Die angemessene Reaktion eines Unternehmens auf Kundenanfragen per E-Mail bestimmt zunehmend dessen wahrgenommene Service-Qualität. Schafft es ein Unternehmen, sich einheitlich und professionell im E-Mail-Kundenverkehr zu präsentieren, macht dies einen guten Eindruck auf die (potenzielle) Kundschaft. Diesem Erfolgsfaktor sind sich viele Unternehmen jedoch offensichtlich nicht bewusst, denn nur 22 Prozent der Unternehmen geben klare Arbeitsanweisungen für die E-Mail-Kommunikation vor.

Um die Voraussetzungen und die Stellhebel für ein professionelles E-Mail-Management zu verdeutlichen, haben die Projektpartner ECC Handel, IHK Zetis und IT-Akademie Mainz im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Projekts „KMU-orientiertes E-Mail-Management“ einen Online-Ratgeber entwickelt. Dieser gibt den – bisher bereits 4.500 – Teilnehmern nach Beantwortung von 12 kurzen Fragen einen Überblick über die Erfüllung organisatorischer, technischer und rechtlicher Anforderungen an das E-Mail-Management und leitet individuelle Handlungsanleitungen ab.

Bei den bisherigen Teilnehmern des Online-Ratgebers zeigt sich, dass insbesondere organisatorische Arbeitsanweisungen von den meisten Unternehmen vernachlässigt werden. So geben lediglich 22 Prozent der Unternehmen klare Regeln für den Antwortzeitraum sowie die inhaltliche und formale Gestaltung von Antwort-E-Mails vor. Weitere 18 Prozent setzen dies nur für einzelne Teilbereiche der E-Mail-Kommunikation ein. Der größte Anteil von 60 Prozent gibt jedoch keine Regeln vor oder ist sich existierender Vorgaben nicht bewusst.

Testen auch Sie, wie gut Sie in Bezug auf organisatorische, technische und juristische Anforderungen mit Ihrer E-Mail-Kommunikation umgehen. Der Ratgeber ermöglicht Ihnen, online und in wenigen Schritten eine kostenlose Einstiegsberatung zum professionellen Umgang mit E-Mails zu erhalten.

Über die kompakt formulierten Richtlinien des Online-Ratgebers hinaus wird den Teilnehmern auch ein ausführlicher und kostenloser Leitfaden mit detaillierten Informationen zum Thema E-Mail-Management zur Verfügung gestellt. Mit Hilfe dieses Leitfadens können Unternehmen ihr bisheriges E-Mail-Management analysieren und etwaigen Änderungsbedarf erkennen.

Den Ratgeber finden Sie unter: www.emr.zetis.de