Tag der Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz Wissenswertes rund um das Arbeiten im Homeoffice
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Der 28. April ist der Welttag der Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz. Aus diesem Anlass geben wir Tipps, wie das Homeoffice zum Leistungsbooster wird und wie Meetings verbessert werden können. Eine Expertin von TÜV NORD erklärt zudem, was Unternehmen für den Arbeitsschutz beachten müssen.

Die Corona-Pandemie hat die Entwicklung hin zu neuen Arbeitsmodellen kräftig beschleunigt. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern nun auch langfristig einen Mix aus Präsenzarbeit und Homeoffice an. Welche rechtlichen Bedingungen dabei für den Arbeitsschutz im Homeoffice beachtet werden müssen, erklärt Tiana-Christin Schuck, Psychologin bei TÜV NORD MEDITÜV.
„Telearbeit“ oder „Mobiles Arbeiten“?
Ist es „Telearbeit“ oder „Mobiles Arbeiten“? Davon hängt im Wesentlichen ab, was arbeitsrechtlich zu beachten ist:
- Ein Telearbeitsplatz ist laut Arbeitsstättenverordnung ein fest eingerichteter Arbeitsplatz im privaten Haushalt. Hier muss der Arbeitgeber die komplette Ausstattung übernehmen und eine Gefährdungsbeurteilung erstellen – zu prüfen sind zum Beispiel Feinstaubemissionen durch Laserdrucker in kleinen Räumen, aber auch die Gefahr von sozialer Isolation bei Mitarbeitenden, die alleine wohnen.
- Beim mobilen Arbeiten wiederum entscheiden Beschäftigte selbst, wo sie arbeiten, ob in der eigenen Wohnung, im Zug oder anderswo; es gilt nur das Arbeitsschutzgesetz. Für „Homeoffice“ gibt es noch keine gesetzliche Definition.
Auch für zuhause: Gefährdungsbeurteilungen
Inzwischen gibt es in vielen Unternehmen Betriebsvereinbarungen, um das hybride Arbeiten langfristig klar zu regeln. „Meistens wird darin das mobile Arbeiten festgehalten – schon allein aus Kostengründen, da Unternehmen sonst je nach Größe tausende Telearbeitsplätze bewerten und ausstatten müssten“, erläutert Tiana-Christin Schuck. Die Vorgaben im Arbeitsschutz für mobiles Arbeiten seien niedriger und die Umsetzung daher kostengünstiger.
Konkret könnte beispielsweise die psychische Gefährdung im Homeoffice höher sein, wenn die soziale Unterstützung im Team über die Entfernung schlechter funktioniert oder wenn eine unzureichende räumliche Abgrenzung die Konzentration erschwert.
„Unternehmen sollten auch bei mobilem Arbeiten eine Gefährdungsbeurteilung erstellen und insbesondere ein Augenmerk auf die psychische Belastung legen, da sich die Belastungsfaktoren erheblich verändern können“, so die Expertin für Betriebliches Gesundheitsmanagement. „Konkret könnte beispielsweise die psychische Gefährdung im Homeoffice höher sein, wenn die soziale Unterstützung im Team über die Entfernung schlechter funktioniert oder wenn eine unzureichende räumliche Abgrenzung die Konzentration erschwert.“
Die Gefährdungsbeurteilung erstellen meist Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Psychologen. Unternehmen können dazu eigene Mitarbeitende fortbilden oder die entsprechenden Fachleute extern beauftragen.
Regelmäßige Schulungen nach dem Arbeitsschutzgesetz
Darüber hinaus haben Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auch bei mobilem Arbeiten eine Unterweisungspflicht nach dem Arbeitsschutzgesetz. Das heißt, sie müssen Beschäftigte regelmäßig darin schulen, wie sie ihren Arbeitsplatz gesund und sicher gestalten. So geht es beispielsweise darum, dass der Bildschirm im richtigen Winkel zum Fenster steht, der Tisch ausreichend groß ist, der Stuhl ein gesundes Sitzen ermöglicht, Stuhl und Bildschirm richtig eingestellt sind, die Beleuchtung stimmt und möglichst wenige Störgeräusche auftreten.
Unterstützung für Mitarbeiter im Homeoffice
Mit freiwilligen Maßnahmen können Unternehmen darüber hinaus einiges für die Gesundheit ihrer Beschäftigten im Homeoffice tun. „Das ergonomische Arbeiten zuhause kann auch schon mit einem Laptop-Ständer, einer externen Tastatur und Maus verbessert werden“, zählt Tiana-Christin Schuck auf. „Außerdem sollten Führungskräfte ihre Teams für gesundheitliche Risiken bei der Arbeit im Homeoffice sensibilisieren, ihre Mitarbeitenden ermutigen, Bewegungspausen einzubauen und selbst mit gutem Beispiel vorangehen.“
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Wichtig sei auch die Unternehmenskultur: Wie sprechen Team-Mitglieder miteinander, wie wird der informelle Austausch gepflegt, wie werden Abwesenheiten kommuniziert und gibt es individuelle Lösungen für unterschiedliche Lebenslagen? Wer solche Tipps beachte und sich auf die Suche nach einer passenden Lösung für die eigene Organisation mache, müsse sich um die Leistungsbereitschaft von Beschäftigten im Homeoffice wenig Sorgen machen, so Tiana-Christin Schuck.
Unternehmen mit einer gesunden Unternehmenskultur profitieren oft vom Homeoffice.
Wie man mit weniger Meetings mehr erreichen kann
Es ist mittlerweile nicht Neues, dass Unternehmen aufgrund der Pandemie ihre Abläufe, ihre Arbeitsmodelle und fast jeden Aspekt ihres Geschäfts neu überdenken. Interessant ist jedoch, wie Unternehmen die daraus gezogenen Lehren nutzen, um ihre Abläufe zu erneuern und zu verbessern, damit sie den Anforderungen von Kunden und Mitarbeitern gerecht werden. Im neuen Whitepaper des Telekommunikationskonzerns Verizon, das in Zusammenarbeit mit der Boston Consulting Group veröffentlicht wurde, erläutern Tami Erwin, CEO von Verizon Business, und Sampath Sowmyanarayan, Chief Revenue Officer von Verizon Business, wie etwas so Einfaches wie die Änderung der Art und Weise, wie Meetings abgehalten werden, die Produktivität erheblich beeinflussen kann.
„Jede Führungskraft muss sich heute den Weg für die Zukunft ihres Unternehmens in einer hybriden Welt neu ausmalen. Verizon Business und BCG haben sich zusammengetan, um konkrete Erkenntnisse zu teilen, die mehr Flexibilität, Verbindung und Zusammenarbeit ermöglichen“, sagte Tami Erwin, CEO von Verizon Business. „Denn wir wissen, dass es im Kern die richtige technologische Infrastruktur, Sicherheit und Lösungen sowie die richtigen Schulungen und Ressourcen braucht, um sicherzustellen, dass Unternehmen neue Arbeitsweisen effektiv umsetzen können.“
Meetings mit einfachen Mitteln verbessern
Für Unternehmen war die rasche Umstellung auf ein dezentrales oder verteiltes Arbeitsmodell ein anfänglicher Schock, der jedoch als Chance gesehen werden kann, die Art und Weise zu gestalten, wie Mitarbeiter neue Tools und Prozesse für die Zusammenarbeit annehmen und sich an sie anpassen. Um eine effektive Umsetzung zu erreichen, sind es nicht die großen Veränderungen, die sich durchsetzen, sondern einfache Maßnahmen, die den größten Unterschied ausmachen, wie zum Beispiel:
- Das Einführen einfacher und wirkungsvoller Praktiken zur Verbesserung von Besprechungen:
- 1. Planen von 25- oder 50-minütigen Besprechungen mit einer um 5 bis 10 Minuten verzögerten Anfangszeit.
- 2. Klare Angabe von Zweck und Tagesordnung der Besprechung in der Einladung.
- 3. Den Bedarf an regelmäßig wiederkehrenden Besprechungen prüfen.
- Das Erkennen und Hinterfragen der Notwendigkeit von Besprechungen, die durch alternative Kommunikationsmittel ersetzt werden können, z. B. E-Mail, Chat, gemeinsame Dokumente oder Offline-Besprechungen.
Die Ergebnisse
Einen Monat lang analysierte Verizon Business die Besprechungsgewohnheiten eines Teams von rund 150 Mitarbeitern und beobachtete den Erfolg verschiedener Änderungen bei Besprechungen. Die Versuchsmethoden wurden in Zusammenarbeit mit dem Team selbst entwickelt, in dem Bewusstsein, wie wichtig die Entwicklung neuer Wege von innen heraus ist, anstatt diese einfach von außen aufzudrängen. Während des gesamten Monats wurden täglich und wöchentlich Umfragen an die Teilnehmer verschickt, um ein kontinuierliches Feedback zu erhalten und so die Entwicklung der Prozesse und Praktiken in Echtzeit zu ermöglichen. Die Ergebnisse waren überwiegend positiv und zeigen, welche Auswirkungen kleine Veränderungen haben können:
- 90 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass die neuen Methoden zur Durchführung von Besprechungen dazu beigetragen haben, die Effizienz der Besprechungen insgesamt zu verbessern.
- 83 Prozent gaben an, dass sie sich wohler fühlen, wenn sie über andere Kanäle wie E-Mail, Collaboration-Tools und gemeinsame Dokumente arbeiten.
- 78 Prozent gaben an, dass sie das Gefühl haben, weniger Zeit in Besprechungen zu verschwenden, bei denen ihre direkte Teilnahme nicht erforderlich ist.
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