Technische Dokumentation Wie Qualität in jeder Sprache hochwertig kommuniziert werden kann

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Unternehmen und Produkte der deutschen Schlüsselindustrien sind international gefragt. Ihre Qualitätsführerschaft gilt es in jeder Sprache mithilfe zeitgemäßer technischer Dokumentation und technischer Übersetzung zu belegen. Unsere Expertin erläutert, worauf Unternehmen achten müssen – eine Anleitung.

Deutsche Unternehmen sind auf den unterschiedlichsten Absatzmärkten aktiv. Sie stehen dabei im Wettbewerb mit Anbietern aus Drittländern, die vielleicht günstiger, allerdings oft auch minderwertiger produzieren. Die Qualität und Spezifika hochwertiger Produkte „made in Germany“ in jeder Sprache zu kommunizieren, ist deshalb elementar wichtig.

Und ebenso wichtig ist die hochwertige Übersetzung technischer Dokumentation und Kommunikation in der kompletten Vielzahl von Formaten und Textsorten – Handbücher, Bedienungsanleitungen, Werksnormen, Produktdatenblätter, Testberichte, Prozessbeschreibungen, Sicherheitsdatenblätter, Schulungsmaterialien, HMI- und Displaytexte und Ersatzteilkataloge.

Technische Übersetzung eliminiert Risiken und stärkt im Wettbewerb

Bereits kleine Fehler oder unklare Formulierungen und Auslassungen in Übersetzungen dieser Materialien können folgenreiche Missverständnisse bedeuten. So kann beispielsweise schon ein Flüchtigkeitsfehler in der Montageanleitung zu Ausfällen mit hohen Zeit- und Geldverlusten führen oder gar gesundheitliche Schäden für Anwender zur Folge haben. Es drohen rechtliche Konsequenzen für den Hersteller, der auch für übersetzte Anleitungen haftet.

Eine professionelle technische Übersetzung trägt wesentlich dazu bei, entsprechende Risiken zu minimieren oder zu vermeiden. Nicht nur indem sie korrekte und verständliche Informationen und Instruktionen liefert, sondern auch indem sie Restrisiken abbildet, die am Produkt oder an der Maschine nicht eliminiert werden können, und den Umgang damit genauestens beschreibt.

Korrekt und verständlich übersetzte technische Inhalte entscheiden über das klare Verständnis und den zuverlässigen Betrieb in allen beteiligten Sprachen und, mehr noch, über eine reibungslose Zusammenarbeit mit allen Beteiligten. Sind die genannten Texte und Inhalte verständlich in der jeweiligen Zielsprache übersetzt verfügbar, stärkt dies auch das Vertrauen von Partnern und (potenziellen) Kunden in das kommunizierende Unternehmen und seine Produkte. All dies trägt wiederum dazu bei, sich positiv vom Wettbewerb abzuheben.

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Grundlagen für die technische Übersetzung

Während die Schlüsselindustrien die Entwicklung treiben, ist es Aufgabe der technischen Dokumentation und der technischen Übersetzung, Produkte und produktbezogene Informationen in unterschiedlichen Sprachen verständlich und zugänglich zu machen. Um dies in hoher Qualität zu gewährleisten, müssen international agierende Unternehmen die folgenden Voraussetzungen schaffen und/oder erfüllen:

• Vorschriften und Normen einhalten:
  Technische Dokumentation und technische Übersetzung unterliegen unterschiedlichen Richtlinien und Normen, die einen wichtigen Beitrag zu Qualität und Sicherheit leisten. Grundlegend ist zum Beispiel die Maschinenrichtlinie der EU, die besagt, dass Informationen und Warnhinweise in leicht verständlicher Sprache gegeben werden sollten oder dass die „Betriebsanleitungen in der oder den Amtssprachen der Gemeinschaft des Mitgliedstaats beiliegen müssen, in dem die Maschine in Verkehr gebracht und/oder in Betrieb genommen wird“.
  Eine wesentliche Vorgabe zur Qualitätssicherung ist zudem die sog. Doku-Norm DIN EN IEC/IEEE 82079‑1. Sie formuliert Anforderungen an Informationen, mit denen ein Produkt sicher angewendet werden kann, an die Qualifikation der technischen Redakteure und ebenso der technischen Übersetzer.

• Qualität der Ausgangstexte sicherstellen:
  Ein sorgfältig auf die technische Übersetzung vorbereiteter Ausgangstext verringert die Aufwände der Übersetzung und steigert die Qualität der Zieltexte. Auch dabei unterstützen Leitfäden und Normen für die technische Dokumentation, wie die oben erwähnte DIN EN IEC/IEEE 82079-1 und DIN 8579, die Norm für übersetzungsgerechtes Schreiben.

• Konsistente Terminologie verwenden:
  Gerade für die technische Übersetzung ist es elementar, die korrekte Unternehmensterminologie und ein konsistentes Wording in allen Sprachen zu gewährleisten. Um einheitliche und verständliche Texte liefern zu können, sollte die Texterstellung und Übersetzung von ausführlicher Terminologiearbeit begleitet werden. Dabei werden alle Fachbegriffe, Eigennamen und Produktbezeichnungen aus der technischen Redaktion und Dokumentation sowie den anderen beteiligten Abteilungen (Vertrieb, Marketing, Datenverarbeitung) erfasst und in Listenform oder als Datenbank bereitgestellt. Die Terminologiearbeit bildet damit eine wichtige Grundlage für eine definierte und eindeutige Verwendung von Fachterminologie sowohl in der Ausgangssprache als auch in allen Fremdsprachen.

Voraussetzungen für den Übersetzungsdienstleister

Ziel der technischen Übersetzung sind Fachübersetzungen von höchster Qualität und Sicherheit bei geringstmöglichem Risiko. Um dies zu gewährleisten, brauchen Unternehmen einen zuverlässigen und erfahrenen Übersetzungsdienstleister, der die gesetzten Vorgaben rundum erfüllt.

Ein wichtiger Baustein ist die Einhaltung des Muttersprachlerprinzips. Damit ist der Einsatz muttersprachlicher technischer Übersetzer und Revisoren gemeint, die die sprachlichen und kulturellen Feinheiten der Ausgangs- und Zielsprachen beherrschen, über Sachgebiets- und Produktkenntnisse verfügen, technisch aus- oder weitergebildet und bei Bedarf hoch spezialisiert sind.

Ebenso wichtig ist ein gut ausgebildetes Projektmanagement mit festen Ansprechpartnern für den Know-how-Aufbau – also, um Basics einmal statt immer aufs Neue erklären zu müssen – sowie festen Vertretungen und der Dokumentation der Prozesse für eine reibungslose Übernahme im Vertretungsfall.

Entscheidend ist zudem die Implementierung und Gewährleistung effizienter, zeit- und kostensparender Prozesse, die nach DIN EN ISO 17100 zertifiziert sind.

Koordination zwischen Unternehmen und Übersetzungsdienstleister

Die strukturierte Zusammenarbeit und enge Abstimmung zwischen technischer Dokumentation/Redaktion und Übersetzungsdienstleister sind wesentliche Faktoren für hochwertige technische Übersetzungsergebnisse. Auch dafür sind am besten ein paar Punkte zu beachten:

• Ziele und Anforderungen kommunizieren: Um sicherzustellen, dass die Übersetzung den Anforderungen des Unternehmens entspricht, sollten die spezifischen Anforderungen und Erwartungen klar kommuniziert werden. Das reicht von der angesprochenen Zielgruppe über Formatierungen, Stil und Terminologie bis zu den Lieferfristen.
  Wichtig ist bereits die detaillierte Abstimmung in der Briefingphase, um Missverständnisse von vornherein zu vermeiden. Ohne entsprechende Vorgaben gibt es sonst keinen konkreten Maßstab zur Qualitätsmessung. Zudem vermeiden Vorgaben, dass Übersetzungen im Nachgang vom Unternehmen nochmals angepasst oder überarbeitet werden müssen.
  Empfehlenswert ist dabei die schriftliche Dokumentation der Anforderungen, Erwartungen und Besonderheiten, die es dauerhaft gibt, in Form eines Leitfadens oder Styleguides. Er sollte aus Unternehmenssicht die Frage beantworten: Was muss der Übersetzungsdienstleister alles wissen, um eine gute Übersetzung liefern zu können? Die Erstellung eines solchen Dokuments kann gemeinsam mit dem erfahrenen Übersetzungsdienstleister erfolgen.

• Feedbacks und Rückfragenmanagement etablieren: Nicht minder wichtig sind detaillierte und strukturierte Feedbacks. Zur Evaluierung und Überprüfung der Qualität empfiehlt sich, auch Feedback aus den sprachlich versierten Niederlassungen oder von externen Partner:innen einzuholen.
  Zudem sollten alle Änderungen und Textkorrekturen an den Übersetzungsdienstleister kommuniziert werden, um diese nachhaltig umzusetzen. Der Dienstleister aktualisiert in diesem Fall den Übersetzungsspeicher, das sogenannte Translation Memory, und stellt damit sicher, dass die Anpassungen beim nächsten Übersetzungsauftrag direkt umgesetzt werden und nicht erneut korrigiert werden müssen. Generell gilt hier die Frage: Was geschieht nach der Lieferung mit der Übersetzung und welches Feedback muss dann zurückfließen? Zudem sollte klar sein, wer im Unternehmen für Fragen während der Übersetzung zur Verfügung steht. Denn gute Rückfragen sind kein Zeichen von Unkenntnis, sondern oftmals ein wichtiger Baustein für die Zielerreichung einer qualitativ hochwertigen Übersetzung.

Technische Übersetzung ist Qualitätssicherung

Die technische Übersetzung dient dazu, die Ergebnisse technischer Dokumentation und Kommunikation in unterschiedliche Sprachen zu übertragen, den Ruf von Unternehmen und Marken in jedem Zielland zu wahren und die hohe Qualität ihrer Produkte auf jedem Absatzmarkt zu belegen. Es geht also um Qualitätssicherung in jeder Sprache und jedem Format. Dabei gilt: Je besser die technische Redaktion und Dokumentation in der Ausgangssprache aufgestellt sind, desto besser ist auch die technische Übersetzung in der Zielsprache. Was Unternehmen also im Vorfeld an Aufmerksamkeit in die technische Übersetzung investieren, macht sich im übersetzten Ergebnis umso mehr bezahlt.

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* Andrea Modersohn ist Geschäftsführende Gesellschafterin der oneword GmbH und Expertin für effiziente Übersetzungsleistungen im industriellen Kontext.

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