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Neue Datenschutzgrundverordnung Unternehmen müssen Daten der Mitarbeiter schützen

Redakteur: Katharina Juschkat

Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung regelt ab dem 25. Mai, wann, wie und unter welchen Umständen Unternehmen die Daten ihrer Mitarbeiter speichern, verwenden oder an Dritte weitergeben dürfen. Das Wichtigste im Überblick.

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In den heutigen Zeiten fallen mehr Daten als je zuvor am Arbeitsplatz an – Diensthandy und Surfen im Netz, Emails und GPS im Firmenwagen. Der Tüv Nord stellt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung vor.
In den heutigen Zeiten fallen mehr Daten als je zuvor am Arbeitsplatz an – Diensthandy und Surfen im Netz, Emails und GPS im Firmenwagen. Der Tüv Nord stellt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung vor.
(Bild: gemeinfrei / CC0 )

Personenbezogene Daten sind im Arbeitsleben allgegenwärtig: Diensthandys, E-Mails, Surfen im Netz, private Geräte, die dienstlich genutzt werden, oder Dienstwagen mit GPS-Tracking. In Zeiten der Digitalisierung fallen mehr Daten an als je zuvor – und das ständig und überall. Damit können Führungskräfte potentiell ihre Mitarbeiter noch einfacher überwachen. Ab Mai dieses Jahres regelt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) diese datenschutzrechtliche Herausforderung neu.

Geschäftsführung muss Angestellte über Datennutzung informieren

Damit ändern sich vor allem zwei wesentliche Punkte, die besonders für Unternehmen relevant sind: Zum einen erhalten Beschäftigte das Recht auf vollständige Transparenz ihrer Daten. Prof. Ralf Imhof, Referent der Tüv Nord Akademie, erklärt: „Die Geschäftsführung ist verpflichtet, die Angestellten zu informieren, welche Daten gesammelt werden, zu welchem Zweck das geschieht, wer Zugriff darauf hat, ob die Daten an Dritte weitergereicht werden und wer diese Dritten gegebenenfalls sind.“

Zum anderen besteht gegenüber den Mitarbeitern ab Mai eine Rechenschaftspflicht bezüglich der gesammelten Daten. Konkret bedeutet das: Auf direkte Nachfrage muss das Unternehmen Auskunft darüber geben, weshalb es dazu befugt ist, die betroffenen Daten zu sammeln und zu verarbeiten.

Hohe Bußgelder bei Verletzung des Datenschutzes

Ein Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Auflagen wird mit hohen Bußgeldern geahndet. Bislang liegt die Höchstgrenze bei 300.000 Euro. Nach Ablauf der Frist werden es 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens sein – abhängig davon, welcher Betrag höher ist. Gerade in Deutschland droht Unternehmen zudem ein enormer Imageschaden bei Verletzung des Datenschutzes, was wiederum deren Wirtschaftlichkeit nachhaltig schaden kann.

Weiterbildung für Datenschutzbeauftragte

Um diese und alle anderen Datenschutzrechte korrekt einzuhalten, müssen die Verantwortlichen eine Person zum Datenschutzbeauftragten weiterbilden lassen oder aber einen externen Dienstleister beauftragen.

„Datenschutzbeauftragte kontrollieren die Einhaltung der Datenschutzrechte und weisen bei Bedarf auf Verstöße hin. Wichtig dabei ist, dass sie wirklich nur eine unterstützende Funktion haben und nicht zuständig sind, den betrieblichen Datenschutz zu organisieren“, erklärt Imhof.

Außerdem haben Datenschutzbeauftragte ein Recht auf thematische Fortbildungen und Seminare, wie sie beispielsweise die Tüv Nord Akademie anbietet.

Betriebsrat als zweiter Datenschutzbeauftragter

„Der Betriebsrat kümmert sich in Unternehmen um die Wahrung der Arbeitnehmerrechte. Dazu gehören auch die Datenschutzrechte. Mit diesem Verständnis ist der Betriebsrat quasi eine Art zweiter Datenschutzbeauftragter. Er überprüft im Interesse der Mitarbeiter, ob das Unternehmen korrekt mit den Daten umgeht“, erklärt Imhof.

Probleme gibt es vor allem bei der erlaubten privaten Nutzung von Computern. Private Informationen dürfen Arbeitgeber nur einsehen, wenn das datenschutzrechtlich zulässig ist. Sie könnten laut DSGVO von jedem Mitarbeiter die Einwilligung einholen, beispielsweise das Postfach bei Abwesenheiten einsehen zu dürfen. Das ist aufwendig und wenig praktikabel. Wenn es einen Betriebsrat gibt, darf dieser stellvertretend für die Mitarbeiter im Rahmen einer Betriebsvereinbarung eine Einwilligung aussprechen. So hat die Geschäftsführung die Möglichkeit mit dem Betriebsrat eine einheitliche Regelung für solche Situationen zu finden – sofern dieser kooperiert.

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