Tag der Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz Wissenswertes rund um das Arbeiten im Homeoffice

Von Monika Zwettler, Grigori Kalinski, Pressemitteilung

Der 28. April ist der Welttag der Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz. Aus diesem Anlass geben wir Tipps, wie das Homeoffice zum Leistungsbooster wird und wie Meetings verbessert werden können. Eine Expertin von TÜV NORD erklärt zudem, was Unternehmen für den Arbeitsschutz beachten müssen.

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Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern nun auch langfristig einen Mix aus Präsenzarbeit und Homeoffice an.
Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern nun auch langfristig einen Mix aus Präsenzarbeit und Homeoffice an.
(Bild: TÜV NORD)

Die Corona-Pandemie hat die Entwicklung hin zu neuen Arbeitsmodellen kräftig beschleunigt. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern nun auch langfristig einen Mix aus Präsenzarbeit und Homeoffice an. Welche rechtlichen Bedingungen dabei für den Arbeitsschutz im Homeoffice beachtet werden müssen, erklärt Tiana-Christin Schuck, Psychologin bei TÜV NORD MEDITÜV.

„Telearbeit“ oder „Mobiles Arbeiten“?

Ist es „Telearbeit“ oder „Mobiles Arbeiten“? Davon hängt im Wesentlichen ab, was arbeitsrechtlich zu beachten ist:

  • Ein Telearbeitsplatz ist laut Arbeitsstättenverordnung ein fest eingerichteter Arbeitsplatz im privaten Haushalt. Hier muss der Arbeitgeber die komplette Ausstattung übernehmen und eine Gefährdungsbeurteilung erstellen – zu prüfen sind zum Beispiel Feinstaubemissionen durch Laserdrucker in kleinen Räumen, aber auch die Gefahr von sozialer Isolation bei Mitarbeitenden, die alleine wohnen.
  • Beim mobilen Arbeiten wiederum entscheiden Beschäftigte selbst, wo sie arbeiten, ob in der eigenen Wohnung, im Zug oder anderswo; es gilt nur das Arbeitsschutzgesetz. Für „Homeoffice“ gibt es noch keine gesetzliche Definition.

Auch für zuhause: Gefährdungsbeurteilungen

Inzwischen gibt es in vielen Unternehmen Betriebsvereinbarungen, um das hybride Arbeiten langfristig klar zu regeln. „Meistens wird darin das mobile Arbeiten festgehalten – schon allein aus Kostengründen, da Unternehmen sonst je nach Größe tausende Telearbeitsplätze bewerten und ausstatten müssten“, erläutert Tiana-Christin Schuck. Die Vorgaben im Arbeitsschutz für mobiles Arbeiten seien niedriger und die Umsetzung daher kostengünstiger.

Konkret könnte beispielsweise die psychische Gefährdung im Homeoffice höher sein, wenn die soziale Unterstützung im Team über die Entfernung schlechter funktioniert oder wenn eine unzureichende räumliche Abgrenzung die Konzentration erschwert.

Tiana-Christin Schuck, Psychologin bei TÜV NORD MEDITÜV

„Unternehmen sollten auch bei mobilem Arbeiten eine Gefährdungsbeurteilung erstellen und insbesondere ein Augenmerk auf die psychische Belastung legen, da sich die Belastungsfaktoren erheblich verändern können“, so die Expertin für Betriebliches Gesundheitsmanagement. „Konkret könnte beispielsweise die psychische Gefährdung im Homeoffice höher sein, wenn die soziale Unterstützung im Team über die Entfernung schlechter funktioniert oder wenn eine unzureichende räumliche Abgrenzung die Konzentration erschwert.“

Die Gefährdungsbeurteilung erstellen meist Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Psychologen. Unternehmen können dazu eigene Mitarbeitende fortbilden oder die entsprechenden Fachleute extern beauftragen.

Regelmäßige Schulungen nach dem Arbeitsschutzgesetz

Darüber hinaus haben Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auch bei mobilem Arbeiten eine Unterweisungspflicht nach dem Arbeitsschutzgesetz. Das heißt, sie müssen Beschäftigte regelmäßig darin schulen, wie sie ihren Arbeitsplatz gesund und sicher gestalten. So geht es beispielsweise darum, dass der Bildschirm im richtigen Winkel zum Fenster steht, der Tisch ausreichend groß ist, der Stuhl ein gesundes Sitzen ermöglicht, Stuhl und Bildschirm richtig eingestellt sind, die Beleuchtung stimmt und möglichst wenige Störgeräusche auftreten.

Unterstützung für Mitarbeiter im Homeoffice

Mit freiwilligen Maßnahmen können Unternehmen darüber hinaus einiges für die Gesundheit ihrer Beschäftigten im Homeoffice tun. „Das ergonomische Arbeiten zuhause kann auch schon mit einem Laptop-Ständer, einer externen Tastatur und Maus verbessert werden“, zählt Tiana-Christin Schuck auf. „Außerdem sollten Führungskräfte ihre Teams für gesundheitliche Risiken bei der Arbeit im Homeoffice sensibilisieren, ihre Mitarbeitenden ermutigen, Bewegungspausen einzubauen und selbst mit gutem Beispiel vorangehen.“

Wichtig sei auch die Unternehmenskultur: Wie sprechen Team-Mitglieder miteinander, wie wird der informelle Austausch gepflegt, wie werden Abwesenheiten kommuniziert und gibt es individuelle Lösungen für unterschiedliche Lebenslagen? Wer solche Tipps beachte und sich auf die Suche nach einer passenden Lösung für die eigene Organisation mache, müsse sich um die Leistungsbereitschaft von Beschäftigten im Homeoffice wenig Sorgen machen, so Tiana-Christin Schuck.

Unternehmen mit einer gesunden Unternehmenskultur profitieren oft vom Homeoffice.

Tiana-Christin Schuck, Psychologin bei TÜV NORD MEDITÜV

Weitere Infos dazu bei TÜV NORD.

Tipps vom Kindle Coach und Unternehmer Grigori Kalinski

So wird das Homeoffice zum Leistungsbooster

Homeoffice ist für viele von uns seit der Pandemie selbstverständlich geworden. Vieles klappt mittlerweile hervorragend, an anderen Stellen ist noch Luft nach oben. Der Kindle Coach und Unternehmer Grigori Kalinski arbeitet bereits seit über drei Jahren mit seinem ganzen Team komplett remote – und fährt damit sehr gut. Er hat einige Tipps parat, mit denen das Homeoffice zum Leistungsbooster wird.

  • Klare Kommunikation
    Die Aufgabenstellung sollte so konkret wie möglich sein, um Missverständnisse und damit verbundenen Frust bei den Mitarbeitern zu vermeiden. Außerdem wird so wertvolle Zeit gespart, wenn nicht immer nachgefragt werden muss. Wertschätzung und Anerkennung steigern die Motivation und sorgen für eine erhöhte Leistungsbereitschaft. Kritik sollte stets sachlich und niemals in persönlicher, verletzender Weise dargelegt werden - doch sie sollte immer ausgesprochen werden, denn es ist niemals sinnvoll, Probleme totzuschweigen, bis sie irgendwann zu einer Explosion führen.
  • Online-Tagebuch
    Um auch aus der Ferne einen Überblick darüber zu behalten, was Mitarbeiter jeden Tag leisten, ist es empfehlenswert, eine Datei als eine Art Online-Tagebuch anzulegen, in die jeder Arbeitnehmer am Ende des Arbeitstages einträgt, was er alles geschafft hat. So wird deutlich, welcher Mitarbeiter voll ausgelastet - vielleicht sogar schon überlastet - ist und welcher neue Aufgaben erledigen kann. Sollte ein Mitarbeiter mit seiner Arbeit überfordert sein, hilft das direkte Gespräch. Weniger ist in diesem Fall immer mehr! Wer vor lauter Arbeit nicht mehr weiß, wo ihm der Kopf steht, der wird nicht dieselben Leistungen erbringen können, wie ein entspannter, ausgeglichener Mitarbeiter. Es gilt daher, Mitarbeiter zu fordern, aber nicht zu überfordern. Auch Unterforderung bringt negative Konsequenzen mit sich, denn Langeweile erhöht die Unzufriedenheit, stört die Konzentration und führt ebenfalls zu einem Abfall der Leistungen.
  • Regelmäßige Teamsitzungen
    Mindestens einmal pro Woche sollte eine Teamsitzung per Videocall durchgeführt werden, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. Hier ist genügend Raum für Fragen, Anregungen, Kritik, aber auch um sich gegenseitig zu unterstützen und die kleinen und großen Erfolge des Unternehmens zu feiern. Wichtig ist hierbei, dass ein wertschätzender Umgang gepflegt wird und sich jeder Mitarbeiter gesehen und gehört fühlt. Ebenso sollte gefragt werden, ob es Dinge gibt, die verbessert werden sollten. Weiterbildungskurse unterstützt dabei, die Fähigkeiten der Mitarbeiter weiter auszubauen.
  • Hilfestellung für mehr Struktur im Arbeitsalltag
    Gerade neue Mitarbeiter, die bisher noch nie im Homeoffice gearbeitet haben, werden eventuelle zu Beginn Probleme damit haben, sich ihren Arbeitsalltag zu strukturieren. Sie sind es gewohnt, dass ihnen immer jemand über die Schulter schaut und ihnen jeden einzelnen Arbeitsschritt vorschreibt. Besitzen diese Menschen nun plötzlich die Freiheit, arbeiten zu können, wann, wie und von wo aus sie das wollen, kann sich schnell Überforderung breitmachen. Daher ist es sinnvoll, wenn Mitarbeitern Tipps an die Hand zu geben, sofern sie nicht eigenständig dazu in der Lage sind, Deadlines einzuhalten oder unter dem Drang zur Prokrastination leiden. Solche Tipps könnten beispielsweise sein, sich daheim ein extra Büro einzurichten, um eine räumliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben zu schaffen. Auch eine feste Arbeitsroutine kann helfen, produktiver zu arbeiten. Sinnvoll sind feste Arbeitszeiten im Einklang mit dem Biorhythmus und genügend Pausen zur Regeneration. Kein Mitarbeiter sollte sich überarbeiten, denn eine gute Work-Life-Balance ist essentiell für die seelische Gesundheit, die Zufriedenheit und auch für die Motivation der Mitarbeiter. Bleibt Arbeit liegen, dann ist das eben so – morgen ist auch noch ein Tag und kein Mensch ist jeden Tag gleich gut in Form, weshalb es absolut menschlich ist, wenn es Tage gibt, an denen jemand nicht ganz so produktiv ist wie sonst.
  • Vertrauen
    Mitarbeiter sollten eine freie Hand haben und selbst entscheiden, auf welche Art und Weise, sie die ihnen zugetragenen Aufgaben erledigen. Solange die Ergebnisse zufriedenstellen, besteht hier kein Handlungsbedarf. Alle Menschen sind individuell und jeder hat seine ganz eigene Herangehensweise. Mitarbeiter sollten so viel Freiraum wie möglich haben. So lässt sich die Zufriedenheit weiter steigern und deine Mitarbeiter erbringen gerne die von ihnen geforderte Leistung.

Über den Autor: Grigori Kalinski gilt im deutschsprachigen Raum als führender Coach im Bereich des Amazon Kindle Publishings. Ungeachtet seines jungen Alters ist er seit einigen Jahren gern gesehener Gast in Talkshows und auf Seminaren. Seine Vision von einem besseren Leben führte ihn nach seinem abgebrochenen Studium auf den Amazon-Kindle-Markt. Mit geringem Aufwand konnte er bereits nach wenigen Wochen ein hohes passives Einkommen generieren. Heute gibt der Amazon-Kindle-Experte in Online-Seminaren und Einzel-Strategie-Gesprächen anderen Menschen sein Wissen an die Hand.

Wie man mit weniger Meetings mehr erreichen kann

Es ist mittlerweile nicht Neues, dass Unternehmen aufgrund der Pandemie ihre Abläufe, ihre Arbeitsmodelle und fast jeden Aspekt ihres Geschäfts neu überdenken. Interessant ist jedoch, wie Unternehmen die daraus gezogenen Lehren nutzen, um ihre Abläufe zu erneuern und zu verbessern, damit sie den Anforderungen von Kunden und Mitarbeitern gerecht werden. Im neuen Whitepaper des Telekommunikationskonzerns Verizon, das in Zusammenarbeit mit der Boston Consulting Group veröffentlicht wurde, erläutern Tami Erwin, CEO von Verizon Business, und Sampath Sowmyanarayan, Chief Revenue Officer von Verizon Business, wie etwas so Einfaches wie die Änderung der Art und Weise, wie Meetings abgehalten werden, die Produktivität erheblich beeinflussen kann.

„Jede Führungskraft muss sich heute den Weg für die Zukunft ihres Unternehmens in einer hybriden Welt neu ausmalen. Verizon Business und BCG haben sich zusammengetan, um konkrete Erkenntnisse zu teilen, die mehr Flexibilität, Verbindung und Zusammenarbeit ermöglichen“, sagte Tami Erwin, CEO von Verizon Business. „Denn wir wissen, dass es im Kern die richtige technologische Infrastruktur, Sicherheit und Lösungen sowie die richtigen Schulungen und Ressourcen braucht, um sicherzustellen, dass Unternehmen neue Arbeitsweisen effektiv umsetzen können.“

Meetings mit einfachen Mitteln verbessern

Für Unternehmen war die rasche Umstellung auf ein dezentrales oder verteiltes Arbeitsmodell ein anfänglicher Schock, der jedoch als Chance gesehen werden kann, die Art und Weise zu gestalten, wie Mitarbeiter neue Tools und Prozesse für die Zusammenarbeit annehmen und sich an sie anpassen. Um eine effektive Umsetzung zu erreichen, sind es nicht die großen Veränderungen, die sich durchsetzen, sondern einfache Maßnahmen, die den größten Unterschied ausmachen, wie zum Beispiel:

  • Das Einführen einfacher und wirkungsvoller Praktiken zur Verbesserung von Besprechungen:
  • 1. Planen von 25- oder 50-minütigen Besprechungen mit einer um 5 bis 10 Minuten verzögerten Anfangszeit.
  • 2. Klare Angabe von Zweck und Tagesordnung der Besprechung in der Einladung.
  • 3. Den Bedarf an regelmäßig wiederkehrenden Besprechungen prüfen.
  • Das Erkennen und Hinterfragen der Notwendigkeit von Besprechungen, die durch alternative Kommunikationsmittel ersetzt werden können, z. B. E-Mail, Chat, gemeinsame Dokumente oder Offline-Besprechungen.

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Die Ergebnisse

Einen Monat lang analysierte Verizon Business die Besprechungsgewohnheiten eines Teams von rund 150 Mitarbeitern und beobachtete den Erfolg verschiedener Änderungen bei Besprechungen. Die Versuchsmethoden wurden in Zusammenarbeit mit dem Team selbst entwickelt, in dem Bewusstsein, wie wichtig die Entwicklung neuer Wege von innen heraus ist, anstatt diese einfach von außen aufzudrängen. Während des gesamten Monats wurden täglich und wöchentlich Umfragen an die Teilnehmer verschickt, um ein kontinuierliches Feedback zu erhalten und so die Entwicklung der Prozesse und Praktiken in Echtzeit zu ermöglichen. Die Ergebnisse waren überwiegend positiv und zeigen, welche Auswirkungen kleine Veränderungen haben können:

  • 90 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass die neuen Methoden zur Durchführung von Besprechungen dazu beigetragen haben, die Effizienz der Besprechungen insgesamt zu verbessern.
  • 83 Prozent gaben an, dass sie sich wohler fühlen, wenn sie über andere Kanäle wie E-Mail, Collaboration-Tools und gemeinsame Dokumente arbeiten.
  • 78 Prozent gaben an, dass sie das Gefühl haben, weniger Zeit in Besprechungen zu verschwenden, bei denen ihre direkte Teilnahme nicht erforderlich ist.

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