Technische Dokumentation Drei neue Lösungen für Dokumentation und DMS

Wir stellen die aktuelle Version 7.5 von Docuware, Neuerungen beim Redaktionssystem Schema ST4 und ein Dokumentenmanagement- und Unterstützungssystem für den Maschinenbau vor.

(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Docuware Version 7.5: Integration und Internationalität im Fokus

Docuware, Anbieter von Cloud-Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung, hat die neueste Version seines DMS, Docuware Version 7.5, auf den Markt gebracht. Zu den Neuheiten gehören die vereinfachte Integration in Drittanwendungen, die Verfügbarkeit in weiteren Sprachen sowie zusätzliche Features, um Arbeitsabläufe weiter zu beschleunigen. Die Neuerungen Im Detail:

  • Integration: Docuware bietet ein breites Spektrum an Integrationsmöglichkeiten, um Systeme und Prozesse vollständig miteinander zu verbinden. Ohne Datenschnittstelle besteht diese Möglichkeit mit Docuware Export. Mit der Desktop App lassen sich Indexdaten aus ausgewählten Dokumenten im CSV-Format exportieren und in diverse ERP-, CRM- oder HR-Systeme importieren. Manuelle Dateneingaben, doppelte Kontrollen sowie unvollständige Datensätze gehören der Vergangenheit an. Das Zusatzmodul ist seit Mai für Docuware Cloud- und jetzt auch für On-Premises-Anwender verfügbar.
  • Neu hinzugekommen sind Archiv-Benachrichtigungen mit Webhooks: Docuware kann andere Anwendungen automatisch informieren, wenn Dokumente in einem Archiv neu abgelegt oder zugehörige Indexeinträge geändert werden. Diese Drittanwendungen können beispielsweise darauf reagieren, indem sie ihren Datenbestand synchronisieren oder einen Workflow anstoßen.
  • Mehr Benutzersprachen: Docuware wird heute in über 100 Ländern eingesetzt. Damit Anwendern die Software in ihrer Muttersprache zur Verfügung steht, wird die Benutzeroberfläche in immer mehr Sprachen übersetzt. Mit Docuware Version 7.5 kommen Dänisch und Norwegisch hinzu (weitere Sprachen: Arabisch, Bulgarisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Italienisch, Japanisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Schwedisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch). Bei der Texterkennung unterstützt Docuware jetzt auch Thai, Vietnamesisch, Malaiisch und Hebräisch.
  • Mail-Anhänge zur Indexierung nutzen: Beim Ablegen von E-Mails aus Outlook können nun neben den E-Mail-Eigenschaften auch die Inhalte aus angehängten PDF-Dokumenten für die voll automatische Indexierung verwendet werden. Rechnungsbetrag, Betreff, Rechnungssteller, Datum und QR-Codes werden dabei ohne manuelles Zutun in die entsprechenden Indexfelder übertragen und stehen im Archiv für die Suche zur Verfügung. Diese neue Automatisierung beschleunigt die Arbeitsabläufe und minimiert gleichzeitig menschliche Fehler.
  • Tabellenfelder einfacher ausfüllen und bearbeiten: Die Tabellenanzeige wurde im Hinblick auf Usability überarbeitet – Tabellen können jetzt noch intuitiver ausgefüllt werden. Die neuen Funktionen stehen für alle Tabellenfelder in Ablage- und Indexdialogen sowie in Workflow-Aufgaben direkt zur Verfügung.
  • Zusätzliche LDAP-Attribute: Docuware unterstützt mit der neuen Version drei weitere LDAP-Attribute: Common Name, Display Name und Name. Diese können beim Import von Benutzern aus Mirosoft Active Directory für die Anzeige des Benutzernamens ausgewählt werden.

Schema ST4 in der Cloud verfügbar

Das Redaktionssystem Schema ST4 ist ab sofort als Web-Anwendung verfügbar. Technische Redakteure können dadurch ortsunabhängig auf alle Funktionen von Schema ST4 zugreifen, was verteiltes Arbeiten unkompliziert und performant möglich macht. Die Quanos Content Solutions GmbH, Anbieter von Schema ST4, geht damit einen wichtigen Schritt in ihrer Cloud-Strategie.