-Dokumenten für die voll automatische Indexierung verwendet werden. Rechnungsbetrag, Betreff, Rechnungssteller, Datum und QR-Codes werden dabei ohne manuelles Zutun in die entsprechenden Indexfelder übertragen und stehen im Archiv für die Suche zur Verfügung. Diese neue Automatisierung beschleunigt die Arbeitsabläufe und minimiert gleichzeitig menschliche Fehler.

• Tabellenfelder einfacher ausfüllen und bearbeiten: Die Tabellenanzeige wurde im Hinblick auf Usability überarbeitet – Tabellen können jetzt noch intuitiver ausgefüllt werden. Die neuen Funktionen stehen für alle Tabellenfelder in Ablage- und Indexdialogen sowie in Workflow-Aufgaben direkt zur Verfügung.

• Zusätzliche LDAP-Attribute: Docuware unterstützt mit der neuen Version drei weitere LDAP-Attribute: Common Name, Display Name und Name. Diese können beim Import von Benutzern aus Mirosoft Active Directory für die Anzeige des Benutzernamens ausgewählt werden.

Dokumentation

Die häufigsten Fehler beim Dokumentieren von Maschinen und Anlagen

Schema ST4 in der Cloud verfügbar

Das Redaktionssystem Schema ST4 ist ab sofort als Web-Anwendung verfügbar. Technische Redakteure können dadurch ortsunabhängig auf alle Funktionen von Schema ST4 zugreifen, was verteiltes Arbeiten unkompliziert und performant möglich macht. Die Quanos Content Solutions GmbH, Anbieter von Schema ST4, geht damit einen wichtigen Schritt in ihrer Cloud-Strategie.

Neben geringeren Lizenzkosten für notwendige Drittsoftware wie Office365 bietet die Nutzung von Schema ST4 im Web laut Hersteller weitere Vorteile:

• Sicherheit und Ausfallsicherheit,

• einfache Skalierbarkeit,

• sehr hohe Performance,

• Reduktion des Hosting-Aufwands sowie

• die Möglichkeit des verteilten Arbeitens.

Der Betrieb von ST4 als Web-Anwendung läuft über die Azure Cloud. Unternehmen, die Microsoft Azure bereits nutzen, können Schema ST4 einfach in ihren eigenen Azure-Tenant einbinden. Die effiziente App-Oberfläche ebenso wie alle Features und Funktionen von ST4 sind dabei selbstverständlich wie gewohnt verfügbar. Dank der Integration mit Office 365 kann außerdem weiterhin mit MS Word als Editor gearbeitet werden.

Dokumentenmanagement- und Unterstützungssystem für den Maschinenbau

Das Dokumentenmanagement- und Unterstützungssystem Pink Flamingo von Butter and Salt bietet sowohl dem Maschinenanbieter als auch dem Endkunden neue Möglichkeiten, schnell und effizient auf Informationen rund um die Anlage zuzugreifen.

Was hat ein Pink Flamingo mit einem Dokumentenmanagement- und Unterstützungssystem für den Maschinenbau zu tun hat? „Der Flamingo ist eigentlich ein weißer Vogel, der erst durch die Nahrungsaufnahme von Krebsen pink wird. D.h., dass was in ihm verarbeitet wird, macht ihn pink. Genauso ist es bei unserer Plattform: je mehr Informationen in ihr abrufbar sind und durch den Endkunden genutzt werden können, desto effizienter und zeitsparender können Maschinenanbieter und Endkunden zusammenarbeiten“, erklärt Florian Schildein, Geschäftsführer der Butter and Salt tech marketing GmbH.

Per QR-Code zum richtigen Dokument

Basis des Pink Flamingo ist ein Dokumentenmanagementsystem, in dem z.B. Maschinenstammdaten, Wartungshandbücher, Bedienungsanleitungen, Wartungsprotokolle und andere maschinenbezogene Unterlagen digital abgespeichert werden. Alle Maschinen vom Lieferanten können in Zukunft mit einem individuellen QR-Code ausgeliefert werden. Die Maschinenbediener sowie Produktionsverantwortlichen, die über das integrierte Admin-Tool zugelassen sind, können dann auf diese Unterlagen per Scan des Codes jederzeit zugreifen.

• Für den Identitätsnachweis eines Nutzers wird eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt.

• Außerdem hat die Plattform eine SSL-Verschlüsselung für eine sichere Datenübertragung. Die Unterlagen werden im Hintergrund vom Service des Lieferanten gepflegt und im Falle von Anpassungen auch aktualisiert.

Der Pink Flamingo kann darüber hinaus mit weiteren Modulen individuell angepasst werden. Neben dem Dokumentenmanagementsystem sind vor allem weitere unterstützende Servicemöglichkeiten erhältlich. So können weitere Module integriert werden, wie Trainingsmodule die Wartungs- und Installationsvideos bereithalten, Terminplaner, die auf maschinenbezogene Wartungsintervalle etc. aufmerksam machen sowie der direkte Zugriff auf den Remote-Support. Auch die Anbindung von Onlineshops, über die maschinenbezogene Ersatzteile oder Verbrauchsgüter erworben werden, kann erfolgen. Zudem ist der Zugriff auf ERP- und CRM-Daten über eine API-Schnittstelle möglich. Weitere externe Servicewerkzeuge, wie Smart Glasses können ebenso angebunden werden.

Auf Maschinendaten, wie Laufzeiten, Stromverbräuche, Produktionsdaten etc. selbst greift Pink Flamingo nicht zu.

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