Den größten Nutzen aus der Technischen Dokumentation ziehen

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Hat das auch monetäre Folgen für den Hersteller?

Klar, eine fehlende Anleitung öffnet Tür und Tor für Streitigkeiten. Der Kunde reagiert bei Problemen oft damit, dass er eine Teilzahlung zurückhält, was zu einer schnellen Reaktion der Hersteller führt. Hier kommen wir ins Spiel, jedoch ist das nicht die Situation, die wir uns wünschen.

Wie wünschen Sie es sich denn?

Ideal ist, wenn sich ein Unternehmen mal die Frage stellt: Sind wir mit den gesetzlichen Anforderungen konform? Wir investieren besser mal, um das zu überprüfen! Denn am Ende wird es ja eh gebraucht. Ergänzend stellt sich für uns immer die Frage, wie unser Kunde den größten Nutzen daraus ziehen kann. Und ideal ist, wenn diese Aufgaben frühzeitig auf den Weg gebracht werden, um hinterher nicht das Problem zu haben, dass die Sicherheit nicht ausreicht oder die bestehenden Dokumente unvollständig oder falsch sind. Das alles wieder gerade zu biegen ist im Nachhinein meist der doppelte Aufwand.

Wie unterstützen Sie, wenn die Sicherheit im Argen liegt?

Wir haben eine Kooperation mit zertifizierten Sicherheitsingenieuren, weil uns die Kunden oft fragen: Wie mache ich es denn richtig? Zusätzlich stellen wir häufig die Verbindung zu TÜV oder anderen Experten her, die dem Kunden helfen, die Sicherheit in Ordnung zu bringen.

Können Sie einen typischen Projektablauf einer Dokumentationsanfrage schildern?

Am Anfang steht eine Bedarfsanalyse: In welcher Situation steckt der Kunde? Abhängig von seinen Produkten können wir ihm die relevanten Anforderungen nennen. Eine Bohrmaschine als einfaches Beispiel unterliegt normativen und gesetzlichen Regularien. Wenn sie in ein Schauspielhaus gehen, gibt es dort Maschinen und Anlagen auf der Bühne. Für die Bühnentechnik gelten vielleicht weniger europäische Standards als für den Allgemeinen Maschinen- und Anlagenbau. An dieser Stelle können wir dem Kunden helfen, diese Rahmenbedingungen für sich festzulegen. Damit verbunden ist auch die Einstufung in die zutreffenden EG-Richtlinien. Wir klären, welche Normen er beachten muss, denn am Ende stellt er seine Konformitätserklärung aus.

Was beinhaltet die Konformitätserklärung?

Mit der Ausstellung bescheinigt der Hersteller, dass er rechtskonform entwickelt und die Sicherheitsanforderungen in einer Risikobeurteilung berücksichtigt sowie eine Gebrauchs- oder Betriebsanleitung erstellt hat. Dies gehört zum europäischen Sicherheitskonzept. Die Inhalte von Anleitungen sind ebenso in EG-Regularien festgelegt wie die Kennzeichnung am Produkt selbst – diese formalen Anforderungen können wir für den Kunden ermitteln.

Schließlich erarbeiten wir für ihn ein Konzept, wie die Anforderungen umzusetzen sind und welche externe Unterstützung sinnvoll ist.

Oft empfehlen wir dem Kunden, eine Systematik im Unternehmen zu installieren. Dafür bieten wir das entsprechende fachliche Know-how an Beratung und Schulung. Die Lösung können wir mit einer CE-Software für die Konformitätsbewertung und Normenverwaltung untermauern.

Im nächsten Schritt konzipiert unser Redaktionsteam die erforderliche Anleitung. Dazu wird eine Informationsstruktur festgelegt, weil die Inhalte vom Produkt und dem Informationsbedarf der Zielgruppe abhängig sind.

Wer ist für den Inhalt der Anleitungen zuständig?

Unsere technischen Redakteure setzen sich mit dem Produkt auseinander und erstellen eine sogenannte Produktanalyse. Ein gutes Ergebnis entsteht immer dann, wenn Wissen geteilt wird. Das heißt also, wir liefern redaktionelles Wissen und der Kunde steuert produktspezifisches Wissen bei. Für Kunden, mit denen wir schon länger zusammen arbeiten, gibt es Standards die parallel zur Konstruktion bearbeitet werden.

Ab welcher Projektgröße lohnt sich die Zusammenarbeit mit Experten wie der Winkler GmbH?

Es lohnt sich bei jeder Projektgröße. Selbst bei kleinen Projekten, weil die Tragweite falsch ausgestellter Zertifikate am Ende teurer ist als eine Beratung. Schließlich kennt das Produktsicherheitsgesetz auch Ordnungswidrigkeiten, wie etwa beim zu Schnell fahren oder Falsch parken. Die Ordnungswidrigkeiten im Rahmen des Produktsicherheitsgesetzes fangen bei 10 000 Euro an.

Wie lange dauert ein Projekt – von der Kundenanfrage bis zur druckfertigen Doku?

Das ist natürlich abhängig vom Projekt und der Komplexität. CE-Beratungen ca. 1 bis 5 Arbeitstage, erstellen von Betriebsanleitungen inklusive Illustrationen ca 10 Arbeitstage größere Projekte auch mal 20 bis 30 Arbeitstage bei zügiger Bearbeitung mit unseren Kunden.

Wir benötigen Produktinformationen und eine Freigabe der Doku vom Kunden, damit technisch und sachlich alles seine Richtigkeit hat. Deshalb ist es für den Kunden einfacher, wenn wir projektbegleitend dabei sind.

Liefern Sie falls nötig auch die Übersetzungen?

Ja, sogar asiatische oder osteuropäische Sprachen. Dafür arbeiten wir mit ausgewählten Dienstleistern zusammen. Gerade bei der Dokumentation ist das richtige Vokabular entscheidend und beginnt schon in der deutschen Sprache. Unsere Redaktion koordiniert die Übersetzung, damit am Ende kein Kauderwelsch entsteht.

Sie erwähnten eingangs Ihr persönliches Steckenpferd, die CE-Kennzeichnung. Den Prozess dahinter bezeichnen Sie als CE Guidance - können Sie dazu ein paar Worte sagen?

Mit CE Guidance drücken wir aus, dass wir unseren Kunden Orientierung geben, ihn als Lotse in den „sicheren Hafen“ bringen. Wir geben ihm Methoden an die Hand, um bestimmte Aufgaben selbst zu lösen. Denn der Hersteller ist schließlich selbst Spezialist für sein Produkt. Dafür bieten wir Workshops mit den Konstrukteuren an: Ziel ist es, den Konstrukteur dahin zu bewegen, dass er nach dem Verfahren der Risikobeurteilung konstruiert und Fachwissen von Normen nutzt.

Zudem unterstützen wir auch die Anwendung oder Einführung der CE-Software Safexpert. Softwaremodule und Normen werden nach Kundenbedarf konfiguriert, inklusive elektronischer Aktualisierung – so ist der Kunde stets auf dem aktuellen Stand.

Vielen Dank für das Gespräch.

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