Dokumentation Die häufigsten Fehler beim Dokumentieren von Maschinen und Anlagen

Autor / Redakteur: Peter Tschannen, Andreas Loebner / Dipl.-Ing. (FH) Monika Zwettler

Für die zielführende und gewinnbringende Erstellung technischer Dokumentationen im Maschinen- und Anlagenbau gilt es einige Fallstricke zu vermeiden.

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(Bild: ©Tierney - stock.adobe.com)

Bei der Durchführung eines Projekts im Maschinen- und Anlagenbau müssen die Kostenziele erreicht, die Termine gehalten und die Produktqualität gewährleistet sein. Zudem, und das ist noch nicht überall angekommen, muss das Engineering-Unternehmen seinen Sorgfaltspflichten nachkommen.

Die fünf häufigsten Fehler

Die Erfüllung der Sorgfaltspflicht heißt unter anderem, dass eine konstruktionsbegleitende Risikoanalyse nach ISO 12100 durchgeführt, umgesetzt und dokumentiert wird. Nun erscheint der Zwang zu diesem Dokumentationswesen hoch, wenn nicht sogar als übertrieben.

  • Doch zum Einen hilft eine gute Dokumentation dem Betreiber einer Maschine oder Anlage bei der Inbetriebnahme, dem Unterhalt und bei Reparaturen.
  • Zum Anderen werden diese Unterlagen bedeutsam, wenn sich mit der Maschine ein Unfall, womöglich gar mit Personenschäden, ereignen sollte. Kann der Hersteller dann keine schlüssig aufgebaute Dokumentation vorweisen, so kann das fatale Folgen haben.

Hier werden die fünf häufigsten Fehler, die beim Erstellen von technischer Dokumentation gemacht werden, behandelt:

  • 1. Mangelnde laufende Berücksichtigung der Sorgfaltspflichten während der Konstruktion.
  • 2. Ungenügende Motivation und Qualifikation der Ausführenden.
  • 3. Vorhandenes Wissen wird nicht ausgeschöpft.
  • 4. Es werden zu wenige Ressourcen bereitgestellt.
  • 5. Der praktische Nutzen für den Betreiber wird unterschätzt.

Was es zu beachten gilt

Wird erst beim Erstellen der Bedienungsanleitung festgestellt, dass das Produkt schlecht zu bedienen und/oder zu warten, nicht konform mit den Regelwerken oder gar gefährlich ist, so sind zumindest Terminprobleme die Folge. Zudem, je „liebloser“ wichtige Schemata und Zeichnungen von den „Fach“-Abteilungen erstellt wurden, desto mühevoller ist es, daraus eine übersichtliche Betriebsanleitung abzuleiten. Zusätzlich erschwerend sind uneinheitliche Bezeichnungen.

Fachübergreifendes Arbeiten notwendig

Es ist ein Fehler, das Erstellen der Dokumentation als nachgeordnetes „Anhängsel“ zum Engineering zu verstehen. Laufendes, fachübergreifendes Einbeziehen der Ersteller der Anleitungen in den Dokumentenfluss und in Besprechungen führt zu besserem Ergebnis bei vernünftigem Aufwand. Nicht ausgebildete Redakteure erkennen oft die Fallstricke nicht.

Die Konsequenzen aus ungenügender Qualifikation sind Mehraufwand infolge von fehlendem Wissen, nicht rechtssicheren Dokumenten und zielpublikumsfremden Inhalten. Besser ist es, wenn Dokumentationen von Experten erstellt und gepflegt werden, zumal manche Ingenieure eher Scheu vor Schriftlichem haben.

Wie eine Dokumentation nutzwertig wird

Entscheidend für eine brauchbare Betriebsanleitung ist, dass vom Wissen des Herstellers zu Aufbau, Funktion, Bedienung, Vorgehen im Fehlerfall usw. der Maschine, so viel wie möglich wiederzufinden ist:

  • Mit explizitem Wissen, abgeleitet aus der Engineering-Dokumentation, wird die Thematik aufgebaut. Daraus werden dann Funktionszusammenhänge beschrieben.
  • Aber erst wenn implizites Wissen, abgefragt zum Beispiel von Montage- oder Wartungspersonal, eingearbeitet wird, entsteht für den Betreiber praktischer Nutzen (Bild 1).

Ein technischer Redakteur muss während seiner Arbeit zwangsläufig verschiedene Fachleute „nerven“ um an deren Wissen zu gelangen.

Bild 1: Erst, wenn zum expliziten Wissen auch implizites Wissen über Funktionen und Zusammenhänge einer Maschine- oder Anlage kommen, entsteht wirklicher Mehrwert.
Bild 1: Erst, wenn zum expliziten Wissen auch implizites Wissen über Funktionen und Zusammenhänge einer Maschine- oder Anlage kommen, entsteht wirklicher Mehrwert.
(Bild: TID)

An der falschen Stelle gespart

Gute Dokumentationen zu erstellen bindet Zeit und kostet Geld. Die Verlockung ist da, diese Tatsache bei Termin- und Budgetplanung zu gering zu schätzen oder gar zu „vergessen“. Die vermeintlich zu erzielenden, relativ geringen Einsparungen beim Dokumentationswesen erweisen sich jedoch als Trugschluss: Hektische Nacharbeiten fallen immer teurer und meist schlechter aus.

Die Praxis zeigt, dass Betriebsanleitungen bei den Betreibern zu wenig in Arbeitsprozesse wie Schulung, Steuerungstechnik etc. einbezogen werden. Dadurch werden die Mitarbeitenden nicht mit den Dokumenten vertraut und nutzen sie nicht.

Was gut gestaltete Dokumente ausmacht

Gut gestaltete, mit übersichtlichen Bildern ausgestattete und mit verständlichen Sätzen verfasste Anleitungen erfüllen nicht nur die Vorschriften. Sie geben dem Betreiber auch laufende Unterstützung beim Betrieb sowie dem Anlagenbauer Rechtssicherheit bei möglichen Krisen.

Bild 2: Durch die Aufwertung eines existierenden Hydraulik-Schemas entsteht eine aussagekräftige Grafik, die einfach zu lesen ist, aber viele Informationen enthält.
Bild 2: Durch die Aufwertung eines existierenden Hydraulik-Schemas entsteht eine aussagekräftige Grafik, die einfach zu lesen ist, aber viele Informationen enthält.
(Bild: TID)

Bild 2 zeigt eine aussagekräftige Grafik, in der Form eines aufgewerteten Hydraulik-Schemas. Die Grafik ist einfacher zu lesen als ein „richtiges“ Schema, enthält aber fast alles, was für die tägliche Arbeit nötig ist. Kommt hinzu: Gute Betriebsanleitungen sind Bestandteil des Produkts und somit auch eine Visitenkarte des Unternehmens. Wieso also nicht in der Angebotsphase mit solchen Unterlagen das Vertrauen von möglichen neuen Kunden festigen?

* Peter Tschannen, TID GmbH, Schüpfen; Andreas Loebner, freier Autor, Bern

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