Technische Dokumentation Tipps für die Einführung eines Redaktionssystems

Die Wege zur Einführung eines Redaktionssystems für die Technische Dokumentation sind so vielfältig wie Art und Umfang der jeweils zu verwaltenden Informationen und Daten. Unabhängig davon, für welches System man sich entscheidet: Je intensiver sich das Unternehmen mit seinen spezifischen Anforderungen im Vorfeld beschäftigt, desto sicherer kann eine passende Lösung gefunden werden und desto erfolgreicher gelingt die Einführung.

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Durch den Einsatz eines Redaktionssystems erwarten die Verantwortlichen zu Recht großen Nutzen. Daten werden besser gefunden und verwaltet, die Qualität der Inhalte und der veröffentlichten Medien verbessert sich. Kurzum: die Technische Dokumentation wird effizienter und sicherer.

Dokumentationsoptimierung braucht einen Vollzeit-Verantwortlichen

Der erste Schritt zur Einführung ist es, einen verantwortlichen Projektmanager zu benennen, in der Regel ist dies ein Mitarbeiter aus der Technischen Redaktion. Verantwortung heißt natürlich, das Projekt zu planen, zu steuern und auch für den Erfolg gerade zu stehen. Das heißt aber auch, dass dieser Mitarbeiter Freiräume für das Projekt bekommt, die es möglich machen, sich intensiv mit dem Thema zu beschäftigen. Dies ist neben dem Tagesgeschäft selten möglich.

Es ist darüber hinaus empfehlenswert, weitere Mitarbeiter die später mit dem System täglich umgehen sollen (Redakteure, verantwortliche Konstrukteure etc.) von Anfang an einzubinden. Dieses Vorgehen hat sich zur besseren Identifikation, Akzeptanz und Motivation bewährt. Hier klärt sich dann auch, wie es um die Qualifikation und den Umfang an Vorwissen der Mitarbeiter bestellt ist. Häufig finden sich an diesem Punkt große Unterschiede. Wenn es also über das Redaktionssystem hinaus individuell weiteren Schulungsbedarf gibt, kann dieser direkt in das Projekt eingeplant werden.

Leichte Einarbeitung in Redaktionssysteme mit bekannten Editoren

Um die Hemmschwelle zur Einarbeitung und Anwendung des Systems möglichst niedrig zu halten, entscheiden sich viele mittelständische Unternehmen für Redaktionssysteme die auf bekannten Editoren wie zum Beispiel MS Word basieren. Die meisten Mitarbeiter kennen diese Software und die Lizenzen sind ebenfalls in der Regel bereits vorhanden. Das ist für die Höhe des Investitionsbudgets oft ein schlagendes Argument.

Anbieter von Redaktionssystemen unterstützen in der Regel die Kunden im Einführungsprozess - auch um jene personellen Ressourcen zu stellen, die nur temporär benötigt werden. Der Vorteil liegt dabei auf der Hand: Man hat einen Experten im Haus der die Einführung professionell begleitet und jederzeit bei Fragen zur Verfügung steht.

Datenaufbereitung nach aktuellen Anforderungen

Bevor es aber so weit ist dass die Daten in das System eingespeist werden, bedürfen diese einer dezidierten Sichtung. Eine Aufgabe die gerne unterschätzt wird. Der Gedanke „wir haben ja unsere Dokumente“ verführt zu dem Irrglauben, dass diese lediglich in das Redaktionssystem eingespeist werden müssen. Dabei ist genau dies der perfekte Zeitpunkt, die Dateninhalte einer genauen Prüfung zu unterziehen. Stimmen die Inhalten noch, entsprechen die Information den aktuellen Anforderungen in Bezug auf Gesetze, Normen, EU-Richtlinien, Sicherheitshinweise etc., wie umfangreich sind redundante Daten vorhanden? Ein wichtiger Punkt ist auch das aktuelle Ausgangsformat der Dokumente. Handelt es sich um Worddateien, Exceltabellen? Welche unterschiedlichen Dateiformate liegen im Grafikbereich vor? Lassen sich diese problemlos in das neue System übernehmen?

Standardisierungsgrad der Daten muss bestimmt werden

Diese Ist-Analyse gibt Aufschlüsse zum weiteren Projektverlauf und –umfang. Und auch die Klärung der Frage: „Wie sollen die Dokumente strukturiert sein, damit sie später sinnvoll im System stehen?“ bewahrt vor Enttäuschungen. Die Softwareanbieter geben hier in der Regel Hilfestellung in Form von Workshops. Diese Arbeitstreffen können je nach Datenumfang bis zu fünf Tage beanspruchen.

Um die Vorteile eines Redaktionssystems auszuschöpfen, muss der Datenbestand der Dokumente als Gesamtheit betrachtet werden. Während diese bei der konventionellen Bearbeitung in der Technischen Dokumentationen eher als Einzel-Arbeiten gesehen werden, geht es jetzt um die Frage, wie hoch der Grad der Standardisierung der Daten sein kann. Je höher die Standardisierung, desto effektiver die Arbeit mit dem Redaktionssystem. Das bedeutet: wenige Bausteine, schlanke Texte, Verzicht auf Überflüssiges.

Modulare Denk- und Arbeitsweise ist Pflicht

Ein weiterer wichtiger Akzeptanz-Prozess in den Köpfen der Mitarbeiter ist es, sich auf die Philosophie des Systems einzulassen. Hier stolpern die Anwender häufig, wenn sie gewohnte Software-Welten verlassen müssen und das Basis-System zum Beispiel nicht mehr nach den Regeln von Adobe-Programmen arbeitet und sich die Nutzer in der Office-Umgebung zu Recht finden müssen. Speziell die Arbeit mit modularisierten Dokumenten erfordert eine komplexe Umstellung der Denk- und Arbeitsweise.

Der Frage der Systemvoraussetzungen in Bezug auf vorhandene Hard- und Software muss ebenfalls geklärt werden: Ist ausreichend Serverkapazität vorhanden, arbeitet das Redaktionssystem mit der gleichen Software-Version (z.B. Word 2007), welche Datenbanken sind im Haus vorhanden, gibt es hier freie Lizenzen, die genutzt werden können? Müssen Möglichkeiten zur Integration externer Arbeitsplätze via Internet geschaffen werden?

Übersetzungsprozesse müssen mit dem Redaktionssystem korrespondieren

Last but not least: die Übersetzungen. Auch hier müssen die Prozesse analysiert und mit dem Übersetzungsdienstleister besprochen werden. Sind Translation-Memory-Systeme im Einsatz, so müssen diese mit dem Redaktionssystem korrespondieren. Für Redaktionen die sich zur Arbeit mit modularisierten Dokumenten entscheiden, bietet sich der große Nutzen des Single-Source-Prinzips. Aber auch hier gilt es, den Mitarbeitern das Verständnis dafür zu vermitteln, dass ein automatisierter Prozess entscheidet, welche Module einer Dokumentation noch in einer Fremdsprache benötigt werden, und welche bereits vorhanden sind und systemseitig aufgerufen werden. Häufig verhindert eine „Sicher ist sicher“-Denkweise die voll umfängliche Nutzung des erheblichen Einsparpotenzials in diesem Bereich.

Das Angebot an Redaktionssystemen, die sich auf die Technische Dokumentation spezialisiert haben, ist groß. Generell kann keine Empfehlung ausgesprochen werden. Dennoch sollten sich Unternehmen immer die Frage nach den tatsächlichen Anforderungen stellen. Wer mit Kanonen auf Spatzen schießt, kann viel Geld ausgegeben und stellt zu spät fest, dass die meisten Funktionalitäten seiner neuen Lösung für das Unternehmen gar nicht zum Tragen kommen. Grundsätzlich sollte das System nicht überdimensioniert und gleichzeitig zukunftssicher sein. Das heißt auch in fünf oder zehn Jahren muss gewährleistet sein, dass zum Beispiel Editoren wie MS Word oder FrameMaker noch verfügbar sind. Und letztendlich stellt sich die Frage nach der Lieferantenabhängigkeit: Bietet das System die Möglichkeit eigenständig zum Beispiel Layoutänderungen für die Dokumente vorzunehmen oder muss dafür jeweils ein Spezialist beauftragt werden? Es empfiehlt sich im Vorfeld solche möglichen Folgekosten nach Einführung des Systems zu klären, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Olaf Dömer, Redaktionsleiter global document solutions, Sassenberg

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