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Papierloses Büro

Büroarbeit digitalisieren? Ja, bitte!

| Redakteur: Ira Zahorsky

Büroangestellte wollen ein papierloses Büro und halten das auch für machbar. Haupttreiber dafür sind Zeitersparnis und Umweltschutz. Aber die Angst vor Datenverlust und Bürokratie bremsen die Digitalisierung aus. Das sind Ergebnisse einer aktuellen Studie zur Digitalisierung der Büroarbeit.

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Einen papierlosen Arbeitsplatz? Das halten laut einer aktuellen Studie von Sage ganze 71 Prozent der Büroangestellten in spätestens 10 Jahren für sinnvoll.
Einen papierlosen Arbeitsplatz? Das halten laut einer aktuellen Studie von Sage ganze 71 Prozent der Büroangestellten in spätestens 10 Jahren für sinnvoll.
(Bild: gemeinfrei / CC0)

Laut einer aktuellen Studie von TNS Emnid im Auftrag des Softwareherstellers Sage halten 71 Prozent der über 800 befragten Büroangestellten „die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren“ für sinnvoll. Ein Drittel stimmt der Aussage sogar voll zu. Nur 27 Prozent stimmen eher nicht oder nicht zu. Damit ist klar: Die Digitalisierung der Geschäftsabläufe im Büro kommt bei den betroffenen Mitarbeitern mehrheitlich gut an. Doch ist ein nahezu papierloses Büro überhaupt machbar? Auch diese Frage stellten die Marktforscher den Teilnehmern der Sage-Studie – und registrierten eine Zustimmung von mehr als zwei Drittel (67 Prozent) der Befragten in diesem Punkt.

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„Die Ergebnisse unserer Studie zeigen, dass die Vorteile bei den Büroangestellten in den deutschen Unternehmen angekommen sind. Die Vision vom weitgehend papierlosen Büro ist sinnvoll und realisierbar. Jetzt kommt es auf die Entscheider an. Sie müssen die Rahmenbedingungen für papierlose Prozesse in den Büros schaffen und ausbauen”, sagt Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei der Sage Group plc. Software und die digitale Transformation werden bei dieser Aufgabe ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg sein.

Zeitersparnis und Umweltschutz

Als Hauptargument für das papierlose Büro führt ein gutes Drittel (34 Prozent) der Befürworter in Deutschland Zeitersparnis im Arbeitsalltag an, beispielsweise durch schnelleres Auffinden von Unterlagen und Informationen. In der Schweiz teilen diese Einschätzung nur 17 Prozent der Befürworter. Die Schweizer nennen zu 38 Prozent, die Österreicher gar zu 44 Prozent, den Umweltschutz als wichtigsten Treiber. In Deutschland ist dieser Aspekt für 32 Prozent der Befragten von Bedeutung.

Langsame Fortschritte

Über die Hälfte der deutschen Studienteilnehmer hat in den vergangenen Jahren einen abnehmenden Papiereinsatz im Büro registriert. Ein knappes Drittel (30 Prozent) stellte keine Veränderung fest und nur 15 Prozent nahmen eine Zunahme des Papierverbrauchs wahr. In Österreich (67 Prozent) und der Schweiz (60 Prozent) hingegen fiel der Rückgang des Papiereinsatzes deutlich stärker aus. Eine Ursache dieser unterschiedlichen Entwicklungen liegt offenkundig im Umgang der Unternehmen mit dem Thema: Während in Österreich 65 Prozent und in der Schweiz immerhin 61 Prozent der Unternehmen Schritte unternommen haben, um dem papierlosen Büro näher zu kommen, wurden in Deutschland nur 56 Prozent aktiv. Aber auch das persönliche Handeln der Befragten unterscheidet sich teilweise deutlich: So drucken in Deutschland mehr als ein Fünftel der Befragten (21 Prozent) geschäftliche Unterlagen, die sie per Mail erhalten, fast immer aus. In der Schweiz tun das nur 15 Prozent. „Fast nie“ hingegen drucken in der Schweiz 30 Prozent, in Deutschland nur 22 Prozent ihre E-Mails aus.

Angst vor Datenverlust und Bürokratie bremsen die Digitalisierung

Die größten Hindernisse, die deutsche Unternehmen davon abhalten, den Papierverbrauch durch Software-Einsatz zu reduzieren, sind der Studie zufolge die Angst vor dem Verlust von Daten (62 Prozent) und hohe bürokratische Hürden im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit (46 Prozent).

Rainer Downar ist Executive Vice President Central Europe bei der Sage Group plc.
Rainer Downar ist Executive Vice President Central Europe bei der Sage Group plc.
(Bild: Sage Software)

Dazu erklärt Rainer Downar: „Wenn fast die Hälfte der Unternehmen durch bürokratische Hürden gehindert wird, die Digitalisierung im Büro voranzutreiben, ist das eine erhebliche Einschränkung ihrer Wettbewerbsfähigkeit und eine Gefahr für den Standort Deutschland. Aus der Studie Bürokratie im deutschen Mittelstand wissen wir, dass die Belastung der Unternehmen durch die Bürokratie infolge zahlreicher Gesetzesänderungen und neuer Vorschriften wie der ‚Grundsätze zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)‘ permanent steigt. Wir von Sage fordern deshalb die politischen Entscheidungsträger auf, den Kampf der Wirtschaft gegen die Bürokratie weiter wirkungsvoll zu unterstützen und die Digitalisierung stärker voranzutreiben. Gleichzeitig ermuntern wir die Entscheider in den Unternehmen, die Aufgeschlossenheit ihrer Mitarbeiter konsequenter zu nutzen und sie auf dem Weg zum nahezu papierlosen Büro mit geeigneten Lösungen auszustatten – zum Beispiel für die elektronische Archivierung oder digitale durchgehende Prozesse.“

Bislang, auch das zeigt die aktuelle Sage-Studie zum papierlosen Büro, erlebt ein gutes Viertel der deutschen Befragten (26 Prozent) im eigenen Unternehmen immer noch mangelnde Änderungsbereitschaft als ein Haupthindernis bei der Reduzierung des Papierverbrauchs.

Zur Studienerhebung

Die Studie zum papierlosen Büro wurde unter 808 Büroangestellten in Deutschland (400), Österreich (207) und der Schweiz (201) durch das Marktforschungsunternehmen TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH durchgeführt.

Dieser Beitrag erschien zuerst auf unserem Partnerportal Marconomy.

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Über Sage:

Sage ist Marktführer für integrierte Buchhaltungs-, Lohnabrechnungs- und Bezahlsysteme und unterstützt die Ambitionen von Unternehmern weltweit. Vor 30 Jahren begann Sage in Großbritannien selbst als ein kleines Unternehmen. Heute unterstützen 13.000 Mitarbeiter in 23 Ländern Millionen Unternehmen dabei, die Weltwirtschaft anzutreiben. Sage erfindet die Unternehmensführung neu und vereinfacht sie mit smarter Technologie. Dafür arbeitet Sage eng zusammen mit einer wachsenden Gemeinschaft von Gründern, Unternehmern, Steuerberatern, Partnern und Entwicklern. Als FTSE 100 Company ist sich Sage seiner gesellschaftlichen Verantwortung bewusst. Das Unternehmen hilft an seinen Standorten ortsansässigen Verbänden und Hilfebedürftigen durch die hauseigene Stiftung, die Sage Foundation.

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Über den Autor

Ira Zahorsky

Ira Zahorsky

Redakteurin und Online-CvD, IT-BUSINESS