Dokumentenmanagement Mehr Komfort für den täglichen Büroalltag

Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Monika Zwettler

Auf der diesjährigen DMS Expo hat Docu Ware die Version 6.6 seines Dokumentenmanagement-Systems präsentiert. Die webbasierte Lösung umfasst viele Verbesserungen beispielsweise beim Workflow-Management und der Integration in E-Mail-Programme.

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Mit Docu Ware Mobile stehen jetzt Apps für alle gängigen mobilen Geräte wie iPhone, iPad, Blackberry, Tablets oder Smartphones mit Android beziehungsweise mit Windows 8 zur Verfügung.
Mit Docu Ware Mobile stehen jetzt Apps für alle gängigen mobilen Geräte wie iPhone, iPad, Blackberry, Tablets oder Smartphones mit Android beziehungsweise mit Windows 8 zur Verfügung.
(Bild: Docu Ware)

Mit dem Release 6.6 des Dokumentenmanagement-Systems von Docu Ware wurden unter anderem die Windows Explorer Client-App und das Zusatzmodul Connect to Outlook komplett überarbeitet sowie der Workflow Manager um nützliche Funktionen ergänzt.

Dokumente per App verwalten

Die Windows Explorer Client-App bietet Dokumenten-Management in der gewohnten Ordnerstruktur des Windows Explorers und ähnelt dem Speichern von Dokumenten auf einem Server-Netzlaufwerk. Ob Anwender durch schrittweises Navigieren durch Ordner einfach und schnell zur Rechnung eines bestimmten Lieferanten gelangen oder per Drag & Drop ein Dokument von der Festplatte im zentralen Dokumenten-Pool speichern möchten – der Pfad des Zielordners wird sofort für die Indexbegriffe des Dokuments verwendet und spart die manuelle Eingabe. Direktes Speichern im elektronischen Archiv sowie das Bearbeiten von Dokumenten funktioniert so einfach wie vom Windows Explorer gewohnt.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Die Oberfläche des Moduls Connect to Outlook wurde dem neuen Docu-Ware-Design angepasst und benutzerfreundlicher gestaltet; dadurch können E-Mails im täglichen Arbeitsalltag jetzt noch zügiger bearbeitet werden. Zum Beispiel erfolgt der Zugriff auf Ablage- und Schnellsuche-Konfigurationen direkt aus Connect to Outlook heraus. Mit Connect to Mail lassen sich in der Version 6.6 E-Mails von Google Mail wahlweise im EML-Originalformat oder als PDF archivieren. Die Archivierung im EML-Originalformat beschleunigt den Ablagevorgang.

Dokumentenbasiert steuern

Mit dem Docu Ware Workflow Manager lassen sich klare Regeln zur Steuerung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse aufstellen. Beispielsweise können Mitarbeitern oder Fachbereichen Aufgaben zugewiesen, Vertretungsregeln festgelegt und alle Abläufe nachverfolgt werden. In der neuen Version erfolgen Freigabeprozesse, etwa bei Eingangsrechnungen, durch ein effizienteres Stempeln vieler Dokumente noch schneller ab. Eine rote Farbmarkierung sorgt für eine bessere Übersicht anstehender Aufgaben und es ist jetzt möglich, in Docu Ware archivierte Dokumentinhalte ebenso wie Aufgabenlisten leicht in beliebige Anwendungen zu übertragen.

Mobiles Dokumenten-Management

Mit Docu Ware Mobile stehen Apps für alle gängigen mobilen Geräte wie iPhone, iPad, Blackberry, Tablets oder Smartphones mit Android beziehungsweise mit Windows 8 zur Verfügung. Die Nutzungsszenarien mobiler Endgeräte reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool über Aufgabenlisten bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.

Die kostenlose Scan-App Paper-Scan verwandelt iPhones sowie Android-Geräte in mobile Dokumentenscanner. Mit Paper-Scan erstellte PDFs können nicht nur in Docu Ware archiviert werden, sondern auch in Dropbox oder Google Drive abgelegt, per E-Mail verschickt und via AirPrint gedruckt werden. (mz)

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