Reisemanagement 8 Tipps: Bei Geschäftsreisen Geld sparen

50,9 Milliarden Euro werden jährlich in Geschäftsreisen investiert. Für viele Unternehmen ein immenser Kostenfaktor. Dabei lassen sich die Kosten viel einfacher minimieren, als vielen bewusst ist. Acht Tipps, wie man auf Geschäftsreisen Geld sparen kann.

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Laut dem Deutschen Reiseverband (DRV) machen Geschäftsreisen häufig den viertgrößten Kostenblock im Unternehmen aus. Da über 90 Prozent der Unternehmen trotz moderner Kommunikationsmittel davon überzeugt sind, dass persönliche Treffen unumgänglich sind, sollte man nicht versuchen, diesen Posten zu streichen, sondern folgende acht Tipps befolgen, um diesen Kostenpunkt möglichst effizient zu minimieren.

1. In der Wochenmitte reisen

Können die Termine flexibel gestaltet werden, sollten Reisetage vor und nach dem Wochenende und Feiertagen vermieden werden, da in diesen Zeiträumen auch viele Privatpersonen reisen, was die Preise automatisch nach oben treibt. Es empfiehlt sich die Termine in der Wochenmitte zu planen, als günstigster Reisetag gilt der Dienstag.

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2. Bei Online-Buchungen Cookies löschen

Bei der Online Buchung sollte immer der „Inkognito Modus“ des Webbrowsers genutzt werden, um Preissteigerungen zu vermeiden. Anbieter beobachten über das Setzen von „Cookies“ nämlich das Buchungsverhalten und den Aufenthaltsort ihrer Kunden und können dementsprechend Preise erhöhen. Digitale Buchungslösungen vermeiden Preissteigerung durch eine programmatische Abfrage der verschiedenen Ländertarife. Sie greifen auf sogenannte „Point of Sales“ zu, das heißt auf Zugangspunkte im System für den jeweiligen Kontinent oder das jeweilige Land und vergleichen diese automatisch, um schließlich die beste Rate anbieten zu können. Dadurch wird vermieden, dass ein und derselbe Flug zum Beispiel in den USA zu einem anderen Preis angeboten wird als in Deutschland.

3. Reiserichtlinien/Travel Policy einführen

Klar formulierte unternehmensinterne Richtlinien beeinflussen den Reisemittel-Einkauf, und somit direkte Ausgaben, um bis zu 50 Prozent. In den Richtlinien sollte verankert werden, welche Verkehrsmittel, Buchungsklasse, Hotelkategorien und Buchungswege erlaubt sind. Auf konkrete Preisregelungen für einzelne Städte sollte jedoch verzichtet werden, da es zu Unübersichtlichkeit führt und keinen Mehrwert bringt.

4. Die Gesamtkosten im Blick behalten

Anstatt ausschließlich die Ticketkosten der Geschäftsreise zu betrachten, sollten die „Total Cost of Trip“ optimiert werden. Dahinter steckt die Idee, nicht nur nach dem günstigsten Ticket zu suchen, sondern alle finanziellen Aspekte wie zum Beispiel Gehalts-, Taxi- und Nahverkehrskosten eines Trips zu beachten. Das kann dann zum Beispiel dazu führen, dass vermeintlich teurere, aber dem Zielort deutlich nähere Flughäfen, wie der London City Airport, gebucht werden. Eine Taxifahrt vom Gatwick Airport ins Londoner Zentrum kostet nämlich ca. 65 Pfund, vom London City Airport hingegen nur 29 Pfund.

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5. Transparenz über Ausgaben schaffen

Es ist unumgänglich, ein regelmäßiges Reporting für die Reisekosten durchzuführen. Um den Überblick nicht zu verlieren sollten dabei wenige, aber aussagekräftige Größen, beurteilt werden. So zum Beispiel die Gesamtkosten, die Anzahl der Reisen und Kosten und der Umsatz pro Abteilung. Mit Hilfe des Reportings können Schwankungen verstanden werden, der Return on Investment lässt sich besser einschätzen und mittelfristig können so zukünftige Reisekosten optimiert werden.

6. Auf Firmenverträge zurückgreifen

Fast alle Fluggesellschaften bieten Firmenkunden ab einem bestimmten Reisevolumen Rahmenverträge an. Ab einem festgelegten Jahresumsatz bieten diese spezielle Konditionen wie beispielsweise günstigere Flugpreise oder flexibles Umbuchen. Häufig ergeben sich im Rahmen dieser Verträge zusätzliche Benefits für den Reisenden. Das können unter anderem der Lounge-Aufenthalt am Flughafen oder das Meilensammel-Programme sein.

7. Firmen – Benefit Programme nutzen

Neben den Rahmenverträgen mit Fluggesellschaften gibt es weitere kostenlose Benefit-Programme, die alle Firmen nutzen können. Lufthansa bietet zum Beispiel das PartnerPlusBenefit-Programm an. Nach einmaliger Anmeldung sammeln Reisende bei jedem Flug mit der Lufthansa oder Partner-Airline Benefitpunkte, die dann in Freiflüge, Upgrades oder Rückvergütungen für die Firma eingetauscht werden können. Das PartnerPlusBenefit Programm ist also nicht identisch mit, sondern kann zusätzlich zum Miles and More Programm genutzt werden.

8. Geschäftsreisebuchung an Experten outsourcen

Geschäftsreisen intern zu buchen, managen und abzurechnen ist nicht nur kostspielig, sondern auch zeitaufwendig. Die Kosten einer einzelnen Hotelabrechnung belaufen sich auf bis zu 53 Euro und dauern im Durchschnitt 20 Minuten. Einen Großteil der Kosten und Zeit können durch Übergabe der Reisebuchung, Abrechnung und Reporting an einen professionellen Anbieter reduziert werden. Besonders geeignet sind dafür moderne Anbieter, die mit Hilfe von automatisierten Prozessen Einsparpotenziale von bis zu 30 Prozent garantieren. Im Gegensatz zu klassischen Reisebüros, die noch größtenteils manuell arbeiten, greifen moderne Anbieter auf Software zurück. Hinzu kommt, dass es immer wichtiger wird direkte technische Anbindungen an die Fluggesellschaften zu schaffen, um die besten Preise anbieten zu können. Diese API-Anbindungen sind technisch sehr aufwendig und daher bei klassischen Anbietern oft nicht gängig.

Dieser Beitrag ist ursprünglich auf unserem Partnerportal marconomy erschienen.

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