Automobilzulieferer setzt PDM-System auch zur workflow-gestützten Dokumentenverwaltung ein

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PLM Fokus 2: Dokumentenworkflows bringen Ordnung in die Prozesse

Der zweite wichtige Einsatzbereich mit über 60 installierten Lizenzen sind die in PRO.FILE abgebildeten Dokumentenworkflows in verschiedensten Unternehmensbereichen. „Das hat uns gleich bei der Präsentation gefallen, dass Dokumente jeder Art in PRO.FILE in gleicher Weise wie Zeichnungen oder Modelle behandelt werden. Heute ist es eine große Erleichterung für uns, dass man sich z.B. bei der Archivierung eines Dokumentes nicht mehr um den Versionsstand kümmern muss, den zählt das PDM automatisch hoch. Oder wir haben die Möglichkeit der Workflowsteuerung mit Zugriffs- und Freigaberegelung“, zeigt sich der Produktionsleiter zufrieden. Mittlerweile sind viele Prozesse auf Workflowsteuerung in PRO.FILE umgestellt (Stand heute: ca. 20 000 Dokumente). Der Einsatz erfolgt dabei abteilungsübergreifend und über alle Hierarchien hinweg, mit einem Schwerpunkt im Bereich der eigenen Konstruktionsteile.

‚Prominente’ Beispiele für Workflows, die bei Bedarf auch mit einer E-Mail-Benachrichtigung der einzelnen Workflowpartner über den Mail-Client versehen sind, reichen von den Konstruktions- und Werkzeugbauaufträgen, über Rüstanweisungen für Maschinen, bis zur Abbildung der gesamten ISO/TS 16949 Dokumentation. Dieser hierarchisch aufgebaute Norm-Workflow erleichtert einerseits die Einpflegung von Revisionen, die vorher mühsam in der Windowsstruktur eingeordnet werden mussten. Andererseits hat ein Mitarbeiter, der eine Verfahrensanweisung aufruft, über die Verknüpfungen sofort sämtliche damit verbundenen aktuellen Arbeitsanweisungen und Formulare griffbereit.

Der Einsatz von PRO.FILE wird weiter ausgebaut

Frank Schöninger: „Selbst wenn ein Workflow nur über zwei, drei Stationen geführt wird, der Nutzen für das Unternehmen kann enorm sein, wenn menschliche Unzulänglichkeiten wichtige Entscheidungsprozesse unnötig verlangsamen oder in Sackgassen laufen lassen.“ Der Einsatz von PRO.FILE werde deshalb auch sukzessive weiter ausgebaut, „in einem Tempo, wie das für uns als Mittelständler vernünftig realisierbar ist.“

Und natürlich soweit wie möglich in eigener Regie. Beispielsweise gehen die Überlegungen dahin, E-Mails ins PDM einzubinden oder über die Standard-Schnittstelle zu PSIpenta auch ERP-Dokumente, wie Bestellungen oder Rechnungen, zu übernehmen, die sich dann bei Bedarf in allen Versionen auch revisionssicher in PRO.FILE ablegen lassen.

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