Projektmanagement Welche Vorteile zielorientiertes Vorgehen in der Konstruktion hat

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Der Konstruktionsprozess birgt viele Herausforderungen oder gar Stolpersteine. Experten sind sich einig, dass das Projektmanagement auch deshalb einen großen Beitrag zum Erfolg eines Konstruktionsvorhabens hat. Wir zeigen, warum und geben Tipps für die Praxis.

Zielorientiertes Projektmanagement im Konstruktionsprozess ist eng mit dem Erfolg eines Projektes verbunden, denn es ist eng verknüpft mit Zeitplan und Kostenstruktur. Doch wie kann so ein Projekt gestaltet werden? Gibt es die eine Patentlösung für alle Fälle? Soll eine feste Struktur hierfür vorgegeben werden oder geht es doch flexibel?

Herausforderungen und „Schmerzpunkte“ im Konstruktionsprozess

Durch verschiedene Teilbereiche und Schnittstellen ist der Konstruktionsprozess bzw. das jeweilige Projekt eine besondere Herausforderung. Oft genannte Herausforderungen bzw. „Schmerzpunkte“ in Konstruktionsprojekten sind:

• Sich verändernde / veränderte Anforderungen und Spezifikationen

• Terminprobleme

• Budgetüberschreitungen

• Eigenschaften oder Anforderungen, die technisch nicht umsetzbar sind

• Besondere oder „überzogene“ Wünsche des Kunden

• Probleme mit / bei Schnittstellen (organisatorisch & technisch)

Auch meine Erfahrungen zeigen, dass dies Schwierigkeiten sind, die immer wieder in Konstruktionsvorhaben auftauchen und verschieden starke Konsequenzen nach sich ziehen können. Dabei kann es sein, dass die oben genannten Punkte eine „Vorgeschichte“ haben, also als ein Punkt in einer gesamten Ursache-Wirkungs-Kette stehen oder auch als singuläres Problem stehen können.

Definition

Was ist eigentlich Produktentwicklung?

Welche Rahmenbedingungen Einfluss haben

In Konstruktionsvorhaben und –projekten gibt es viele wichtige Aspekte, die die Rahmenbedingungen für das Projekt und das Projektmanagement bilden:

• Starke lineare / sequentielle Verknüpfung der einzelnen Aktivitäten / Arbeitspakete

• Modularität

• Zeitlicher Rahmen

• Projektgröße

• Kostenrahmen

• Komplexität

• Änderungshäufigkeit

• Zielklarheit

• Gesetzliche Vorgaben und Normen

Diese Rahmenbedingungen, die nur eine Auswahl darstellen, beeinflussen das gesamte Vorgehen und damit das Projektmanagement in Konstruktionsvorhaben entscheidend und maßgeblich. Sind es sehr komplexe Konstruktionen mit einer sehr hohen Änderungshäufigkeit? Oder sind Ihre Projekte kurz und überschaubar?

Diese Rahmenbedingungen, die in jedem Unternehmen und gegebenenfalls auch in den jeweiligen Unternehmensbereichen unterschiedlich ausfallen können, führen eben zu unterschiedlichen und angepassten Vorgehensweisen.

Exemplarisch werden im Folgenden zwei Punkte der Rahmenbedingungen herausgegriffen und erläutert.

Was ist mit Zielklarheit gemeint?

Am Anfang des Projekts/Konstruktionsvorhabens ist genau bekannt, was das Lieferobjekt bzw. das Ergebnis der Konstruktion ist (inkl. Umfang, Anhänge und Details).

Die Zielklarheit kann sich von 0 Prozent (überhaupt nicht klar und verstanden) bis 100 Prozent (komplett klar und verstanden) erstrecken.

Die Zielklarheit ist ein wichtiger Faktor, der die Rahmenbedingungen im Projekt beschreibt und dadurch einen wichtigen Einfluss auf die Vorgehensweise im Projektmanagement hat.

• Ein geringes Maß an Zielklarheit führt in vielen Fällen zu einem agilen bzw. iterativen Vorgehen. Die einzelnen Schritte und Aktivitäten führen zu bestimmten Ergebnissen bzw. zur Fertigstellung eines bestimmten Umfangs. Basierend auf diesen Ergebnissen oder Erkenntnissen schließen sich so die nächsten Schritte an.

• Demgegenüber die Konsequenz einer hohen Zielklarheit: Eine Planung kann sehr gut und treffend aufgestellt werden und im Anschluss kann dies dementsprechend ohne große Abweichungen durchgeführt werden.

Wie stellt sich Komplexität in der Praxis dar?

In Konstruktionsprozess ergibt sich die gesamte Komplexität im Projekt aus mehreren Teilgebieten (Dimensionen). Maßgeblich hierfür sind:

• Technologie

• Grad der Neuheit

• Zeitdruck

• Komplexität im Umfang und/oder den Inhalten

Die Grafik zeigt in einfacher Abstufung auf, dass in der jeweiligen Dimension unterschiedliche Ausprägungen auftreten können. Für eine grobe Abschätzung der Komplexität sind die gezeigten Abstufungen bzw. der Grad der Detaillierung schon völlig ausreichend. Wichtig hierbei ist wiederum die Schlussfolgerung für das gesamte Konstruktions- bzw. Entwicklungsvorhaben:

a) Auf welcher Stufe lässt sich ein zukünftiges Konstruktionsprojekt in den jeweiligen Dimensionen einordnen bzw. prognostizieren?

b) Ergibt sich daraus eine hohe Gesamtkomplexität?

c) In welcher Form wird bei der Umsetzung mit den entsprechenden Werkzeugen und Maßnahmen auf diesen Umstand eingegangen?

Mögliche Schlussfolgerungen schon vor der Durchführung der Konstruktionstätigkeiten können hier sein:

• Einplanung bestimmter Zeitpuffer

• Einplanung von Meilensteinen bzw. Optionen zu mehreren Iterationen, wenn die Technik oder Umsetzung aufgrund von hohem Grad der Neuheit erst erforscht werden muss

• Klare Koordination bei z.B. Einbettung in weitere Baugruppen, Systeme und Umgebungen (dies findet sich entsprechend in der Projektstruktur wieder)

Die Rahmenbedingungen beeinflussen das „Betriebssystem“ des Projekts:

Bildergalerie

Dies sind einige weit verbreitete Vorgehensweisen, die sich durch bestimmte Rahmenbedingungen ergeben. Natürlich finden sich in der Praxis viele weitere Varianten und unternehmensspezifische Vorgehensweisen.

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Vorgehensweise und Handlungsempfehlungen

• Inhalte des Konstruktionsvorhabens klären

• Rahmenbedingungen herausfinden und einordnen

• Vorgehensweise beim Projektmanagement klären und festlegen

• Konstruktionsprojekt durchführen:
  Saubere Planung
  Termine, Termine, Termine
  Anforderungen & Umfänge
  Kommunikation
  Persönliche Kompetenzen
  Zum Abschluss bringen

Auch Checklisten sind ein hilfreiches Tool. Checklisten haben den großen Vorteil, dass sie erst einmal unabhängig vom späteren Umfang und der Größe sind. Das heißt, egal ob großes Unternehmen oder kleines bzw. egal wie groß die Konstruktionsprojekte ausfallen, können Checklisten gleichermaßen angewandt werden. Ist ein Punkt nicht relevant, wird dies sehr schnell abgehakt bzw. man geht zum nächsten Punkt über.

Checklisten für den Projektstart oder die wichtigsten Planungsschritte (im Projektmanagement) können eine sehr wertvolle Hilfe sein. Natürlich sind im weiteren Ablauf auch noch weitere Checklisten heranzuziehen.

Anforderungsmanagement und Kommunikation

Aus der Erfahrung sind auch gerade Vorgehensweisen und wichtige Punkte im Anforderungsmanagement relevant. Auch hier können generische als auch individuelle Vorlagen und Checklisten eine wichtige Hilfe für Konstrukteure, Konstruktions- oder Projektleiter sein.

Dieser Gedankengang erstreckt sich sogar noch weiter auf das wichtige Thema Kommunikation. Auch hier können wichtige vorbereitende Maßnahmen im Feld des Projektmanagements getroffen werden. Das Stakeholdermanagement als Teil der Kommunikationsthemen ist eins der wichtigen und grundlegenden Maßnahmen, welches nicht ausgelassen werden sollte.

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Projektmanagement in Konstruktionsvorhaben

Das Projektmanagement in Konstruktionsvorhaben sollte auf jeden Fall auf die Rahmenbedingungen angepasst werden. Eine One-Size-Fits-All-Strategie ist nicht angebracht und sorgt nur für Probleme.

• Bei kleinen Konstruktionsprojekten führen umfangreiche (eventuell übertriebene) Maßnahmen zu einer unnötigen Bürokratie und Starrheit und damit nur zur Frustration bezüglich der Abwicklung.

• Bei großen und komplexen Vorhaben ist es wiederum wichtig in vielen Bereichen Maßnahmen und Werkzeuge auszuarbeiten und beispielsweise als Richtlinie oder Standard zu definieren, da sonst Schnittstellenprobleme auftauchen werden.

Ein Mindestmaß an Projektmanagementmaßnahmen sollte in allen Use-Cases gewährleistet sein, um Termine und Kosten zu beherrschen und am Ende die gesetzten Anforderungen zu erfüllen.

* Dipl.-Ing. (FH) Michael Ristau ist Trainer & Buchautor, zertifizierter Onlinetrainer (IHK), Certified Project Manager (IPMA® Level C), www.mr-360.de

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